Ne samo, da ustvarjanje brezpapirnega delovnega mesta pomaga podjetjem prihraniti denar in porabiti manj, ampak jih tudi postavlja na pot do okolju prijaznejšega. Če razmišljate o zamenjavi omaric za dokumente, ki so polni dokumentov za brezpapirni sistem, vendar niste prepričani, kje začeti, si oglejte naslednjih 10 korakov do brezpapirnega poslovanja.
Going Paperless na delu
Digitalno delite datoteke
Namesto, da bi se tiskalnik zanašal na tiskanje hordov dokumentov, jih delite s kolegi prek digitalnih metod, kot je Google Dokumenti. Poleg tega, ker ta brezplačna storitev prek Gmaila stalno shrani, delovne datoteke ne bodo nikoli izgubljene, za razliko od fotokopirnega stroja!
$config[code] not foundNick Candito, soustanovitelj in izvršni direktor Progressly, je povedal Small Business Trends o nekaterih ključnih načinih, ki bodo brez papirja pomagali podjetjem. Kadar govorimo o „spoštovanju“ in o tem, kako digitalizacija izboljšuje delovne prakse, je Candito dejal:
»Ni dvoma, da digitalizacija izboljša sodelovanje. Ko lahko vsakdo dostopa do bistvenih dokumentov in dosledno zbira prave informacije za pravo osebo, ko je to potrebno, namastite kolesa komunikacijskega motorja znotraj podjetja. «
Shranjevanje datotek v oblaku
Podjetja vseh velikosti se zanašajo na papirje, ki se hitro dvignejo, da postanejo zahtevne zahteve za shranjevanje. Namesto polnjenja pomembnih dokumentov v omarice za shranjevanje, jih shranite na sistemih v oblaku, kot je Dropbox. Ti brezpapirni digitalni sistemi vam bodo prihranili neverjetne količine prostora v pisarni, ne da bi omenili, da bodo pomagali ohraniti pomembne dokumente.
Scan in Fax No More
Za skeniranje in faksiranje dokumentov je potrebna uporaba papirja. Pomagajte, da bo vaše podjetje brez papirja, s programom za optično branje v telefonu za skeniranje dokumentov. Shranjene dokumente lahko nato pretvorite v datoteke PDF in jih delite s sodelavci prek e-pošte.
Spodbujanje digitalnih komunikacij
Spodbudite vašo delovno silo, da sprejme kulturo digitalne komunikacije, pri čemer se nekdanje papirne metode komunikacije, kot so poštni računi in plačilne liste, nadomestijo z digitalnimi metodami, kot so e-poštna sporočila in hitra sporočila.
Zanašanje na digitalno komunikacijo namesto na papirna sporočila vam bo pomagalo prihraniti vaš poslovni čas. Candito ugotavlja, da uporaba digitalnih namesto papirnatih delovnih procesov omogoča vodstvu, da “spremlja vaše poslovanje in ključno sodelovanje v realnem času in z namenom, da analizira ozka grla, da jih izboljša in s tem izboljša rezultate.”
Zamenjajte papirnate račune in izjave za digitalne
Ne glede na to, ali gre za račune za energijo, bančne izpiske ali račune izvajalcev, vsa podjetja ustvarjajo račune in izjave. Če se vaši računi še vedno ustvarjajo v papirni obliki, preprosto prosimo, da jih pošljete digitalno. Splošno gledano, banke in druge organizacije raje pošiljajo digitalne izjave in pošto, saj prihranijo pri tiskanju in poštnih stroških.
Ustvarite digitalne poslovne kartice
Vizitke, čeprav so bistvene, zahtevajo precejšnje količine papirja, ki se prenaša z drevesa. Namesto, da bi denarnico polnili s svežnjem vizitk, digitalizirajte svojo vizitko. Na voljo je veliko programske opreme in aplikacij, kot sta Pearl Scan in CamCard, ki skenirata vizitke in jih pretvarja v digitalni dokument.
Uporabite elektronske podpise
Tudi naši podpisi so lahko podpisani elektronsko. Namesto, da bi morali dokument odtisniti, ga fizično podpisati s peresom in ga poslati prejemniku, je mogoče podpise podpisati elektronsko, kar pomeni, da ni potrebe po zamudnih in dragih dokumentih. Abode Reader lahko uporabite za podpisovanje dokumentov, ne da bi vam bilo treba tiskati.
Takšne digitalne metode lahko pomagajo izboljšati varnost podjetja. Candito pravi: "Z digitaliziranimi procesi določite upravljanje in nadzor dostopa, da zagotovite dostop do določenih dokumentov in sistemov le pravim ljudem."
Presejanje in razvrščanje obstoječega papirja
Če želite uspešno ustvariti brezpapirno pisarno, boste morali "izprazniti" nekatere obstoječe dokumente, ki so morda sedeli v pisarni zadnjih 20 ali celo 30 let. Posvetite se zjutraj ali dlje, da presežete stare papirje in ugotovite, kaj lahko prenesete skozi odmet. Odpravljanje odvečnih dokumentov v pisarni bo ustvarilo več prostora, pa tudi izjemno zadovoljstvo!
Naredite srečanja brez papirja
Namesto, da na sestankih dajete papirnate izročke, uporabite projektorje in tehnologijo, ki posreduje informacije, ki jih želite deliti, iz enega vizualnega vira.
Vlak osebja je bolj digitalno zdrava pamet
Poslovanje brez papirja zahteva nekaj digitalnega znanja. Od nalog, kot je pošiljanje dokumentov po e-pošti do uporabe sistemov v oblaku za shranjevanje datotek, če vaši zaposleni nimajo digitalne sposobnosti, vlagajo čas in denar v njihovo usposabljanje, se bo verjetno izkazalo za koristno in neprecenljivo dolgoročno naložbo.
Candito pravi, da je brezplačen papir pomaga optimizirati učinkovitost in doseči zaključek podjetja:
»Konec koncev je to, za kar posnamete brez papirja, boljša uporabniška izkušnja in s tem boljša donosnost.
Fotografiranje papirja preko Shutterstocka
2 Komentarji ▼
