Če bi obstajala samo ena beseda, ki bi opisala, kako so se mala in srednja podjetja v zadnjem desetletju spremenila, bi verjetno beseda bila »tehnologija«.
V razmeroma kratkem času je tehnologija manjšim podjetjem omogočila:
- Pojdite iz večinoma lokalnih podjetij, da bi izkoristili globalne trge.
- Delajte z oddaljenimi in porazdeljenimi delavci in tako zmanjšajte režijske stroške.
- Doseči večjo zmogljivost z avtomatizacijo.
- Stranke lahko bolje izkoristite s tehnologijo.
- Izravnava konkurenčnih pogojev, ko gre za tekmovanje z večjimi subjekti.
- Sprostite lastnike in osebje iz naših miz, bolje vključite delo in življenje.
Kako se vaše podjetje zlije proti današnjim malim podjetjem 21. stoletja? Oglejte si v današnjem malem podjetju in njegove najboljše prakse, da vidite, kako primerjate. Današnja mala podjetja upoštevajo teh pet najboljših praks:
Najboljša praksa 1: skupna raba datotek v oblaku
Najpomembnejših datotek, ne glede na to, ali so dokumenti, fotografije ali videoposnetki, ni treba shranjevati na trdem disku ali strežniku. Ali (groza) v papirnih omarah.
Vzemimo le en scenarij. Predstavljajte si predstavitev strank. V preteklosti bi morali prenesti predstavitev in jo vzeti s seboj. Če ste pozabili ali ste potrebovali spremembe v zadnjem trenutku, vam je morda moral pomočnik po e-pošti poslati po cesti. V preteklosti sem izgubljal več časa samo, ko sem poskušal usklajevati predstavitve med potovanjem, kot si želim zapomniti.
Danes je veliko lažje. Gre samo za to, da vadite datoteke iz oblaka, ne glede na to, ali ste na konferenci ali na sedežu stranke v oddaljenem mestu.
Skupna raba datotek v oblaku pa je več kot le priročno med potovanjem. Današnja mala podjetja upravljajo virtualne pisarne z uporabo orodij v oblaku, ki omogočajo sodelovanje s partnerji in zaposlenimi po vsej državi in po svetu.
In nikoli vam ni treba skrbeti za napako strojne opreme, ki povzroči katastrofo, če ste shranili vse datoteke in podatke v oblaku. Tam je bilo, naredil, da - in porabe ur poskuša obnoviti izgubljene datoteke ni nikoli precej.
Danes je na voljo veliko orodij. Na primer, Microsoft OneDrive vam omogoča sinhronizacijo in shranjevanje datotek, tako da jih lahko dostopate iz katerega koli brskalnika ali mobilne naprave. Še bolje, lahko nastavite računalnike, da po privzetku shranite vse na OneDrive, tako da vam in vašemu osebju nikoli ni treba ročno prenašati ničesar v oblak.
To pomeni, da lahko delite in sodelujete od koder koli. Office 365 vam omogoča izgradnjo navideznih omrežij do 300 uporabnikov, ki lahko delijo datoteke prek spletnih različic Outlooka, Worda, Excela in PowerPointa.
Če vaše podjetje potrebuje hitro rast, lahko z uporabo SharePoint na Microsoft Azure cenovno ugodite.
Najboljša praksa 2: Povečajte moč timskega dela s sodelovanjem
Tehnologija je tudi omogočila delavcem, da sodelujejo od koderkoli. Pojavil se je resnično virtualni urad, katerega zaposleni ne potrebujejo več v istem mestu ali celo na isti celini.
Obstaja veliko tehničnih orodij, ki vam, vašim partnerjem in zaposlenim omogočajo soavtorstvo v Word, PowerPoint in OneNote, na primer.
Skype za podjetja vam omogoča, da pridobite vnose in držite sestanke prek hitrega sporočanja, skupne rabe zaslona, pogovora ali video klepeta. V podjetju Small Business Trends se naša celotna ekipa zanaša na Skype za sodelovanje. Na primer, srečanja naših vodij vodimo preko Skypea, medtem ko pregledujemo poročila o srečanjih v skupnih dokumentih v oblaku. Še več, uporabljamo Skype, da ostanemo v stiku s svobodnimi sodelavci in partnerji, saj je skoraj povsod prisoten skoraj vsak, s katerim se srečamo, s Skype ID-jem.
Imate dokumente z nekaj informacijami, ki jih morate dati v skupno rabo, in nekaj informacij, ki jih ne želite dati v skupno rabo? Microsoft GigJam ponuja prelomni način za izmenjavo pravih informacij s pravimi ljudmi v realnem času.
Najboljša praksa 3: naredite varnost bistvenega pomena za delovanje
V dobi interneta je varnost podatkov enako pomembna kot fizična varnost vaših pisarn.
Obstajajo različna orodja za varovanje poslovnih podatkov v svetu zlonamerne programske opreme, lažnega predstavljanja, shem za preusmeritev gostiteljskih datotek in drugih. Najpomembnejša stvar, ki jo moderno majhno podjetje počne, je tako globoko vključevanje varnosti v vsakodnevno poslovanje, da ga vi in vaši delavci ne obravnavate kot poseben dogodek. Računalniška varnost je ves čas na vseh ravneh.
Zaščita podatkov je vgrajena s programom Enterprise Data Protection in Office 365 Mobile Device Management za vse naprave - tudi za situacije »prinesite svojo napravo«.
Vsebino lahko varno dostopate kjerkoli z večfaktorskim preverjanjem pristnosti, ko niste v omrežju podjetja. Varnostne posodobitve za Office 365 se zagotavljajo mesečno, da zagotovite, da so vaši podatki varni.
Oh, in ne pozabite na brezplačno protivirusno zaščito programa Windows Defender, ki je integrirana v Windows 10, in zaščito za prijavo za prijavo v Windows Hello, ki omogoča prijavo za vsakega delavca.
Najboljša praksa 4: Izkoristite moč AI
Tehnologija se je poslovnemu svetu pridružila bolj kot orodje. Danes tehnologija v obliki umetne inteligence deluje skoraj kot človeški delavec.
Virtualno pomoč lahko aktivirate z namizja ali mobilne naprave in zagotovite pomembne informacije v delu časa, ki ga lahko potrebujete, da sami opravite raziskavo ali jo dodelite članu osebja.
Na primer, Cortana lahko upravlja vaš koledar in vam da opomnike za sestanke, pakete poti, ekipe, interese in lete. Cortana lahko pošilja e-pošto in besedila, ustvarja in upravlja sezname ter odpre vsako aplikacijo v vašem sistemu.
Še ena ponovitev te pametne tehnologije - pošto - lahko odgovori na preprosta vprašanja strank in zagotavljajo informacije, ki so bistvene za zagotavljanje boljše storitve za stranke.
Skozi Microsoftov Bot Framework lahko ustvarite svoje botove za interakcijo s sistemskimi uporabniki in strankami prek sporočil SMS, Skype, vaše spletne strani ali pošte Office 365.
Najboljša praksa 5: Delo na poti ali na daljavo
Delo na daljavo prinaša veliko koristi.
Manj časa zapravljamo na delo in manj stresa. Še več, zaposleni, ki delajo od doma, so pogosto srečnejši, bolje povezani s svojim delom in bolj produktivni, ko imajo možnost izbire.
Tehnologija omogoča enostavno povezavo.
Na primer, moje celotno podjetje deluje praktično. Vsi v trendih za mala podjetja delajo iz svoje domače pisarne. Brez skupnih datotek, orodij za sodelovanje in različnih mobilnih naprav ne bi mogli upravljati.
Tudi poslovne koristi so težke. Z izkoriščanjem tehnologije za praktično delovanje mojega podjetja je bilo mogoče maksimirati dobičkonosnost in samofinancirati našo rast, saj so režijski stroški nizki.
Še več, naši delavci se ukvarjajo z našimi življenji - ne obratno. Nismo vezani na naše mize. Če potrebujemo dostop do datoteke, jo lahko pokličemo na naših mobilnih napravah, kjer koli smo. Lahko potujemo ali preprosto opravljamo naloge, da ohranjamo telo in dušo skupaj.
Upam, da sem vam dala okus za moderno SMB, vključno s petimi najboljšimi praksami. Pomembno je, da se zavedamo, da je Microsoft lahko vaš partner za preoblikovanje vašega podjetja v moderno SMB in popolno uporabo teh najboljših praks. Zato sem vesel, da sem veleposlanik za mala podjetja Microsoft, ker sem izkoristil moč tehnologije za vodenje mojega poslovanja v današnjem svetu na stroškovno učinkovit in učinkovit način. In Microsoft je bil bistvenega pomena za to.
V času tega pisanja Anita Campbell sodeluje v programu Microsoft Small Business Ambassador.
Moderna poslovna oseba Photo via Shutterstock
Več v: Sponsored 1
