Korporacijske minute služijo kot uradni dokument sestanka družbe. Ustrezno vodeni zapisniki vsebujejo objektivni povzetek postopkov odbora in odbora, hkrati pa dokazujejo skladnost z regulativnimi in fiduciarnimi obveznostmi.
Najprej izpolnite osnovne podatke
Zabeležite bistvena dejstva v prvem odstavku. Upoštevajte, kdaj in kje se je srečanje zgodilo in kako dolgo je trajalo, pa tudi prisotnost ali odsotnost sklepčnosti. Identificirajte vse udeležence, začenši s člani uprave in direktorji. Navedite, ali so odsotni. Zabeležite imena članov osebja ali gostov na ločeni vrstici. Navedite tudi, ali je bil dogodek reden ali poseben sestanek.
$config[code] not foundOpredelite ključne ukrepe
Za vsak predlog določite en odstavek, začenši z odobritvijo zapisnika zadnjega sestanka. Ugotovite, kdo je podal predlog, in izid, vendar ne skrbite, da bi imenovali tiste, ki so vložili predlog. Če je glasovanje poimensko, navedite ime vsake osebe. Bodite prepričani, da posnamete besede besedo za besedo.
Nasvet
Če niste prepričani, kdo je naredil predlog, ne bojte se vprašati. Vendar, če ne razumete določene točke, jo označite na vaši steno blazinici - ali grobe opombe na prenosnem računalniku - da lahko o tem kasneje vprašate predsednika.
Povzemite bistvene točke
Strnite dolge razprave. Način odločanja članov odbora je pomembnejši od metod, ki so jih uporabili za dosego soglasja. Če regulativne ali fiduciarne obveznosti zahtevajo beleženje določenih podatkov, zabeležite samo dejavnike, ki so vplivali na posamezno glasovanje, kot je razprava o prednostih in slabostih predloga.
Nasvet
Uporabite ključne besede, kjer je to mogoče, da vam pomaga beležiti beležke. Vpišite ključne besede na levi strani svojega steno pad, če ga uporabljate. Opombe o vsaki ključni besedi na desni strani.
Zapišite disentante in vzdržane glasove
Opredelite dogodke, kot so nesoglasja ali vzdržani glasovi kadar člani upravnega odbora ali direktorji želijo, da se ta stališča zabeležijo v zapisnik ali da to zahtevajo postopkovna pravila. Na primer, član morda ne bo mogel glasovati o vprašanju zaradi dejanskih ali zaznanih navzkrižij interesov. V tem primeru boste napisali, "je bil član odbora X oproščen razprave ali glasovanja o predlogu Y."
Nasvet
Izogibajte se podrobnim beleženjem izvršilnih sej, če odbor pokliče enega. Opozorite udeležence, datum, čas, kraj in trajanje.
Preglejte svoje delo
Preverite in popravite osnutek zapisnikapo možnosti po sestanku, nato pa jih predloži predsedniku v pregled. Ne spodbujajte večjega urejanja, ker lahko ogrozi natančnost vašega dela. Podpišite in napišite minute po tem, ko jih bo odbor potrdil. Priložite jih vsem originalnim podpisanim poročilom komisij, korespondenci in pisnim poročilom. Vnesite uradno kopijo v zapisnik organizacije.
Nasvet
Ko člani odbora in direktorji prejmejo zapisnik, ni treba vključiti priponk. Namesto tega jih povzemite v zapisniku.
Opozorilo
V svojih minutah se vzdržite uporabe čustvenega ali obsojevalnega jezika. Ohranite svoje stališče kot nevtralni opazovalec.
