V podjetju je za pisanje predloga pogosto treba ponuditi rešitve za resnične težave. Mary Guffey v svoji knjigi "Poslovno komuniciranje: proces in produkt" navaja: "Predlogi so prepričljive ponudbe za reševanje problemov, zagotavljanje storitev ali prodajo opreme." Medtem ko pisanje predlogov pogosto zahteva obsežne raziskave in jih je treba opraviti v skrajnih rokih, da se odpravijo dokumentov do njenih osnovnih delov lahko zelo poenostavi postopek in poveča možnosti za ugoden odziv na predlog.
$config[code] not foundPisanje in snemanje
Spoznajte svoje občinstvo. Opravite raziskave za določitev posameznikov, ki sestavljajo poveljniško verigo, ki berejo predlog. To bo določilo, kako naj bo jezik tehničen, ali bo potreben glosar za opredelitev pojmov, tona in koliko osnovnih informacij o problemu je treba vključiti.
Opravite raziskave za identifikacijo prejšnjih poskusov reševanja problema in pomanjkljivosti teh prizadevanj. Spoznajte stroške materiala in delovne sile ter določite, koliko časa bo trajalo od začetka do konca in dokončali vse faze izvajanja predlagane rešitve.
Uporabite uvod za identifikacijo problema in njegovega pomena. Navedite dokaze, da obstaja problem, kot je preverljiva izguba denarja, časa ali strank. Opišite, zakaj je zdaj potrebno ukrepati za rešitev problema. Na kratko opišite svojo rešitev in na podlagi svojih raziskav zagotovite dokaz, da bo vaša predlagana rešitev delovala.
Navedite ozadje problema v odstavkih telesa, vključno z njegovimi vzroki in prejšnjimi poskusi reševanja problema. Potrdite alternativne rešitve, grafikone ali grafične informacije. Po besedah Roberta Adlerja in Jeanne Elmhorst, urednika z naslovom "Komuniciranje na delovnem mestu: načela za podjetja in poklice", je primerjalna analiza "še posebej uporabna, kadar občinstvo razmišlja o ideji, ki tekmuje s tistim, ki ga zagovarjate."
Razlogi, zaradi katerih je problem treba rešiti, in predlagati rešitev in njene koristi. Vključite opise priporočenega izdelka ali storitve in podrobnosti o tem, kako bo rešila težavo. Vključite časovni razpored, ki določa roke za vsako fazo projekta.
Prijavite stroške, ki so trenutno porabljeni, in navedite, kako bo vaša rešitev prihranila denar. V knjigi "The Bedford Guide for College Writers" X.J. Kennedyja in drugih, avtorjem predlogov priporočamo, da "ocenijo sredstva - denar, ljudi, spretnosti, material - in čas, potreben za izvedbo rešitve".
Zaključite s končnimi priporočili in morebitnimi posledicami, če ne boste ukrepali, ker se nanašajo na cilje organizacije. Uporabite sklep, da "prepričljivo preprodajte svoj predlog s poudarjanjem prednosti vaše rešitve, izdelka ali storitve nad konkurenčnimi idejami," predlaga Gerald Alfred in drugi, uredniki "Priročnika za tehnično pisanje".
