Zdi se, da se poslovni svet vrti na osi srečanj - vendar niso vsa srečanja produktivna. Investirajte čas v načrtovanje produktivne seje, da poskrbite, da bodo vaša srečanja opravila delo. Bodite pozorni na to, kaj morate doseči in kdo naj sodeluje.
Določite cilj in občinstvo
Določite cilj srečanja in ga na kratko pojasnite. Na primer, ustvarite kratek seznam oznak, ki opisujejo specifične cilje. Cilj vašega srečanja bi lahko bil, da posredujete pomembne informacije, sprejemate odločitve, rešujete težave ali dodelite dejanja. Koncizen in natančen cilj pomaga organizatorju srečanja, da določi, kdo naj sodeluje na sestanku. Izdelajte seznam povabljenih s poravnavo vsakega cilja s člani ekipe, katerih prisotnost bo omogočila dejansko doseganje cilja.
$config[code] not foundDoločite dnevni red
Določite dnevni red srečanja glede na vsak cilj cilja. Če je cilj sporočiti začetek projekta, določite točko dnevnega reda, ki določa, kdo bo predstavil te informacije in kako se bodo informacije delile, na primer s predstavitvijo v PowerPointu. Če je cilj dodeliti dejanja, nastavite postavko dnevnega reda, ki opisuje, kako bodo opravljene naloge. Vsak cilj mora imeti eno ali več točk dnevnega reda, ki so neposredno usklajene z njim.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingIzberite Datum in čas
Izberite datum in čas sestanka glede na razpoložljivost vodje sestanka in najbolj kritičnih povabljenih. Večji je seznam povabljenih, težje je najti dan in čas, ko so vsi na voljo. Sprejmite čas, ki ustreza čim več urnikom. Preden nastavite čas, razmislite o časovnih pasovih. Če se bodo nekateri povabljeni udeležili po telefonu ali internetu, razmislite o svojem delovnem času kot tudi o svojem. 1 uro. srečanje v vzhodnem standardnem času je sestanek za kosilo v centralnem standardnem času. Isti sestanek je ob 2:00 v Tokiu.
Izberite lokacijo
Poiščite konferenčno sobo, ki bo omogočila doseganje vseh točk dnevnega reda. Izberite sobo, ki je velika ali dovolj majhna, da se udobno prilega številu ljudi, ki naj bi se jih udeležili. Soba s 40 sedeži je slaba izbira za sestanek z 10 osebami. Prav tako ne želite, da se množica stisne tako tesno, da je potrebno priskrbeti dodatne stole.
Poskrbi za materiale in dogodke
Če se pričakujejo predstavitve, poskrbite, da je soba opremljena s projektorjem. V nasprotnem primeru poskrbite, da boste s seboj prinesli projektor - poskrbite tudi, da boste imeli nekaj, na kar bi lahko projektirali, na primer zaslon ali bela stena. Ne pozabite razmisliti o razpoložljivosti drugih nezgod, kot so bele table z označevalci za suho brisanje, tabelami in telefoni zvočnikov za udeležence izven kraja nastanka. Za večurne sestanke organizirajte hrano in pijačo, da se udeleženci osredotočijo na temo in ne na želodce.
Obvestite povabljene
Vnaprej obvestite povabljene o ciljih srečanja, datumu, času in lokaciji, da se bodo lahko ustrezno pripravili. V večini primerov je zaželeno vsaj tedensko obvestilo. S programsko opremo koledarja na delovnem mestu pošljite sestanek za sestanek vsem povabljenim. Mnogi programi bodo povabljene opozorili nekaj minut ali nekaj dni pred sestankom ali prilagodili opozorila vašim potrebam.