Pred vami je projekt pisanja … in prazen list papirja. V hladnem znoju začnete misliti, da bi bilo lažje najeti tekstopisec (navsezadnje niste bili v poslu, da bi bili pisatelj). Pomisli še enkrat. S petimi preprostimi koraki in prakso ste lahko lastni tekstopisec in znova vložite denar, ki bi ga porabili za zunanjo pomoč za vaše podjetje.
Zakaj je pisanje poslovno pomembno
Razlog za pisanje ali kakršnokoli poslovno komuniciranje je pomemben iz istega razloga, s katerim se ukvarjamo: ustvarjanje pozitivnih poslovnih rezultatov. Učinkovito poslovno pisanje lahko na več načinov spodbuja pozitivne poslovne rezultate, med drugim:
- Ustvarjanje vrednosti za zainteresirane strani
- Pomoč pri usklajevanju deležnikov s strategijami in cilji podjetja
- Dovoliti pisatelju, da se vključi v stalno učenje
Spodnji predlogi za pisanje bodo izboljšali način pisanja ob vsakem času - od neformalnega e-sporočila do celotnega poslovnega predloga. (Edina stvar, ki se bo razlikovala, je čas, porabljen za vsako pisalno nalogo.)
1. korak: Spoznajte svoje občinstvo.
Ali komunicirate gor, dol ali stransko? Je vaše občinstvo notranje ali zunanje za vašo organizacijo? To so najbolj osnovna vprašanja, povezana z vašim občinstvom. Če se v tej preiskavi ustavite, verjetno ne boste imeli dovolj informacij, da bi lahko nadaljevali postopek pisanja.
Spoznajte bralca na kakršenkoli način. Če je to določena oseba, ali imajo pomočnika, ki vam lahko da nekaj vpogleda? Morda vam lahko neposredna poročila osebe dajo nekaj napotkov? Ali obstaja profil osebe, ki vam bo pomagal določiti njihove interese in stil komunikacije? Če prodajate ali komunicirate v verigi poveljevanja, so lahko odgovori na ta vprašanja ključni dejavnik, ali vaše občinstvo bere in deluje na vaše pisanje.
Vzemite si trenutek in preberite želeni način komuniciranja bralca. Pomislite, kako komunicirajo z vami in drugimi. Ali želijo, da "prideš do točke", ali pa se začnejo spraševati, kako počne tvoja družina? Prevladujoča modrost v ameriški pisni komunikaciji je, da pridemo naravnost do točke; vendar pa t mnogi poslovni strokovnjaki raje najprej vzpostavijo odnos in ne bodo brali vašega e-poštnega sporočila, če se počutijo razvrednoteni zaradi komunikacije, ki prečka pravico do poslovanja. Poznavanje vaše publike pomeni vedeti, kam naj postaviti glavno točko: na začetku ali na koncu.
Najpomembnejša stvar, ki si jo morate zapomniti, ko razmišljate o svojem občinstvu, je vedeti, kaj jim je mar. Nič ni narobe z vprašanjem »Kaj je v njem zame?« Če tega ne zahtevate v imenu vašega bralca, bo vaše sporočilo morda prezrto.
2. korak: Odločite se za komunikacijski kanal.
Ko poznate svoje občinstvo, se lahko odločite, kateri kanal boste uporabili. Kanale ali načine komunikacije lahko razdelimo na notranje ali zunanje, formalne ali neformalne. Tudi to je prvi korak. Razmislite, ali bo bralec posredoval vaše podatke. Če je odgovor pritrdilen, komu ga bo posredoval? Ta vprašanja vam bodo pomagala pri odločanju, ali potrebujete brošuro, pismo, beležko, e-pošto ali drugo obliko pisnega poslovnega pisanja.
Primer: Pišemo svojemu nadzorniku, da ga prepričamo, da je treba vzpostaviti novo politiko, ki zahteva plačilo prostega časa. Ker je to bolj formalna, notranja zahteva, bomo uporabili obliko zapisa. Sporočilo bo napisano tako, da ga bo nadzornik lahko razpravljal pri direktorju kadrovske službe.
3. korak: Verbalizirajte želeno dejanje.
Med delavnicami v poslovnem pisanju udeleženci pogosto razumejo občinstvo in komunikacijski kanal, vendar na točki, ko morajo opredeliti svoj splošni cilj, mislijo: »Želim, da ga preberejo.« Ta cilj ne dosega namena poslovanja. pisanje - spremeniti vedenje. Verbaliziranje tega, kar hočete od bralca, spodbuja posebne ukrepe. Želite, da bralec sledi novi politiki? Želite, da pokličejo ponudbo za prikazovanje ali poskusno ponudbo? Ali predlagate spremembo ali zahtevate takojšnje ukrepanje?
Če ste nejasni glede idealnih rezultatov, bo vaš bralec tudi nejasen - in manj verjetno, da bo ukrepal. Na drugi strani, če imate jasno predstavo o tem, kaj je cilj vaše komunikacije, boste bolj verjetno prepričali bralca, da deluje. Čas je v poslovnem pisanju bistvenega pomena. Imate le trenutek, da občinstvo spozna, da je to, kar imate za povedati, dragoceno in potrebuje ukrepanje.
4. Razmislite kot novinar.
Kot poročevalec, odgovorite na vprašanje »Pet W« - kdo, kaj, kje, kdaj, zakaj (in kako). Ne pozabite, da je pisanje podjetij jasnejše, ko gre za točko. Ne dajte zgodovine in »zanimivih« podrobnosti ozadja, razen če se neposredno nanaša na to, kar želite brati.
Če imate bralca, ki ima veliko podrobnosti, razmislite o odgovoru na naslednja vprašanja:
- Zakaj bralec skrbi?
- Kako koristi bralec?
- Kaj naj počne bralec?
- Kdaj naj bralec to počne?
- Kaj se zgodi, če bralec ukrepa?
- Kaj se zgodi, če bralec ne ukrepati?
- Kdo bo imel koristi? Zakaj?
- Kje bralec poišče več informacij?
5. korak: Zaprite prodajo.
Vprašajte za prodajo na koncu vaše poslovne komunikacije. Od bralca zahtevajte ukrep, ki ga pričakujete in ko ga pričakujete. To je tehnika »zapiranja«, ki je najučinkovitejša pri ameriških ciljnih skupinah. Če pišete za mednarodno občinstvo, gre za različne korake; Vendar pa bo zagotovitev privlačnega cilja okrepila vašo komunikacijo.
Oglejmo si primer, ki uporablja vseh pet korakov procesa pisanja.
Za: Evan Datta Od: Soma Jurgensen, x555 Datum: 29. december 2010
Re: Povečanje učinkovitosti zahtevkov za plačani čas (PTO) Na nedavnem srečanju osebja me je spodbudila vaša želja po izboljšanju učinkovitosti naših procesov, da bi določili prednost našega časa in odkrili več ravnotežja med delom in življenjem kot organizacijo. Vaši zamisli, ki so mi te dni prinesli, so me navdihnile, da ponudim svojo idejo. Prosimo, razmislite o tem memorandumu kot zahtevi za spremembo v procesu, ki naše podjetje stane nešteto ur neučinkovitosti in predelave. Oboroženi s to zahtevo po spremembah, lahko dodate še eno taktiko, ki bo zagovarjala vašo strategijo osredotočanja na ljudi z racionalizacijo procesov. Trenutna politika je, da zaposleni pošljejo elektronsko pošto svojemu nadzorniku za PTO. Nadzornik nato preuči število dni, ko je delavec delno izpolnil obrazec, ki ga mora zaposleni izpolniti in podpisati, preden odobri zahtevo. Ker je naše podjetje med lanskim prestrukturiranjem povečalo število zaposlenih, ki poročajo vsakemu direktorju, se je povpraševanje upravljavcev po povpraševanju po PTO povečalo eksponentno. S samo enim pomočnikom je direktor za kadrovske zadeve preplavljen z zahtevami za posamezne zaposlitvene PTO. Rezultat je precej časa, porabljenega za raziskovanje in zadovoljevanje zahtev, kar je povzročilo tudi številne napake. Z uporabo Intraneta podjetja za distribucijo obrazcev in prilagajanje sistema HRIS z prijavami zaposlenih, je veliko raziskav in obrazcev lahko opravil sam zaposleni. Novi sistem bi deloval na naslednji način: Sprejetje te postopkovne spremembe bo osvobodilo čas za zaposlene, menedžerje in kadrovsko službo. Prihranek časa bi lahko porabili v osebnem stiku z zaposlenimi, ki imajo več kot rutinska vprašanja in izboljšujejo storitve za stranke, ki jih zagotavlja HR. Nadaljevanje sedanje politike bo povzročilo izgubo časa in sredstev. Za več informacij o frustracijah v zvezi s sedanjo politiko smo pomočnik za človeške vire in jaz na voljo za srečanje po prvem letu. Na sestanku z direktorjem za kadrovske zadeve smo na voljo, da podamo podrobne podatke, ki podpirajo to spremembo. Ta novi proces se lahko izvaja v šestih mesecih, kar podjetju omogoča, da izkoristi to koledarsko leto (2011) in hitro poudari vašo strategijo osredotočanja na ljudi z racionalizacijo politike. Poklical bom z vami v roku enega tedna od prvega leta, da bi se o tej priložnosti še pogovoril. Če imate vmesna vprašanja, me prosim kontaktirajte na moji priponki v glavi beležke. S spoštovanjem, XXXX
Zaključne opombe Zapomnite si to - celo posvetitev nekaj sekund za organiziranje vaših misli s tem petstopenjskim postopkom lahko izboljša vaše delo, ne glede na vsebino. Po vsakem medsebojno vključujočem koraku lahko, pisatelj podjetja, omogočite močno komunikacijo, ki ima pozitivne rezultate za vaše podjetje.
