Če iščete pisarniško delo, morda niste prepričani, kaj delodajalci mislijo, ko prosijo za splošno pisarniško znanje. Čeprav je vsako delovno mesto edinstveno, se pričakuje, da bo splošna pisarniška pomoč izpolnjena. Več veščin, ki jih lahko ponudite bodočemu delodajalcu, boljše so vaše možnosti za pridobitev želene zaposlitve. Ne glede na to, ali je delovno mesto generalni pomočnik, uradnik uradnika ali generalni uradnik, je nekaj spretnosti, ki jih delodajalci najpogosteje iščejo pri opravljanju splošnih uradnih dolžnosti:
$config[code] not foundTipkanje
Delodajalci običajno pričakujejo, da boste vtipkali vsaj 60 besed na minuto. Če ste navajeni pošiljati sporočila prijateljem s palcem in pametnim telefonom, se lahko zdi, da je uporaba vseh 10 prstov in tipkovnice polne velikosti zastrašujoča. Če ste se naučili vtipkati v šolo, lahko z nekaj vadbe povečate hitrost. Odprite članek v reviji ali knjigo in kopirajte, kar ste prebrali. Pošljite e-pošto družini in prijateljem, da vadite popolne stavke in lektorirate svoje delo. Bližnjice in kratice, ki jih uporabljate pri komuniciranju s prijatelji, niso sprejemljive za poslovno korespondenco.
Tudi če se nikoli ne naučite tipkati, se lahko naučite skozi eno od brezplačnih vaj, ki so na voljo na spletu. Ko boste izvedeli, kje naj položite prste, gre za to, da vadite čim več vaje, da bi izboljšali hitrost in natančnost.
Vnos podatkov
O vnosu podatkov pomislite, da tipkate na številski tipkovnici. Tipkovnica, imenovana tudi numerična tipkovnica, številska tipkovnica ali 10 tipk, je del standardne računalniške tipkovnice. Običajno se nahaja desno od alfanumeričnih tipk in izgleda kot kalkulator. Ko boste obvladali številsko tipkovnico, boste ugotovili, da je veliko hitrejša in učinkovitejša za vnašanje številk kot vrstica tipk nad abecedo.
Za začetek si oglejte nekaj brezplačnih spletnih vaj. Natančnost je izjemno pomembna, saj so številke in številčna zaporedja edinstvena. Ni preverjanja črkovanja ali samopopravkov, zato morate biti vedno prepričani, da ste pravilno vnesli podatke.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingVložitev
Vložitev je več kot samo poznavanje vaših ABC.Večina ljudi lahko zlahka prepozna začetno črko v imenu datoteke in vidi, da je "konj" pred "iglujem". Lahko je malo bolj naporno, ko morate pogledati drugo ali tretjo črko, ko so začetne črke enake. Na primer, "konj" pride po "priročno", ker "o" prihaja po "a." Ker imata konja in hiša enako prvo in drugo črko, moraš pogledati tretjo črko. "Konj" prihaja pred "hišo", ker "r" prihaja pred "u."
Preden je bila tehnologija običajno v pisarniških nastavitvah, je vložitev dokumentov pomenila upravljanje papirnih dokumentov. Zdaj lahko arhiviranje vključuje tudi shranjevanje in pridobivanje digitalnih dokumentov.
Telefon
Ali morate na svoj obraz nasmejati, da se pogovarjate s strankami po telefonu? Odgovor je pritrdilen, ker vaš nasmeh prihaja skozi vaš glas, ko govorite. Čeprav je pomembno vedeti, kako prenesti klice in zadržati klice, je najpomembnejša sestavina telefonskih veščin sposobnost, da ste prijetni in ostanejo mirni, tudi če je klicatelj razočaran, nestrpen ali samo navaden. Kot oseba, ki se odzove na telefon, ste morda prvotni stik stranke s podjetjem. Prvi vtis, ki ga naredite, je tisti, ki bo strankam vračal nazaj.
Microsoft Office
Microsoft Office je niz programov, ki so zasnovani za različne vrste upravljanja podatkov. Tri najpogosteje uporabljene so Word, Excel in Outlook. Word je program za urejanje besedil, ki se uporablja za ustvarjanje dokumentov, kot so pisma, letaki, brošure, beležke in druge oblike pisnih gradiv. Excel je program za preglednice za različne aplikacije, kot je upravljanje inventarja, ustvarjanje delovnih ur zaposlenih in spremljanje stroškov. Outlook se uporablja za e-pošto, vzdrževanje individualnih in skupinskih koledarjev, upravljanje nalog in nekaj drugih organizacijskih funkcij. Kot pri tipkanju in vnosu podatkov je na voljo veliko vadnic, ki vam bodo pomagale pri učenju programske opreme. Če potrebujete večjo globino, številne lokalne šole in razširitveni programi ponujajo necreditne tečaje za Microsoft Office, ki jih lahko opravite v nekaj večernih urah.
Pisarniški stroji
Pisarniški stroji vključujejo računalnike, kopirne stroje, večvrstične telefone, telefakse, drobilnike in poštne števce. Osnovno delovanje vsakega tipa stroja se lahko razlikuje glede na znamko in model stroja. Od vas se ne pričakuje, da boste opravili večja popravila, vendar so splošni pisarniški delavci pogosto odgovorni za redno vzdrževanje, kot je zamenjava papirja in črnila v strojih, ki jih uporabljajo.
Mehke veščine
Mehke veščine je težko kvantificirati, vendar so bistvene v poslovnem svetu. Upoštevajte naslednje veščine in kako bi lahko bile sredstva za delodajalca:
- Prilagodljivost
- Sodelovanje
- Vodenje
- Upravljanje
- Večopravilnost
- Določanje prednosti
- Reševanje problema
- Skupinsko delo
- Upravljanje časa
Po mnenju Roberta Halfa, mednarodnega podjetja za človeške vire, lahko dokazi o mehkih veščinah pripomorejo k ravnovesju v vašo korist, ko so vaše sposobnosti in izkušnje primerljive s tistimi drugih kandidatov. Nekateri upravljavci zaposlovanja pravijo, da so mehke spretnosti še pomembnejše. Tehnične spretnosti se enostavno poučujejo. Veliko težje je učiti medosebne spretnosti in veščine odločanja. Ko pišete svoj življenjepis ali govorite o sebi v intervjuju za zaposlitev, poudarite svoje mehke veščine z uporabo stavkov, kot so:
- »Uspešno žongliralo več projektov in rokov«
- "Vodil ekipo za 3 osebe, ki je poenostavila postopek prijave in upravljala spremljajočo dokumentacijo"
- "Pomembno prednostno obravnavanje več projektov v hitrem okolju"
- "Projekti so vedno končani pravočasno ali pred rokom"
- "Dosledno upoštevanje delovnih obveznosti, ki vodi k spodbujanju in večji odgovornosti"
- "Uveden je nov sistem za zmanjšanje časa vložitve za 20 odstotkov"
Zahteve za izobraževanje
Za uradni položaj splošnega urada ni potrebnih formalnih izobraževalnih zahtev. Veliko ljudi vstopi na področje z diplomo srednje šole. Odvisno od delodajalca se lahko zahteva določen kolegij ali celo diploma. Delodajalci želijo vedeti, da lahko opravite delo. Za večino so vaše administrativne veščine in kvalifikacije pomembnejše od določene stopnje. Vsaka organizacija ima svoje namene in postopke. Poleg osnovnih znanj boste izvedeli, kaj morate vedeti, ko ste na delovnem mestu.
Delovno okolje
Splošni uradniki se nahajajo v različnih okoljih, od malih podjetij do velikih korporacij. Splošna pisarniška pomoč je potrebna v skoraj vsaki panogi, ki jo lahko zamislite, vključno z akademskimi ustanovami, zdravstvenimi ustanovami, vladnimi agencijami, neprofitnimi podjetji in neprofitnimi organizacijami. Večina uradnikov je žensk. Približno eden od štirih dela s krajšim delovnim časom.
Plača in Job Outlook
Srednja plača za splošnega uradnika je 15,14 USD na uro ali 31 500 USD na leto. Srednja plača je številka, pri kateri polovica poklica zasluži več, polovica pa manj. Plače se zelo razlikujejo glede na delodajalca, geografsko lokacijo, dolgoletne izkušnje in izobrazbo ter veščine. Ameriški urad za statistiko dela napoveduje malo ali nič delovnih mest za splošne uradnike do leta 2026. To ne pomeni, da ne morete najti zaposlitve. To samo pomeni, da veliko novih delovnih mest ne bo ustvarjenih. Tehnologija je povečala učinkovitost pisarniških delavcev, zato ne potrebujemo toliko ljudi kot v preteklih generacijah. Kljub temu so za tiste, ki se upokojijo ali zapustijo delo iz drugih razlogov, potrebni novi uradniki.
Getting Office delo z malo ali brez delovnih izkušenj
Splošni uradnik je pogosto vstopni položaj. To je dober začetek, če prvič vstopite v delovno silo ali po daljši odsotnosti. Prav tako je dobro mesto za začetek, če spreminjate polja in nimate takšne izkušnje, ki bi veljala neposredno za druga delovna mesta. Tudi z malo ali brez izkušenj, bodoči delodajalci želijo vedeti, da lahko opravljate službene dolžnosti in odgovornosti, ki jih zahteva delo.
Pridobite pozornost bodočega delodajalca z življenjepisom, ki poudarja spretnosti, ki jih imate. Obstaja veliko dobrih primerov na spletu. Vključite dosežke iz srednje šole, če ste nedavno diplomiral. Če ste opravili pripravništvo ali opravili kakšno smiselno prostovoljno delo, ga vključite. Navedite zaključene tečaje in pridobljene certifikate, če so neposredno povezani z delom, za katerega se prijavljate. Sicer ne nadaljujte z nepotrebnimi informacijami, da bi poskušali izpolniti stran. Razred "Uvod v računalnike" je pomemben za skoraj vse splošne položaje v pisarni. Razred v "Osnovni pesniški poslušnosti" ne izboljša vašega življenja, razen če se prijavljate za službo v veterinarski pisarni ali ustanovi za oskrbo živali. Vendar, če ste certificirani za prvo pomoč ali kardiopulmonalno oživljanje (CPR), jih lahko navedete. Te sposobnosti so prednost za delodajalca, ne glede na poslovanje ali industrijo.
Skrbno si oglejte delodajalčevo delovno mesto in poskušajte vsako zahtevo uskladiti s predstavitvijo vašega znanja ali spretnosti. Uporabite besedne zveze, kot je »Natančno vnesite s hitrostjo 60 wpm« ali »Pridobljeno potrdilo iz Microsoft Worda iz ABC Community College«.
Nailing the Job Interview
Cilj življenjepisa ni, da bi dobili službo. Da bi dobil razgovor za službo. Življenjepis pritegne pozornost potencialnega delodajalca. Ko se s to osebo pogovarjate osebno, imate priložnost poudariti svoje kvalifikacije. To je tudi vaša priložnost, da postavite vprašanja o položaju in podjetju. Ker delodajalec odloči, ali boste upravičeni za delo, morate ugotoviti, ali je delo primerno za vas.
Obleka lepo in konzervativno za razgovor. Želiš, da se bodoči delodajalec osredotoči na svoje veščine in kvalifikacije, ne pa na pogled, ki je bolj primeren za nočni dan ali večer v tvojem najljubšem klubu. Sprejemljivo obleko za razgovor se lahko razlikuje glede na geografsko lokacijo in delodajalca. Če delate z agencijo za zaposlovanje ali poklicnim svetovalcem, preverite, kaj je primerno. Na splošno so preprosti, skromni slogi v nevtralnih barvah, kot sta mornarica in siva, najboljši.
Noč pred razgovorom poskrbite, da bo vaše oblačilo čisto in stisnjeno in da nima manjkajočih gumbov ali razcepljenih šivov. Preverite tudi vaše čevlje, da se prepričate, da so čiste in poslovne. Na dan razgovora morajo biti vaši lasje čisti in oblikovani stran od obraza. Naj bo nakit čim manjši. Ko boste dobili delo, boste verjetno imeli nekaj prožnosti znotraj kode oblačenja podjetja, da pokažete svoj slog. Za razgovor za delo pa želite, da je poudarek na vaših sposobnostih, ne na vaših oblačilih
Pogled v prihodnost
Delo kot uradni uradnik lahko vodi do drugih položajev in višjega plačila. Z izkušnjami boste morda napredovali v podjetju. Morda boste ugotovili, da ste usposobljeni za vodjo, ki ima nadzorno odgovornost nad enim ali več splošnimi pisarniškimi delavci. Čeprav je tehnologija spremenila naravo pisarniškega dela, se številne organizacije še vedno zanašajo na usposobljene splošne uradnike, da zagotovijo nemoteno poslovanje. Splošni pisarniški delavci so bistveno podporno osebje, ki drugim delavcem omogoča, da opravljajo svoje delo.
