Excelove preglednice so že vrsto let del strokovnih in osebnih krogov za organiziranje, izračunavanje in predstavljanje podatkov.
Bili so univerzalno funkcionalno orodje za različne aplikacije, kot so spremljanje finančnih podatkov podjetja in upravljanje z inventarjem.
Ni bilo enotnega tehnološkega razvoja, ki bi lahko zamenjal preglednice kot pisarniške (razen tekočih posodobitev iz Microsoft Officea in podobnih konkurentov, kot je Google Dokumenti), zato preglednice še vedno delujejo v obtoku.
$config[code] not foundZa številne uporabe so preglednice še vedno dragocene, vendar obstajajo številne neučinkovitosti, ki jim preprečujejo, da bi bile močne, kot so bile nekoč.
Razlogi, zakaj bi morali prenehati uporabljati preglednice
Če ste navdušeni oboževalci preglednic, ste verjetno tresli z glavo, da jih opustite. Vendar pa obstaja nekaj glavnih razlogov, zakaj bi morali zmanjšati zanašanje na preglednice na splošno:
1. Preglednice so občutljive na napake. V skladu s sistemskim ID-jem ima skoraj 90 odstotkov vseh preglednic napake. To je lahko nepravilna formula, napačno prijavljeno število ali neučinkovito oblikovanje, ki vodi do napačnih razlag. To seveda ni krivda preglednic, ampak gre za krivce ljudi, ki jih upravljajo. Vendar pa številne funkcije za preglednice - kot so njihova preprostost, prilagodljivost, pomanjkanje nadzora in ravnovesja ter pomanjkanje komunikacije - ljudem olajšajo to napako. Ker se preglednice pogosto uporabljajo za dragocene ali občutljive informacije, je lahko tudi tukaj ena sama napaka draga, zato ni vredno tveganja.
2. Ni jasnih pravil za oblikovanje. Excel vam ponuja ton možnosti, ko gre za oblikovanje celic, vrstic, stolpcev in celo kako so številke in podatki predstavljeni v listu. Na prvi pogled se zdi, da je to odlična značilnost - toda veliko število možnosti pomeni, da ni jasnega pravila za to, kaj je „pravilno“ ali „napačno“ za določene aplikacije. V Excelu so na voljo nekatere predloge, vendar spet ni standardnega oblikovanja, ki bi ga lahko upoštevali vsi vaši zaposleni, partnerji in stranke. Oblikovanje, ki je za vas smiselno, morda drugim nima smisla, kar povzroča zmedo in težave z združljivostjo, ko poskušate sporočiti podatke drugi stranki.
3. Je preveč splošna, da bi bila relevantna za večino nalog. Moč preglednic je njihova vsestranskost - toda to je lahko tudi slabost. Spreadsheets so neke vrste »jack of all trades, master of none«. So dobri pri opravljanju v številnih različnih aplikacijah, vendar niso idealna rešitev za katero koli določeno funkcijo. Zaradi raznolikosti tehnoloških orodij, ki so posebej zasnovana za posamezne funkcije, so preglednice izločene iz praktično vsake aplikacije, ki jo lahko zamislite. Kot da bi šli na specialitetno restavracijo, namesto na tisto, ki ponuja malo vsake kuhinje - ta specializacija omogoča boljši končni izdelek.
4. Samo ena oseba lahko uporablja preglednico naenkrat. To je subtilna, vendar močna šibkost preglednic. V določenem času lahko v preglednici dela samo ena oseba. Tudi pri možnostih preglednic, ki temeljijo na oblaku, lahko na splošno aktivno urejata samo ena oseba, medtem ko drugi delajo s kopijo samo za ogled. Zaradi tega je zelo težko za vašo ekipo, da ostane v aktivni, stalni komunikaciji ali sodeluje pri enem končnem izdelku. V našem sodobnem svetu, z oddaljenimi delavci in bolj izpopolnjeno tehnologijo, potrebujete več rešitev za preprosto skupinsko upravljanje.
5. Posodobitve v realnem času so nemogoče. Po podatkih Forrester Research so pretok podatkov v realnem času in posodobitve nekatere od najpomembnejših novih tehnologij v maloprodaji (kot tudi v številnih drugih panogah). Z razpoložljivim obsegom informacij in povečevanjem zahtev uporabnikov so stvari, kot je sledenje zalogam in podatki o strankah, usmerjene v pretakanje v realnem času za hitrejše in natančnejše posredovanje informacij. Preglednice ne omogočajo posodobitev v realnem času, ne morejo se vključiti v noben drug sistem za samodejno posodabljanje in kot smo že videli, lahko samo en uporabnik spreminja hkrati. Posodobitve v realnem času so veliko bolj dragocene.
Namesto tega uporabite kaj
Torej obstaja veliko dobrih razlogov, da prenehate uporabljati preglednice, vendar to ne pomeni, da vaše potrebe ne izginejo. Še vedno morate slediti inventarju. Še vedno morate poročati o finančnih informacijah in verjetno potrebujete preprost način za prehod starih materialov v nov sistem. Kaj bi lahko nadomestilo preglednice?
Preprost odgovor je specializirana programska oprema. Obstaja na tisoče vrst sledenje in upravljanje programske opreme tam zunaj, nekateri, ki zajemajo številne potrebe na splošno (kot ekipa za sodelovanje programske opreme) in nekatere od njih zožijo v osredotočeno nišo (kot računovodska programska oprema). Najbolje je, da izberete paket programske opreme, a la carte, ki najbolje ustreza specifičnim potrebam vašega podjetja. Na voljo ni nobene rešitve, ki bi ustrezala vsem (zaradi česar preglednice postajajo zastarele), zato skrbno preglejte vaše možnosti.
Fotografija preglednice prek Shutterstocka
4 Komentarji ▼
