E-pošta je lahko pomembna, vendar če ne posredujete na pravi način, lahko dejansko škodujete svojemu podjetju.
Obstajajo nekatera pravila in smernice za poslovno bonton, ki jih lahko spremljate, da se prepričate, ali je vaša e-poštna komunikacija trdna. Tukaj je 50 nasvetov.
Nasveti za poslovno elektronsko bonton
Imejte strokovni e-poštni naslov
Preden začnete pošiljati e-pošto, se prepričajte, da je vaš dejanski e-poštni naslov primeren. V idealnem primeru boste imeli uradni e-poštni naslov, ki se konča z URL-jem vašega podjetja. Če pa uporabljate osebni Gmailov račun ali kaj podobnega, preprosto poskrbite, da bo vaše ime ali začetnice preprosto, namesto da bi poskušali biti srčkani ali smešni.
$config[code] not foundVključite vrstico z neposredno zadevo
V vsakem e-poštnem sporočilu morate vključiti vrstico z zadevo, ki natančno odraža vsebino e-pošte. Samo nekaj besed povzetek bo prejemniku idejo o tem, kaj lahko pričakujejo, preden dejansko bere vaše sporočilo.
Uporabite samo »Odgovori vsem«, ko je to potrebno
Ko dobite e-poštna sporočila, ki vključujejo vse v vaši organizaciji ali celo nekaj ljudi, vas bo morda vabilo, da v svoj odgovor vključite vse. Toda to lahko vodi do veliko zapravljenega časa za ljudi, če sporočilo ni pomembno za njih. Zato bodite previdni in odgovorite le, če je to nujno potrebno.
Korektura
Ne želite, da si vzamete čas za izdelavo odličnega e-poštnega sporočila samo zato, da bo imel napake v črkovanju in slovnici. Torej si vzemite minuto za preverjanje in preverjanje črkovanja pred pošiljanjem, da boste lahko ujeli morebitne napake.
Ponovno preberite Tone
Toda prav tako morate prebrati vaše sporočilo z mislijo, kako ga bo vaš prejemnik prebral. Včasih se ton lahko izgubi v e-pošti. Torej se prepričajte, da se glasi, kako nameravate.
Pazi na svoje obnašanje
In seveda, v vsako sporočilo bi morali vključiti tudi blagodejnosti in hvala.
Naj bo bolj formalno za stranke / nadrejene
Obstaja veliko različnih stopenj formalnosti, ko gre za e-pošto. Torej poskrbite, da boste razmislili o svojem odnosu z vsako osebo, preden boste postali preveč udobni. “Hej fantje” bi lahko bil primeren pozdrav za vaše prijatelje. Toda, ko se ukvarjate s strankami, verjetno želite, da ostane malo bolj profesionalno.
Uporabite formalnosti za nove stike
Prav tako je dobra ideja, da ostanejo stvari dokaj formalne z ljudmi, ki jih prvič pošljete po e-pošti, dokler jih ne poznate dovolj dobro, da jih spremenite.
Uporabite sprejemljivo pozdravno sporočilo
Natančneje, boste želeli razmisliti o pozdravih, ki jih uporabljate za vsako osebo. Na splošno bi morali hraniti "Hej …" ljudem, ki jih dobro poznate. »Pozdravljeni« in polna imena so bolj primerna za stranke ali prve kontakte.
Drži se točke
V dejanskem telesu e-poštnega sporočila ga želite ohraniti čim krajše. Ne dovolite, da bi prejemnik prebral roman, samo da bi ugotovil, kaj je vaša glavna točka.
$config[code] not foundPrelom dolgih sporočil
Če imate več točk, razdelite besedilo z različnimi odstavki ali celo številke, da boste lažje brali.
Bodite jasni s svojim pozivom k dejanjem
Upoštevajte tudi, kaj želite storiti s prejemnikom sporočila. Če iščete, da odgovorijo z določenim podatkom, jim to sporočite na koncu e-pošte.
Uporabljajte skrb z kraticami in žargonom
Če ste v e-poštna sporočila vključili kakšne kratice ali poseben žargon, upoštevajte znanje prejemnika. Če na primer imate opravka s strankami v različnih panogah, boste morda želeli vključiti malo več informacij kot s sodelavci.
Razmislite o zapiranju
Potem boste na koncu vsakega e-poštnega sporočila izbrali ustrezno zaključno izjavo. Za poslovne e-pošto uporabite nekaj, kot je »hvala« ali »najboljše«.
Vključite blok podpisa
Na dnu e-poštnih sporočil lahko vključite tudi blok podpisov, ki vsebuje nekaj več informacij. Vključite svoje ime in nekatere kontaktne podatke.
Opomba o vseh prilogah
Če e-poštnemu sporočilu dodajate kakšne dokumente, naj prejemnik ve, kaj je, zato ga ni treba odpreti samo zato, da bi izvedeli.
Ne pozabite priložiti
Prav tako je precej običajno, da ljudje povedo, da pripisujejo nekaj, in potem pozabijo, da to dejansko storijo. Torej dvakrat preverite pred pošiljanjem.
Preverite velikost datoteke
Vendar bodite previdni pri pritrjevanju velikih datotek. To storite samo, kadar je to nujno potrebno. Lahko pa poskusite ponovno določiti velikost fotografij ali razčleniti datoteko na manjše dele, da bo bolj obvladljiva.
Zip velike datoteke
Ko morate priložiti velike datoteke, jih vstavite v datoteko.zip, da bo prejemniku lažje.
Najprej vprašajte o teh priponkah
Prav tako je dobra praksa, da vprašate prejemnika, če je vnaprej mogoče poslati veliko datoteko. In potem ugotovite, kdaj bi bil najboljši čas, da pošljete takšno datoteko.
Poizvedi o vrstah datotek
Poleg tega preverite in si oglejte, do katerih programov imajo vaši prejemniki dostop, tako da ste lahko prepričani, da bodo lahko odpirali priloge, ki jih pošljete.
Pošljite datoteke PDF, kadar je to mogoče
Datoteke PDF so preproste za ogled katere koli naprave. Torej, če je mogoče, pošljite datoteke PDF namesto datotek, ki zahtevajo določen program.
Ne odpirajte prilog od ljudi, ki jih ne poznate
Na drugi strani te enačbe, ko dobite priponko v e-poštnem sporočilu, ki ga niste pričakovali, pazite, da ga odprete. Če niste prepričani, vprašajte pošiljatelja o prilogi, preden jo dejansko odprete.
Ne delite zaupnih informacij
Ker je e-poštna sporočila tako preprosto posredovati in deliti, ali pa jih po naključju poslati napačni osebi, to ni prava oblika za skupno rabo občutljivih ali zaupnih informacij.
Uporabljajte previdnost pri humorju
Prav tako bi lahko v skušnjavi, da dodate v malo zabave ali humor na vaš emails. Ker pa je lahko težko razvozlati ton v e-poštnih sporočilih, se prepričajte, da je zelo jasno ali pa šalite ljudem, s katerimi ste res zadovoljni.
Ostani proč od neumnih pisav
E-pošta tudi ni pravo mesto za ustvarjanje z elementi oblikovanja. Držite se pisav, ki so klasične in preproste za branje.
Drži se črno-belo
Prav tako se izogibajte edinstvenim barvam pisav in vzorcem ozadja. Klasična črno-bela je najlažje brati.
Omejite uporabo klicajnih znakov
Kliče vam lahko pomagajo prenesti občutek navdušenja ali poudarka. Vendar jih ne uporabljajte preveč ali pa se vaše sporočilo ne zdi profesionalno.
Uporabljajte Previdno pri vseh pokrovčkih
Vse omejitve lahko dodajo nekaj poudarka. Lahko pa pride tudi kot kričanje. Torej, razen če je to dejansko potrebno, namesto tega raje uporabite poševno pisavo.
Uporabljajte samo emotikone z določenimi ljudmi
Ko govorimo o smehih in čustvenih simbolih, jih hranimo v pogovorih s prijatelji in bližnjimi sodelavci, za katere veste, da jih ne bodo napačno interpretirali ali jih videli kot neprofesionalne.
Razmislite o različnih kulturah in jezikih
Včasih se lahko ujemate tudi z ljudmi iz različnih kultur ali okolij. Prepričajte se, da pri izdelavi odgovorov nikogar ne žalite ali zamenjate.
Korak nazaj pred pošiljanjem čustvenih sporočil
Če se kdaj znajdete v situaciji, ko morate poslati jezen ali drugače čustven e-poštni naslov, si ustvarite sporočilo, nato pa se za nekaj časa umaknite, da boste očistili glavo. Nato pozneje ponovno obiščite sporočilo in se prepričajte, da je to, kar želite povedati.
Odgovori na nenamerna sporočila
V primerih, ko prejmete e-poštno sporočilo, ki ni bilo namenjeno vam, odgovorite pošiljatelju, da ga hitro obvestite.
Potrdite račun za sporočila, ki jih ne morete takoj prejeti
Če dobite e-poštno sporočilo, ki je bilo namenjeno vam, vendar se ne morete takoj odzvati, pustite pošiljatelju vedeti, da ste ga prejeli in kdaj boste lahko prišli do njega.
Zaženite novo e-poštno verigo za nove predmete
Ko pošiljate e-poštno sporočilo nekomu, s katerim pogosto odgovarjate, je morda skušnjava ohraniti samo eno verigo. Toda to lahko oteži, da organizirate pogovore. Torej začnite novo verigo za vsak nov subjekt.
Samo posredna sporočila, kadar je to potrebno
Posredovanje je lahko uporabna funkcija za uporabnike e-pošte. Lahko pa se tudi pretirava. Torej, preden pošljete vsa sporočila, se prepričajte, da so dejansko potrebni, da ne boste bombardirali ljudi z e-pošto.
Dodajanje osebnega sporočila ob posredovanju
Ko se vam zdi potrebno posredovati e-poštna sporočila, dodajte osebno sporočilo na vrh, da pojasnite, namesto da bi samo udarili naprej in da bi prejemnik prebral celotno e-pošto brez konteksta.
Preverite vsebino pred posredovanjem
In če posredujete zgodbo novic ali katero koli vrsto informacij, za katere ne morete osebno jamčiti, naredite nekaj hitrih raziskav, da preverite natančnost, tako da ne boste na koncu zapravljali časa z informacijami, ki niso pravilne.
Ne dodajajte oseb na sezname e-pošte, za katere se niso prijavili
Če imate skupinske e-poštne verige ali sezname, ki jim redno pošiljate e-poštna sporočila, dodajte osebe na ta seznam, če ste jim dali dovoljenje.
Vljudno prosim, da se odvzamejo Seznami, za katere se niste prijavili
In če ste kdaj dodali na seznam, za katerega se niste prijavili, se ne bojte, da se obrnete na pošiljatelja in vljudno prosimo, da ga odstranite.
Dajte ljudem dovolj časa za odgovor pred pošiljanjem opomnikov
Če ste poslali e-poštno sporočilo in niste prejeli odgovora, boste morda želeli poslati hiter opomnik. Prepričajte se, da ste osebi dali dan ali dva, da se odzove, odvisno od tega, kako dolgo jih običajno potrebuje.
Preverite mapo z neželeno pošto
Prav tako je dobra ideja, da preverite svojo mapo z neželeno ali neželeno vsebino, preden pošljete e-poštna sporočila opomnikom - za vsak slučaj, če so jih že poslali.
Uporabite sporočila, ko ste na počitnicah
Ko greste na počitnice ali izven pisarne za več kot en dan ali dva, nastavite sporočilo za samodejni odgovor ali oddajo, tako da bodo ljudje dobili hiter odziv, ko vam pošljejo e-pošto.
Naj ljudje vedo, kdaj boste odgovorili
V tem sporočilu navedite datum, ko se boste vrnili v pisarno, in ko pričakujete, da boste lahko vrnili e-pošto, da bodo vedeli, kdaj naj pričakujejo odgovor.
Dajte jim še en stik za nujne zadeve
In v primeru, da so kakršne koli poizvedbe še posebej nujne, vključite drug stik v vašem podjetju, s katerim lahko stopijo v stik.
Dodajte zadnji e-poštni naslov
Če pripravljate novo e-poštno sporočilo, začnite s temo in vsebino, preden dodate e-poštni naslov prejemnika. To vam bo preprečilo, da bi jo po nesreči poslali prezgodaj.
Dvakrat preverite prejemnika
Prav tako se prepričajte, da ga pošiljate pravi osebi. Torej vedno dvakrat preverite, da pred pošiljanjem.
Triple-check Name Spelling
Vrnite se nazaj in še enkrat preverite, ali ste v e-poštno sporočilo pravilno napisali ime osebe. V tem primeru ne morete biti preveč previdni.
Poskrbite, da bo vaše ime pravilno prikazano
Prav tako se morate prepričati, da se vaše ime pravilno prikaže v vašem podpisu in polju pošiljatelja.
Brisanje hitro, če je potrebno
Nekateri e-poštni odjemalci, kot je Gmail, imajo funkcijo, ki vam omogoča brisanje poslanih e-poštnih sporočil, če to takoj storite. Torej, če ste pozabili dvakrat preveriti, izbrišite e-pošto hitro, preden jo dejansko pridete do prejemnika.
Pošlji fotografijo prek storitve Shutterstock
Več v: Priljubljeni članki 9 Komentarji ▼
