Kako razviti organizacijske spretnosti

Grozničavi delovni dnevi se pogosto izenačijo z neredom v okolici, zato je težko najti zaloge ali dokončati dokumentacijo. Dodaten čas, ki ste ga porabili za iskanje napačno postavljenih predmetov ali poskušate se udobno odrezati, je dragocen čas, ki je izven delovnega dne. Prav tako pošilja negativno sporočilo kolegom, ki ste priča, da ste raztrgali vaše stvari ali komaj sestajali. Solidne organizacijske sposobnosti vam lahko pomagajo bolje zadovoljiti meritve produktivnosti. Ni osebnega asistenta, ni problema. Razvijanje organizacijskih sposobnosti je dosegljiv, vreden cilja.

$config[code] not found

Prekinite slabe navade

Dajanje majhnih stvari lahko drsne lahko preprosto snežne kepe v večje težave, vključno z zamujenimi roki in poškodovane poslovne odnose. Pridite na delo in sestanke 10 minut prej, namesto da bi hiteli, da bi premagali uro. V vsakem delovnem dnevu se redno odzivajte na glasovno pošto, namesto da dopustite, da pred odzivom dosežete vsebino. Popolne sezname opravil, namesto da jih preprosto pripravite. Zavedanje sodelavcev o vaših načrtih vam lahko daje dodatno spodbudo, da sledite. Prav tako bi bilo koristno, če bi organiziranega kolega prosili za navodila.

Organizirajte svoj delovni prostor

Sestavljanje in lektoriranje korespondence, vračanje e-poštnih sporočil ali ocenjevanje poslovnih priložnosti z neorganizirane delovne postaje je težko. Organiziranje vašega območja je nujnost, ki pomeni več kot samo premetavanje nereda v koš za smeti. Zaokrožite vse svoje pisarniške potrebščine in skupinske predmete skupaj. Ocenite postavke za trenutno in prihodnjo uporabnost, preden jih zavržete ali kupite dodatne zaloge. Podarite ali reciklirajte podvojene ali zastarele elektronike. Razmislite o pretoku vaše pisarne, ko postavite mizo in pisarniško pohištvo. Premaknite aktivne omarice za shranjevanje in skladiščne zaboje, da bodo lahko dostopne. Izogibajte se oviranju oken in odprtin za maksimalen pretok zraka.

Video dneva

Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel Sapling

Upravljanje dokumentov

Izberite zbirko podatkov, ki temelji na količini in vrsti datotek, ki jih želite shraniti, razpoložljivemu prostoru in zaupno. Vsak sistem ima svoje prednosti in slabosti. Odprti sistemi polica zavzamejo manj prostora, vendar so tudi manj varni kot tradicionalne omarice za zaklepanje. Sistemi za obešanje datotek zahtevajo prostor, namenjen izvleku predalov. Učinkovito fizično in elektronsko upravljanje dokumentov vključuje tudi izbiro nepozabnih, doslednih imen datotek in ustvarjanje map za podobne predmete. Na primer, lahko ustvarite mape za korespondenčne predloge, podpisane dokumente ali skenirane vizitke. Vključitev datumov v imena elektronskih datotek vam lahko pomaga, če se soočite z velikimi seznami datotek. Sistemi fizičnega upravljanja barvnega kodiranja lahko zmanjšajo čas iskanja.

Upravljajte svoj čas

Odlašanje in večopravilnost lahko uničita vašo produktivnost. Odlašanje vam preprečuje, da bi ostali pred nalogami. Nepredvidena vprašanja, kot so izpadi električne energije, povezani z vremenom, morda niso vaša krivda, vendar boste plačali ceno, če je vaše delo zamudo zaradi njih. Večopravilnost poveča možnosti za napake zaradi izpuščanja, preziranja ali nesporazuma pomembnih podrobnosti. Razvijte sistem za dokončanje posameznih nalog v delih pred njihovim rokom. Če sprejemate aplikacije za produktivnost, kot sta Evernote, Focus Lock in Mailtracker, lahko racionalizirate vaše aktivnosti v delovnem času in zmanjšate porabo papirja.