V poslovnem svetu so rutinska poslovna pisma del bistvenih komunikacijskih praks med podjetji, strankami in prodajalci. Poslovno pismo se uporablja kot sredstvo za zagotavljanje pomembnih informacij prejemniku o kakršnih koli spremembah, posodobitvah ali novicah, ki jih mora organizacija deliti. Poslovna pisma so uradni dokumenti in kot taki morajo biti napisani profesionalno. Standardi oblikovanja veljajo tudi za zagotovitev doslednosti in profesionalnosti poslovnih pisem.
$config[code] not foundOdprite aplikacijo za pisanje v računalniku. Redna poslovna pisma morajo biti natipkana, ne pisana ročno. Ustvarite prazen dokument in ga shranite v svoje računalniške datoteke.
Odprite prostor približno šest presledkov na vrhu strani. Želite pustiti prostor na vrhu vašega pisma za pisemski papir vašega podjetja, na katerem bo natisnjena črka. Na skrajno levo stran vnesite datum. Zapišite datum, kot je "16. september 2011," in ne "9/16/11."
Premaknite dva mesta navzdol od datuma. Vpišite ime naslovnika in njegov poklicni naziv. Na primer, če pismo naslovite na predsednika uprave podjetja, bi napisali "John Smith, CEO." Preskočite vrstico in vnesite ime organizacije prejemnika. Preskočite drugo vrstico in vključite celoten naslov, kamor je poslano pismo.
Vnesite svoj pozdrav dva mesta navzdol od notranjega naslova. Za rutinsko poslovno pismo je ustrezen pozdrav "Dragi gospod Smith", ki mu sledi debelo črevo.Vedno morate vključiti osebni naslov, kot je "Dr.", "Ms." in "gospod," razen če ne poznate spola prejemnika. Če niste prepričani o spolu prejemnika, naj bo nevtralen tako, da odstranite osebni naslov in uporabite polno ime v pozdravu, zato gre za "Dragi Chris Smith."
Preskočite eno vrstico in začnite telo svojega pisma. Oblikujte telo z levo poravnavo, nastavite blok, tako da bodo vaši odstavki videti čisto. Vtipkajte telo svojega pisma na jedrnat in profesionalen način. Vaša glavna točka mora biti navedena na samem začetku. Morda boste napisali: "To pismo je odgovor na združitev med …" Izogibajte se dodajanju dlake in polnila telesu svojega pisma. Prejemniki želijo prebrati le tisto, kar morajo vedeti.
Med odstavki pustite eno prazno vrstico, če je telo vašega pisma daljše od enega odstavka.
Poslovno pismo zaprite z besedo "Hvala," "Vljudno" ali "S spoštovanjem". Zapiranje mora iti en prostor za zadnjo vrstico v odstavku vašega telesa. Preskočite štiri vrstice in vnesite svoje ime. Prazen prostor bo uporabljen za vaš mokri podpis, ko bo črka natisnjena.
Navedite vse priloge, ki jih priložite. Preskočite vrstico za vnesenim imenom in napišite priloge, ki jim sledi dvopičje in nato ime dokumentov, ki jih pošljete skupaj s črko.
