Pokrivni list pri pošiljanju dokumenta po faksu ali telefaksu je prav tako pomemben kot sam dokument. Naslovnica vsebuje pomembne informacije o tem, za koga je faks, koliko strani mora biti in na kaj se dokument nanaša ali za kaj se uporablja.
Izpolnite vse informacije na vrhu naslovnice, predloge odprite ali na papirju. Če imate ime osebe, ki ji pošiljate faks, jo uporabite. V nasprotnem primeru uporabite ime oddelka ali podjetja. Vključite številko faksa, ki jo pošiljate, in telefonsko številko osebe, oddelka ali podjetja. To pomaga osebi ali uradniku, ki prejme faks, pridobiti informacije za pravo osebo ali kraj.
$config[code] not foundPreštejte vse strani, vključno s naslovnico, in vnesite številko v prostor za število strani. To pomaga sprejemniku zagotoviti, da ne izgubijo strani v prenosu.
V obrazec vnesite vse podatke za identifikacijo. Pri delu s to vrsto komunikacije je pomembno, da sprejemnik nima težav pri identifikaciji vas in dokumentacije, ki jo pošiljate, kot tudi kako naj se informacije uporabljajo.
Vključite predmet faksa. Če gre za katero koli vrsto računa, v vrstico z zadevo vključite številko računa. Če gre za projekt ali program, ga postavite v vrstico z zadevo. Na področju za opombe vključite vse informacije o razpravah o dokumentih.
Pokrivalni list položite na vrh vseh drugih strani, ki jih pošljete po faksu, tako da se najprej preklopi. Tako bo sprejemnik vedel, ali je prejel vse dokumente, ko prejme faks. Nato pošljite faks, kot običajno.
Opozorilo
Dvakrat preverite številko faksa, preden pošljete pošiljanje, da zagotovite, da vaši podatki ne bodo posredovani nekomu drugemu.
