Kot lastnik malega podjetja, prosti čas verjetno ni nekaj, kar imate veliko. Kar imate veliko, so naloge, ki jih je treba izpolniti, in roke za izpolnitev. Torej, kako lahko te naloge opravite v krajšem času?
Spodaj je navedenih 50 nasvetov za prihranek časa, ki vam bodo pomagali prihraniti čas v vašem delovnem času.
50 Nasveti za prihranek časa za mala podjetja
1. Nastavite cilje
$config[code] not foundVsako jutro napišite podroben seznam stvari, ki jih želite doseči tisti dan.
2. Ustvarite načrt
Ugotovite, kdaj in kako boste izvedli vsako postavko na dnevnem seznamu - ali boste potrebovali pomoč, zaloge itd.?
3. Prednostno določite pomembnost
Neizogibno je, da boste včasih morali izrezati elemente iz seznama opravil, zato se morate zgodaj odločiti, katere so najpomembnejše postavke, in določite prednost.
4. Določite prednost po nujnosti
Morate priti do tistih projektov, ki imajo nujne roke, zato pustite tiste, ki bodo predvidoma prihodnji teden.
5. Razdelite velike naloge
Če je na seznamu nekaj izjemnih predmetov, jih razdelite na manjše, bolj obvladljive naloge.
6. Bodite realni
Ne pričakujte, da boste vse opravili v eni uri. Spoznajte svoje omejitve in svoje sposobnosti.
7. Sledite svojemu času
Da bi bolje razumeli, kako resnično preživljate svoj čas, vzemite nekaj dni in si zapišite vse, kar počnete in kako dolgo traja. Vključite odmore, e-pošto, družabne medije in vse ostalo, da boste izvedeli, kakšne so vaše največje časovne izgube.
8. Nastavite roke
Potrebujete motivacijo za dokončanje projekta? Določite rok za sebe in povejte drugim o tem, da vam lahko pomagajo odgovarjati.
9. Na uri imejte Eno oko
Ne želite nenehno obsedati s časom, vendar tudi vi ne želite, da bi se dan umaknil od vas, ker niste bili pozorni. Ostanite na pravi poti.
10. Nastavite opomnike
Če imate rok ali sestanek, nastavite opomnik v telefonu, ki se bo kmalu izklopil.
11. Urnik prekinitev
Vsakdo mora počitke čez dan, zato poskrbite, da jih boste upoštevali pri načrtovanju nalog za ta dan.
12. Urnik časa za e-pošto in socialne medije
Elektronska pošta in družabni mediji so lahko precejšen čas. Ne odgovarjajte na vsa e-poštna sporočila, ki prihajajo, in ne puščajte Facebook ali Twitter odprt ves dan. Namesto tega načrtujte kratek blok ali dva čez dan, da izpolnite te naloge.
13. Uporabite centralni sistem za upravljanje socialnih medijev
Če za tržne namene uporabljate družabne medije, verjetno imate več kot en račun. Uporaba osrednje nadzorne plošče, kot je HootSuite, vam lahko pomaga, da se izogibate premikanju med različnimi mesti in vam celo omogoča, da razporedite delovna mesta skozi ves dan, tako da vam ni treba vedno znova prijavljati.
14. Izogibajte se motnjam
Poleg socialnih medijev in elektronske pošte obstaja še veliko drugih motenj, ki lahko povzročijo izgubo časa skozi ves dan. Če delate doma, izklopite televizor. Če delate v pisarni, pojdite na drugo pot do hladilnika vode, da se izognete brbljavim sodelavcem.
15. Držite se ene naloge naenkrat
Večopravilnost lahko zveni kot časovno varčevanje, vendar ni. Osredotočite se na eno nalogo, jo dokončajte in nato nadaljujte.
16. Paketna opravila
Koristno je, da podobno opravite podobne naloge. Na primer, vse telefonske klice opravite za dan nazaj.
17. Spodbuditi naloge
Ko imate dokončno zelo zahtevno nalogo, si podelite nagrado za njeno dokončanje. Lahko je tako preprosto kot odmor.
18. Osredotočite se na rezultate
Imeti morate idejo, zakaj opravljate vsako nalogo na svojem seznamu. Vprašajte se, kako bo vsak element vplival na vaše podjetje in se osredotočili na rezultate.
19. Ne izpostavljajte stresu nepomembnih podrobnosti
Če kaj ne vpliva na vaše podjetje, ga ne izpostavljajte stresu. Perfekcionizem je lahko velik čas.
20. Ustvarite dobre navade
Ustvarite navado rednega razvrščanja datotek, pravočasno se odzivajte na e-pošto in hitro opravite vse druge naloge, ki se prikažejo na seznamu opravil, tako da hitro postanejo rutinske.
21. Odstranite nebistveno
Odstranite predmete, ki ne služijo več svojemu namenu, tako fizično kot elektronsko.
22. Uporabite filtre za e-pošto in arhive
Uporabite filtre in arhive e-pošte, tako da ne boste porabili več ur za iskanje določenega sporočila. Vaš e-poštni program najverjetneje ponuja preprosta orodja, ki omogočajo, da so vse vaše komunikacije organizirane, zato jih pametno uporabljajte.
23. Omejitev sestankov
Srečanja so lahko bistvenega pomena, lahko pa se spremenijo v časovne izgube, če grejo predolgo ali se dogajajo prepogosto. Sprejmite in načrtujte samo pomembna srečanja.
24. Najemite virtualnega pomočnika
Virtualni pomočniki vam lahko pomagajo z vsakdanjimi vsakodnevnimi nalogami, kot so elektronska pošta, knjigovodstvo, razporejanje in raziskave. Razmislite o tem, da si pridobite pomoč, če jo potrebujete.
25. Uporabite platformo za upravljanje projekta
Storitve, kot je Basecamp, ponujajo vaši ekipi način komuniciranja v skupinah, določanje rokov ter skupno rabo in urejanje datotek, ne da bi morali slediti več različnim e-poštnim temam.
26. Ohranite projekte na enem mestu
Za dokončane projekte in tiste, ki so še v teku, imajte eno mapo ali območje, kjer veste, da jih lahko najdete.
27. Izogibajte se hitri uri
Če potujete ali potujete na sestanke, upoštevajte promet in gradnjo, da ne zapravljate časa na poti.
28. Imeti virtualna srečanja
Izogibajte se potovanju, kadar je to mogoče, in razmislite o uporabi programov, kot sta Skype ali GoToMeeting.
29. Avtomatizirajte izplačane plače
Namesto ročno sledenje ur in stroškov, vlagati v plačilni sistem, ki bo naredil vse delo za vas.
30. Vzemite opombe
Vedno si imejte zvezek z vami, da si beležite opombe in zamisli ali uporabite aplikacijo, kot je Evernote, za shranjevanje idej, slik in še več, tako da ne boste porabili časa za to, da bi jih pozneje pomislili.
31. Izkoristite tehnologijo
Na voljo je toliko prihrankov časa in organizacijskih aplikacij in storitev, kot je Dropbox, ki vam omogoča, da svoje fotografije, dokumente in videoposnetke prinesete kjerkoli. Poiščite tiste, ki delajo za vas.
32. Ne prenašajte
Poskus obvladovanja in uporabe prevelikih aplikacij in storitev za produktivnost naenkrat je lahko časovno razbijanje. Ne uporabljajte toliko od njih, da jih boste porabili več časa kot jih shranite.
33. Delegat
Prosite svojo ekipo, da prevzame naloge, za katere nimaš časa, ali tiste, s katerimi veste, da so dobro opravile svoje delo.
34. Investirajte v računovodsko programsko opremo
Vodenje neskončnih preglednic lahko vodi do veliko glavobolov in zapravljanja časa. Vse informacije o računu naj bodo organizirane na enem mestu.
35. Ohranite organiziran delovni prostor
Ne preživljajte ur, ki jih preplete skozi mizo in iščete določen dokument, ko boste lahko izvedli sistem zbiranja in ga našli v nekaj sekundah.
36. Varnostno kopiranje datotek
Ali z zunanjim trdim diskom, tiskanimi kopijami ali spletno varnostno kopijo, ustvarite varnostne kopije vseh pomembnih datotek v primeru zloma računalnika. V ta namen upoštevajte spletno storitev, kot sta Carbonite ali Mozy.
37. Shranite predloge za običajne obrazce
Ne preživljajte časa znova in znova pri pisanju istih odstavkov, ko bi lahko shranili splošno predlogo. Samo pojdite in naredite nekaj posodobitev vsakič, ko ga uporabite, namesto da začnete iz nič.
38. Uporabite bližnjice
Uporabite bližnjice na tipkovnici in brskalniku ter obdržite vse običajne programe na lahko dostopni lokaciji na namizju.
39. Avtomatizirajte stroške
Uporabite samodejne storitve plačevanja računov, kadar je to mogoče, da bi se izognili zamudam pri plačilih in času, ki ga dejansko plačujete vsak mesec.
40. Uporabite koledar v oblaku
Aplikacije koledarja vas lahko obveščajo o pomembnih sestankih in rokih ter jih ne boste dolgo posodabljali. V ta namen razmislite o uporabi Google Koledarja.
41. Imeti sistem sodelovanja
Ne glede na to, ali uporabljate platformo, kot je Basecamp ali Google Dokumenti, ali pa se držite bolj tradicionalnih metod, morate imeti vzpostavljen sistem za sodelovanje, da vaša ekipa ne bo zmedena in neorganizirana.
42. Povejte "Ne"
Ne sprejemajte nalog samo zato, ker vas nekdo prosi. Če nimate časa in ne bo pomagalo vašemu podjetju, tega ne storite.
43. Izkoristite večino časa
Čas, ki ga preživite v čakalnicah, podzemni železnici ali celo na dolgih vožnjah z dvigalom, lahko uporabite za posodobitev koledarja, pisanje beležk ali izpolnjevanje drugih preprostih nalog.
44. Očistite stare datoteke
Zvok računalnika pred starimi datotekami vam lahko prepreči, da bi se morali prebiti skozi njih, medtem ko iščete ustreznejše datoteke, lahko pa pospeši računalnik in vas shrani pred usodo neskončnih strani za nalaganje.
45. Uporabite mobilne aplikacije
Obstajajo aplikacije za mobilno produktivnost, aplikacije mobilnega koledarja, aplikacije s seznama mobilnih telefonov - vse to vam lahko pomaga pri izpolnjevanju nalog in prihranite čas, ne pa pred računalnikom.
46. Spoznajte svoje navade
Če ste zgodnja ptica, najprej odstranite najpomembnejše naloge. Če ste nočna ptica, se ne prisilite, da se zjutraj obrnete na velike projekte. Igrajte svoje prednosti.
47. Skrajšajte svoj delovni dan
Lexi Rodrigo pojasnjuje, da bo v času objave na spletnem mestu Freelance Folder zmanjšanje časa za vaš delovni čas prisililo, da v določenem času dosežete več.
48. Pustite sobo za nepričakovano
Stvari, ki jih niste načrtovali, se bodo pojavile ves dan. To upoštevajte pri pripravi seznama opravil.
49. Imajte mirne ure
Če delate v pisarni, na vratih postavite znak »ne moti«, medtem ko delate na pomembni nalogi. Če delate od doma, utišajte telefon za tisti čas. Če pride do motenj, ko ste v območju, lahko izgubite koncentracijo in na koncu porabite več časa, kot je potrebno.
50. Ne preveč načrtujte
Zjutraj boste morda preveč optimistični glede tega, koliko lahko dobite na ta dan. Toda ustvarjanje preveč popolnega seznama vas bo znova preplavilo kasneje.
Če boste izvedli še nekaj zgornjih nasvetov za varčevanje s časom, boste začeli opaziti razliko v delovnem času in vaši produktivnosti - in morda boste celo opazili, da imate malo več prostega časa.
Več v: Rast malih podjetij 71 Komentarji ▼
