Moje podjetje, Journyx, je prisotno že šestnajst let in v tem času smo preživeli enega največjih gospodarskih upadov v zgodovini, pojav hkrati vznemirljivih in zastrašujočih družbenih medijev, in velike prehodi v načinu nakupa programske opreme in dostavljeno. Vendar pa nismo bili vedno tako odporni.
Na začetku smo se nekajkrat približali absolutnemu neuspehu.To ni imelo nič z našim izdelkom; kupci so ugotovili, da so izpolnjeni obljubljeni funkcionalnosti in nato še nekateri. Prav tako ni bilo povezano z našo ekipo ali s kakršnokoli nezaslišano notranjo politiko.
Razlog, zakaj vam povem to povratno zgodbo, je ta, da se je tu mogoče naučiti lekcije: nismo imeli jasne vizije o našem plinovodu in denarnem toku. Imeli smo težave pri napovedovanju, koliko denarja bomo imeli v banki več tednov v prihodnosti. To je bil resen problem in na žalost običajen problem. Morda celo tisti, ki ste ga doživeli v svojem podjetju.
To je enostavno, zlasti za mala podjetja in start-up podjetja, da se osredotočite na razburjenje tu in zdaj. Prihodnost je abstrakten koncept za podjetja na ravni podjetja, dokler ni. Od začetka se morate osredotočiti na rast. Uspeh ni sanje, ampak paradoksalno, da vas lahko uniči, če za to niste pripravljeni.
Nismo bili prvo podjetje, ki se je soočalo z obdobji rasti, ki jih nismo mogli obvladati, in ne bomo zadnji. Na srečo je preprosto implementirati sistem, ki omogoča inteligentno napovedovanje.
Sledi pet korakov, s katerimi lahko zagotovite, da se vaše podjetje ne sooča z enakimi težavami:
1. Sledite projektom posamezno
Sledenje zaposlenega časa, porabljenega za projekte, je veliko, vendar boste imeli največjo korist, če boste vsak projekt posebej sledili. To vam omogoča, da si ogledate vsak projekt kot edinstven element v dobičkonosnosti podjetja. Ta vpogled je izjemno dragocen pri dodeljevanju sredstev, ker boste poznali parametre za vsak projekt glede na trenutno razpoložljivost podjetja.
2. Spremljanje nalog in sprememb produktivnosti zaposlenih
V vsaki organizaciji so prednosti vedenja, kaj vaši zaposleni delajo na kateri koli točki, očitne: želite, da delajo na nalogah, ki so dejansko koristne za podjetje. Pomembno pa je tudi razmisliti, katera delovna mesta so najbolj učinkovita. Uvedba sistema, ki zaposlenim omogoča sledenje časa pred določenimi nalogami, vam omogoča, da vidite, kje so najbolj uporabne. To je tisto, kar jim je najbolj všeč. Vsak dan ni treba spreminjati delovnih mest za zaposlene, vendar menite, da je sprememba, ko dokazi kažejo, da so izboljšali znanje na novem področju in da bi lahko bili bolj uporabni drugje.
3. Zgradite bazo podatkov predhodnih projektov
Ob zaostanku vaših projektov bo neverjetno dragocen, čeprav je potreben nekaj časa za izgradnjo. S temi informacijami lahko ugotovite, koliko ljudi običajno potrebuje za dokončanje projekta; izboljšati natančnost svojih proračunov na podlagi obsega; in popolne časovne okvire na podlagi skupnih parametrov projekta. Tudi najmanj učinkoviti projekti postanejo dragoceni, ker od njih lahko zberete prav toliko informacij. Vedeli boste, kaj ni delovalo, kateri dejavniki so povzročili, da ste presegli proračun, in se učili iz napak.
4. Vedno poznajte svoje razpoložljive vire
Kritični del vsakega projektnega načrta je ustvarjanje vaše ekipe. Ta naloga je lažja, če natančno veste, kdo je na voljo (s potrebnimi veščinami) in kakšen bo njihov časovni razpored za čas trajanja projekta. Če imate avtomatiziran sistem vodenja projektov, so urniki zaposlenih jasno razvidni in vse zahteve za dopust bodo zabeležene. Spoznali boste tudi naloge, na katerih delajo drugi zaposleni, da bi se izognili prevelikemu raztezanju sredstev ali dodelitvi posameznika nalogam, za katere niso primerni.
5. Nenehno spremljajte uporabo virov glede na proračun in urnik
Če primerjate čas in sredstva, porabljena za projekt, v primerjavi s končnim odstotkom, lahko vidite, kateri projekti absorbirajo preveč sredstev, da ostanejo dobičkonosni. To vam omogoča, da prerazporedite sredstva na projekte po potrebi ali celo uničite projekte, ki so predaleč v korist vašega podjetja. Vedno je bolje, da vprašanja določite že zgodaj, in dinamični sistem sledenja zagotavlja ta vpogled. Včasih je najbolje zmanjšati izgube in nadaljevati; Stroški lahko hitro izničijo kontrolo in povzročijo, da se vaše stanje poslabša.
Čeprav je možno slediti tem sistemom z uporabo osnovnih poslovnih programov (v začetku smo uporabljali Excel in QuickBooks), bodo avtomatizirani, programabilni sistemi močno zmanjšali čas in napake pri katalogizaciji. Ne glede na metodo, ki jo boste uporabili, začnite čim prej, če še niste. Rast mora biti vzrok za razburjenje, ne pa za skrb.
1
