Najvišji vodstveni delavci, kot so izvršni direktorji, podpredsedniki in vodje operacij, vodijo svoje organizacije s pomočjo izvršne upravne podpore. Pogosto imenovani izvršni sekretarji, izvršni administratorji ali izvršni pomočniki, ti strokovnjaki ravnajo z informacijskimi potrebami in administrativnimi podrobnostmi za svoje šefove. Zaradi stikov z vrhunskimi zaposlenimi v organizaciji lahko opravljajo številne naloge na višji ravni, kot so udeležba na pomembnih srečanjih in izvajanje ključnih raziskav.
$config[code] not foundSpretnosti
Ker se ukvarjajo z menedžerji, vodstvenimi delavci, tehničnim osebjem in uradniki na vseh ravneh organizacije, kot tudi strankami, morajo izvršilni administratorji imeti odlične medosebne spretnosti. Aktivno morajo prisluhniti navodilom svojih šefov, pojasniti informacije podrejenim in pisati poročila, ki jih splošni zaposleni razumejo. Njihova družbena zaznavnost jim pomaga pridobiti informacije od ljudi in jih motivirati za akcijo. Potrebne so dobre organizacijske in časovne veščine, ker hkrati opravljajo več nalog hkrati in lahko delajo za več kot en izvršilni organ. Izvršni administratorji morajo imeti učinkovito računalniško znanje za uporabo programske opreme za učinkovito obdelavo, organizacijo in predstavitev podatkov.
Dolžnosti
Izvršni administratorji delujejo kot nadzorniki za svoje vodstvene delavce s pregledovanjem svojih telefonskih klicev in pisem ter sprejemanjem sporočil. Obiskovalci podjetij morajo biti posredovani preko njih, da se lahko odločijo, ali bodo dovolili dostop do ključnih vodilnih delavcev. Prav tako organizirajo potovanja, načrtujejo sestanke in se jih udeležujejo, da beležijo minute in zbirajo podatke, ki jih zahtevajo njihovi šefi. Vodstvo preveri in napiše korespondenco in druge poslovne dokumente ter razpošlje opomnike ali druga pisna sporočila. Kot del njihovega strokovnega znanja lahko upravljajo tako raznoliko pisarniško opremo kot računalniki, kopirni stroji, telefaksi in telefonski sistemi.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingNadzor
V velikih organizacijah so lahko izvršni administratorji zadolženi za druge sekretarje, pomočnike in uradnike, da lahko svojim opisom delovnega mesta dodajo naloge upravljanja. Objavljajo opise delovnih mest, nato intervju in preverjajo kvalifikacije kandidatov. Nato najemajo, usposabljajo in motivirajo podrejene administratorje. Dodeljujejo tudi naloge in urnike, razporejajo pisarniški prostor in zaloge ter spremljajo napredek in kakovost dela. Izvršni direktorji so lahko odgovorni tudi za povišanja in napredovanja, pa tudi za podrejene.
Kvalifikacije
O * NET OnLine kaže, da ima 41 odstotkov izvršnih administratorjev nekaj višjih razredov, vendar brez diplome, 28 odstotkov ima srednješolsko izobrazbo ali GED, 26 odstotkov pa ima višjo strokovno izobrazbo. Nekateri upravitelji se začnejo na nižjih uradniških položajih, vendar z izkušnjami in dodatnim usposabljanjem dvignejo položaje vse večje odgovornosti, dokler ne dosežejo izvršnih ravni. Priznani strokovni sodelavci potrebujejo dve leti za dokončanje in so na voljo v poslovnih šolah in lokalnih šolah. Nekaj izvršnih sekretarjev je na univerzah diplomirano poslovno upravljanje, ki traja štiri leta. Prostovoljno certificiranje je na voljo pri nacionalnih organizacijah, kar lahko poveča možnosti za zaposlitev.
