Eden največjih izzivov, s katerim se soočajo številna podjetja pri iskanju skladnosti z nekaterimi vladnimi predpisi, je pravilno izvajanje programske opreme za sledenje časa. Z obilico možnosti, vključno z nizko tehnologijo in visoko tehnologijo, je lahko izziv določiti pravo programsko opremo, prave metode in najboljše prakse za izvajanje celotne družbe.
Tukaj si lahko ogledate nekaj najboljših praks, ki vključujejo nekatere najbolj osnovne in pomembne prakse za iskanje prave programske opreme za sledenje času za vašo organizacijo.
$config[code] not foundIzvajati časovno sledenje od zgoraj, navzdol
Nič ne more demoralizirati zaposlenih več kot občutek, da obstaja dvojni standard, zlasti ko gre za sledenje njihovega časa. Ko šef ne spodbuja le sledenja časa, ampak ga uporablja, to pomaga zaposlenim poudariti pomen časovnega sledenja za vse vpletene.
Obstaja veliko ustvarjalnih načinov, da je celotna organizacija odgovorna. Oglasna agencija Colle + McVoy je uvedla ne le sistem časovnega razporeda, ampak tudi programsko rešitev, ki omogoča, da se pivski hladilnik v podjetju odpre vsak petek, pod pogojem, da so vsi časovni listi zaposlenih poslani pravočasno.
Glede na Adweek:
“Colle + McVoy je zgradil čudovit stroj, imenovan TapServer - sistem za uvajanje piva v več kegih, ki uporablja RFID in programsko opremo, napisano po meri, da preveri, ali ste prenehali biti leni git, dokončali urnike in zaslužili vašo brezplačno pinto.. «
Zlasti z nečim, kar je potencialno nepriljubljeno kot sledenje časom, je zavedanje, da je šef dovolj vreden, da to storijo sami in uporabijo ista pravila za celotno podjetje, lahko močno motivira vse ostale, da opravijo svoj del.
Ponudite potrebno usposabljanje
Komunikacija je vse. Zagotavljanje, da vsi razumejo, kaj je vključeno v natančno sledenje času, lahko spremeni način, kako se vaši zaposleni odzovejo na vaše nove politike časovnega razporeda s skokom in mejami. Kljub dobrim namenom zaposlenega, če ne razumejo, kaj se dogaja, lahko povzroči napake in manjkajoče informacije o časovnem razporedu.
To je še posebej pomembno za podjetja, ki delajo z vladnimi agencijami, imajo urne ali plačne zaposlene ali druge organizacije, ki imajo stroge zahteve za spremljanje časa. Pravilno usposabljanje lahko pogosto pomeni razliko med ohranjanjem skladnosti in izgubo dragocene pogodbe.
Avtomatizirajte celoten proces
DCAA News je organizacija, ki zagotavlja informacije za izvajalce, ki želijo postati skladni z DCAA in varnimi vladnimi pogodbami. Ker vzdrževanje skladnosti z DCAA zahteva natančno sledenje časa, je treba omeniti eno od priporočil, ki jih DCAA News ponuja:
“… Preskoči kakršno koli obliko ročnega knjigovodstva; olajšajte svoje življenje z avtomatiziranim sistemom programske opreme, ki je skladen z DCAA. Ti programski paketi lahko informirajo o tem, katere podatke je treba spremljati, lahko avtomatizirajo odobritve, omogočajo zaposlenim, da se prijavijo ali odjavijo od koder koli, ustvarijo račune, omogočajo prenos v QuickBooks, zapustijo časovni pas, ustvarijo izredno podrobna ad hoc poročila, omogočijo geslo zaščito in tako naprej. Ti programski paketi lahko upravljavcem omogočajo, da na bolj oprijemljivih nalogah hkrati vidijo natančne podatke o časovnem razporedu.
Ne samo, da boste avtomatizirali vaše poslovne procese, temveč bo tudi v veliki meri pripomogla k varovanju podatkov v podjetju. V skladu s študijo IBM-a »95 odstotkov vseh varnostnih incidentov vključuje človeško napako.« Ja, to je noro visoko.
Avtomatizacija vaših procesov ne bo le ublažila tveganja zaradi podatkov, ampak vam bo tudi pomagala, da vas bo skladna in dokler ustrezno usposabljate svoje osebje, da sledite tem novim sistemom, bo vaša organizacija lahko kar najbolje izkoristila vaš sistem časovnega razporeda..
Premakni na urne zaposlene
Medtem ko lahko plačani zaposleni v teoriji zvenijo dobro, v praksi se ureditev redko pripravi za delodajalca ali zaposlenega. Zaposleni je preveč preprosto izkoristiti plačo, ki ni usmerjena k rezultatom, medtem ko mnogi delodajalci od zaposlenega poskušajo dobiti več, kot je njihova vrednost. Rezultat je pogosto bojni boj, kjer je produktivnost končna nezgoda.
April Dykman, ki piše za Get Rich Slowly opisuje nekatere od teh izzivov:
"Na drugem delovnem mestu so mi povedali, da je plačilo pomenilo, da" če zapustimo pisarno zgodaj, boste še vedno plačani. "Vendar smo urad zaprli morda dva ali tri popoldneva iz leta, in bilo jih je veliko, veliko dogodkov, ki so zahtevali 8 + uro dni. Ko sem enkrat naredil 22-urni dan za posebej velik dogodek. "
Daleč boljša rešitev je premestitev vseh zaposlenih na urno plačilo, kjer vsaka stranka jasno razume, kaj se pričakuje, in veliko manj prostora za izkoriščanje drugega.
Posnemite svoj čas dnevno
Ena od največjih napak, ki jih veliko naredi, je snemanje časovnih listov ob koncu tedna. Mnogi od nas se komaj spomnijo, kaj smo imeli včeraj za zajtrk, kaj šele, da se spomnimo in ponovno ustvarimo celotne delovne dni po tem. Da bi ohranili dobre zapise in najboljše prakse, poskrbite, da bodo vsi zaposleni v podjetju zapisovali svoj časovni list vsaj enkrat na dan.
Nasprotno, da bi to olajšali, poskrbite, da postopek zapisovanja časovnega razporeda ni tako zapleten, da je to velika naloga. Snemanje urnika ne sme trajati več kot nekaj minut vsak dan.
Čeprav vsekakor niso izčrpne, so te najboljše prakse v zvezi s časovnim okvirom najpomembnejše in na žalost spregledane.
Če jih vaša organizacija lahko izvaja, medtem ko se izvaja sistem časovnega razporeda, in lahko še naprej jasno in učinkovito komunicirajo z vašimi zaposlenimi - bo vaše podjetje za to delovalo še bolje.
Štoparica Photo via Shutterstock
7 Komentarji ▼
