Večina lastnikov malih podjetij je zakopana v elektronski pošti. To je neprijetno, saj ne dobijo vedno odgovora na pomembne. Poslovni etiket predlaga, da se na vsako elektronsko pošto odgovori v 24 urah.
Če sporočila ostanejo neodgovorjena dlje, lahko to močno vpliva na odnose v njihovem poslovanju. Pošiljatelj je zaskrbljen, da e-poštno sporočilo ni bilo prejeto, ali »ni odgovora« pomeni negativen odgovor. V mnogih primerih to ne pomeni nobene od teh stvari.
$config[code] not foundPravilno bonton e-pošte je ključnega pomena, ker se poslovna sreča dvigne in spusti z gospodarskimi časi. Srečate se z istimi ljudmi na poti navzgor, ko se srečujete na poti navzdol. Z drugimi besedami, danes potrebujete nekaj od mene in jutri potrebujem nekaj od vas. Če nisem nikoli vrnil tvojega e-poštnega sporočila, ko si me potreboval, kaj misliš, da se bo zgodilo, ko bodo vloge obrnjene?
10 načinov za odgovor poplave e-poštnih sporočil v enem dnevu
Tukaj je, kako odgovoriti na vsako e-pošto v 24 urah, še posebej v napornem dnevu.
1. Uporabite samodejne odzivnike
S svojim e-poštnim sistemom nastavite samodejni odgovor, s katerim obveščate pošiljatelje o tem, kako dolgo traja povprečno odziv na e-pošto. Če to pričakovanje nastavite, pošiljatelj ve, da je bil prejet e-poštni naslov in približno takrat, ko vas bodo slišali. Ključna stvar je, da se držimo obljubljenega časovnega okvira pri odgovarjanju.
2. Bodite kratki
Ne odgovarjajte z romanom ali nečim, kar bi morali povedati v osebnem telefonskem klicu ali osebno. Z odzivanjem na nekaj besed ali en stavek traja manj časa. Ne pozabite, da je tudi težje brati dolge e-poštne odgovore na pametne telefone.
3. Vprašajte za oštevilčena vprašanja
Zaradi tega je veliko lažje odgovoriti, če lahko kopirate vprašanja iz e-poštnih sporočil in se na kratko odzovete.
4. Roki
Poiščite časovni okvir, v katerem se pričakuje odgovor. Nato nastavite nadaljnje ukrepanje za ta datum, da preučite odgovor v tistem času. E-pošto postavite v določene mape za različne kategorije ali stranke.
5. Got It, Kasneje
Če nimate časa za odgovor na to vprašanje. Vtipkajte »Got it, reply«. Pravzaprav lahko to nastavite kot bližnjico z nekaj potezami na namizju ali ročni napravi. Ta razširitvena besedila lahko prihranijo veliko časa. Nato nastavite spremljanje, da boste lahko odgovorili pozneje.
6. Ne dodajajte sporočila
Pozabi na vse odgovore. To samo doda drugo e-poštno sporočilo, ki ga nekdo drug lahko prebere.
7. Držite Anger Out
Nikoli ne odgovarjaj, ko si jezen. Izgoreva veliko energije in ima lahko nenamerne slabe posledice. Če se morate izraziti, napišite svoj odgovor in ga preberite 24 ur kasneje, preden ga nameravate poslati prejemniku. Telefonski ali osebni pogovori so vedno bolj produktivni kot jeza.
8. Izklopite obvestila
Nastavite določen čas med dnevom in se lahko osredotočite na odgovarjanje na e-poštna sporočila brez večopravilnosti. Dosegli boste veliko več in bili učinkoviti.
9. Uporabite Pravila in mape
V svojem poštnem sistemu nastavite pravila, tako da bodo posebna e-poštna sporočila z določenimi naslovi prešla v posebne mape, tako da jih lahko pregledate najprej ali v določenem časovnem okviru. To vam preprečuje, da bi pregledali monolitno mapo Prejeto, ki je lahko prevelika.
10. Urnik za prihodnost
Veliko e-poštnih programov vam bo omogočilo načrtovanje prihodnosti. Odgovorite zdaj in naj ga sistem pošlje pozneje.
Pravočasno komuniciranje je vedno najboljši način za izgradnjo razmerja med kapitalom, ki ga potrebujete za vaš poslovni uspeh, in vam bo pomagal odgovoriti na poplave e-poštnih sporočil v enem dnevu.
Ponovno izdano z dovoljenjem. Original tukaj.
Ročno izdelana mila Photo via Shutterstock
11 Komentarji ▼
