Glavni cilj vodje pisarne je zagotoviti, da upravna funkcija podjetja izboljša cilje organizacije, ne glede na to, ali gre za neprofitno ali neprofitno podjetje. Vaše odgovornosti kot vodje pisarne so nadzor nad poslovanjem pisarne, oblikovanje in izvajanje politik podjetja, priprava plačnih listov, vodenje evidenc o podjetjih in strankah ter upravljanje osebja. Lahko se tudi pričakuje, da boste organizirali elektronske in papirne zbirke, pregledali zaloge in pomagali vzdrževati letne proračune. Vodje pisarne poročajo višjemu vodstvu in jih obveščajo o potrebah in skrbi urada.
$config[code] not foundKomuniciranje zaposlenih
Eden od vaših glavnih ciljev je zagotoviti, da pisarniško in administrativno osebje upošteva svoje delovne obveznosti. Vaša naloga je, da nadzirate vsakodnevne administrativne naloge, kot so vodenje evidenc, arhiviranje, finančne transakcije, inventar in korespondenca strank. Morate komunicirati z zaposlenimi v vseh oddelkih, da zagotovite, da so vsi na isti strani o ciljih, politikah in proračunih podjetja. Prav tako boste zaposlene obveščali o napovedih podjetja, spremembah politik, sestankih osebja, spremenjenih varnostnih ukrepih in prihajajočem vzdrževanju ali popravilih pisarn.
Pisarniški posli
Prav tako ste odgovorni za nemoteno delovanje pisarniškega poslovanja. Pozdravite obiskovalce in jih usmerite na ustrezne pisarne ali sejne sobe, da odpravite preobremenjene delovne prostore. Komunicirajte z najemodajalci, gospodarskimi družbami, telefonskimi storitvami in ponudniki interneta, da zagotovite, da vsi informacijski sistemi delujejo pravilno. Upravljati morate zaloge, da zagotovite, da so pisarniške potrebščine vedno na voljo zaposlenim. Morda boste pregledali pisarniško opremo in izvedli vzdrževanje svetlobe na pisarniških računalnikih, tako da delujejo učinkovito. Glavni cilj je odpraviti upravne težave, tako da lahko zaposleni takoj opravijo svoje delo.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingUpravljanje denarja
Kot vodja pisarne je vaš primarni cilj, da se odlikujejo pri upravljanju denarja, da bi zagotovili, da podjetje ostane znotraj svojih proračunskih omejitev. Za zagotovitev izpolnjevanja predlogov proračuna se morate posvetovati z vodji oddelkov. Ustvarite lahko finančne preglednice, ki prikazujejo pričakovane stroške za dobave, pogodbe in opremo za vsak oddelek. Pripravite letne finančne proračune, ki so potrebni za kritje stroškov urada in drugih operativnih stroškov, tako da lahko višje vodstvo izda zanesljive finančne odločitve.
Vzdrževanje objekta
Od vas se pričakuje tudi, da pozorno spremljate opremo in zagotovite, da so varni, čisti in dobro vzdrževani. Zagotoviti morate, da ima urad odobrene načrte za evakuacijo, ki so odobreni v mestu, dovolj gasilnih aparatov in kompletov prve pomoči. Vaša odgovornost je, da zaposlenim zagotovite, da v delovnih prostorih ni tveganj za zdravje, okoljskih vprašanj ali varnostnih vprašanj. Prav tako morate načrtovati popravila nepravilno delujoče opreme, vključno z mehanskimi in električnimi sistemi in računalniki, ter najeti profesionalna čistila za sanacijo delovnih prostorov. Postopke požarne evakuacije, državne dokumente o delovnem mestu in politiko podjetja na vidnih mestih v celotni pisarni, da bodo zaposleni obveščeni o nujnih postopkih in pomembnih predpisih.
