Kako napisati formalno poslovno pismo

Večina strokovnjakov mora v nekem trenutku svoje poklicne poti sestaviti uradna poslovna pisma. Ne glede na to, ali iščete službo, zapuščate službo ali komunicirate s stranko, pravilno oblikovanje in pisanje poslovnega pisma označuje vašo stopnjo profesionalnosti. Če želite napisati takšno pismo, sledite pravilni obliki in uporabite poklicni jezik, obenem pa upoštevajte vse potrebne zahteve.

Oblikovanje bloka

Najpogostejša oblika formalnega poslovnega pisma je blok format. S to obliko je celotno besedilo poravnano v levo, z 1-palčnim robom okoli celotne strani. Če želite napisati pismo v tej obliki:

$config[code] not found

1. Vtipkajte svoj naslov, razen če je z njim natisnjen pisemski papir, v tem primeru začnete z datumom.
2. Preskočite vrstico in dodajte datum.
3. Preskočite drugo vrstico in dodajte ime in naslov prejemnika črke.
4. Preskočite drugo vrstico in vstavite pozdrav, ki ji sledi dvopičje.
5. Preskočite drugo vrstico in začnite pismo.
6. Za telesom črke vnesite zaključek.
7. Preskočite tri vrstice in vnesite svoje ime in naslov.

Oblikovanje z zamikami

Razveljavljeno oblikovanje sledi podobnemu vzorcu, da blokira oblikovanje v smislu razmika med razdelki. Vendar pa obstajajo nekatere razlike s poravnavo odsekov:

1. Vnesite svoj naslov in datum, tako da bo levi rob vrstic poravnan s središčem strani. Če ponovno uporabljate natisnjeno pisemsko glavo, ne vstavljajte ponovno naslova.
2. Preskočite vrstico in vnesite ime in naslov prejemnika. Morali bi biti poravnani levo, kot pri slogu bloka.
3. Zamaknite vsak odstavek telesa črke pol-palca z enim presledkom med odstavki.
4. Vnesite zapiralne in podpisne vrstice, tako da bodo celo z naslovom in datumom na vrhu strani, levi rob pa bo poravnan v središču strani.

Video dneva

Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel Sapling

Vsebina pisem

Običajno lahko formalno poslovno pismo razdelimo na pet ločenih delov:

• Uvod, ki prejemniku sporoča, kaj je pismo.
• Razlog za pisanje.
• Informacije o vseh prilogah.
• Dodatne pripombe ali izjave.
• Zaključek, ki se nanaša na prihodnji stik.

Na primer, če pišete, da boste nadaljevali z informativnim razgovorom, boste začeli s sklicevanjem na sestanek in rekli, da pišete, da boste nadaljevali. Če pošiljate dokumente, kot je kopija vašega življenjepisa ali pisnega vzorca, si to zapišite v pismu; na primer: „Kot smo razpravljali, sem priložil kopijo članka, za katerega sem pisal XYZ Journal o taktikah trženja. “Konec ponovite, da ste cenili srečanje in da boste med iskanjem zaposlitve ostali v stiku. Izogibajte se uporabi kakršnih koli okrajšav ali slenga v svojem pismu in pred pošiljanjem previdno preverite.

Posebna vprašanja

Če nekdo drug za vas vnaša črko, to označite na vrstici pod vrstico za podpisovanje. Preskočite vrstico, nato pa vnesite začetnice z velikimi črkami, sledi poševnica naprej in začetnice tipkalca v malih črkah.

Če ste v svojem pismu vključili priloge, opozorite prejemnika tako, da na dnu črke dodate opombo. Preskočite dve vrstici iz vrstice za podpisovanje ali eno od vrstice za tipkanje. Vnesite »Enclosures«, ki jim sledi število ohišij v oklepajih ali dvopičje in posebna ohišja, ki so navedena na ločenih oštevilčenih vrsticah, na primer zaprti prostori: 1. Resume 2. Writing Sample.

Če pošljete kopijo pisma nekomu drugemu, vključite tudi povezavo CC. Po vrstici ohišij preskočite vrstico. Vnesite CC, ki mu sledi dvopičje in ime dodatnega prejemnika. Če je več oseb, vključite vsako ime v ločeno vrstico.

Končno izberite konzervativno in lahko berljivo pisavo. Times New Roman ali Arial v 10 ali 12 točkah sta najpogostejša izbira za poslovna pisma.