Pisarniške naloge, kot so tipkanje, arhiviranje in odgovarjanje na pisarne, so bile nekoč poslane tajnikom, izvršnim pomočnikom in zaposlenim v upravi. Toda z več delovnimi mesti, ki zahtevajo tehnološke spretnosti, strokovnjaki (vključno z odvetniki, zdravniki, učitelji itd.) Ne pričakujejo, da bodo uporabljali pisarniške veščine za opravljanje svojih vsakodnevnih nalog. Ker mnogi delavci uporabljajo računalnike, je pisarniško delo postalo bistveni del praktično vsakega dela in poklica. Prispevka GoodTemps Carissa Doshi razpravlja o tem, zakaj je teh šest pisarniških veščin ključnega pomena za pisarniške delavce: tipkanje, arhiviranje, vnos podatkov, uporaba telefona in znanje z Microsoft Wordom in Excelom.
$config[code] not foundTipične pisarniške spretnosti
Ne glede na to, ali se prijavljate za pomočnika izvršilnega oddelka ali kot odvetnik, bi morali imeti nekaj pisarniških veščin. Odvisno od vaše vloge se morda ne boste sklicevali na te veščine kot na strogo pisarno - opisovanje jih kot pisarniško znanje je lahko bolj natančno.Na primer, upravni asistent bo večino svojega delovnega dne naravno porabil za opravljanje pisarniških nalog. Kljub temu se odvetniki, medicinske sestre in drugi strokovnjaki zanašajo tudi na svoje tipkarske in sorodne tehnološke spretnosti pri pripravi pisem strank, sestavljanje povzetkov obiska v medicinsko-pisarniških pisarnah, pisanje pravnih dokumentov ali zapisovanje na prenosnem računalniku med sojenjem. Upravni pomočnik se lahko pri opisovanju svojih kvalifikacij sklicuje na svoje "pisarniške veščine", medtem ko lahko odvetnik osebja preprosto uporabi izraz "pisarniške veščine", da pojasni, da pozna tipkovnico. Razširjeno in navzkrižno funkcionalno uporabo pisarniških in tipičnih pisarniških veščin dolgujete računalnikom, prenosnim računalnikom, tablicam in pametnim telefonom.
Izboljšajte svoje sposobnosti pri tipkanju, Microsoft Word in Excel
Razumevanje postavitve črk na tipkovnici in črk, na katerih počivate, je ključ (brez namena igranja) za hitro in natančno tipkanje. Preden oddate prijavo za delovno mesto, ki zahteva vpis kot zahtevano kvalifikacijo, opravite spletni tipkarski test, kakršen je na voljo v LiveChat. Preizkus na spletu bo meril vašo hitrost (besede na minuto ali WPM) in natančnost. Mnogi delodajalci cenijo natančnost nad hitrostjo. Na primer, če vnesete 100 besed na minuto in je vaša natančnost samo 60 odstotkov, boste porabili nekaj časa za popravljanje napak. Prav tako si lahko prizadevate za tipkanje 50 WPM s 100-odstotno natančnostjo. Obstaja veliko spletnih vaj, ki vam bodo pomagale izboljšati svoje tipkarske sposobnosti.
Pisarniške veščine so danes sinonim za zmožnost uporabe aplikacij produktivnosti - kot so Microsoft Word, Excel in pogosto PowerPoint in Access - na računalniku. Vaše znanje o programih Microsoft Word, Excel in drugih programskih aplikacijah je deloma odvisno od tipkanja. Enako velja za vnos podatkov. Ko sestavljate korespondenco, poročila ali druga pisna gradiva v pripovedni obliki, boste verjetno uporabljali Microsoft Word. Preglednice, ki jih ustvarite, bodo zahtevale veščine vnosa podatkov in poznavanje Microsoft Excela, ki zahtevata natančnost, v nekaterih primerih pa tudi hitrost, odvisno od tega, kako hitro morate izdelati svoje delo. Izraz "vnos podatkov" se običajno nanaša na veščine s tipkovnico (tj. Tipkanje), ki vključujejo številke, skupaj z vašo stopnjo udobja z desno stranjo tipkovnice, ki je podobna stroju za dodajanje 10 ključev.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingTelefonska in pisarniška komunikacija
Sekretarji, administrativni pomočniki in receptorji so običajno odgovorni za pisarniške telefone, ki lahko segajo od ene telefonske linije do poslovnega telefona z več linijami ali telefonskega sistema, ki je podoben VoIP.
Ne glede na število telefonskih linij, na katere morate odgovoriti, je pravilno telefonsko ravnanje pomembno področje pisarniškega dela. Običajne telefonske dolžnosti uradnega delavca vključujejo jasen in profesionalen odziv na klicatelje, pa tudi vedenje, kako pravilno usmerjati in preusmerjati klice. Tudi če niste receptor, morate vedeti, kako se boste na klicatelje odzvali v primeru, da ste prejeli napačen klic. Če se prijavljate za neadministrativno stališče, ne navedite telefonskih veščin na svojem življenjepisu - preprosto se nanašajte na svoje pisne in verbalne komunikacijske spretnosti, ker je malo verjetno, da boste prejeli telefonsko službo. Po drugi strani pa, če vas zanima neupravniški položaj in ste rezervna recepcionarka ali če upravljate pisarniško osebje, navedite svoje znanje o zapletenih sistemih telefona ali telefonske centrale, tako da je jasno, da ste seznanjeni z opremo.
Opišite svoje pisarniške sposobnosti
Kako opisujete svoje klerikalne spretnosti in sposobnosti, je lahko odvisno od položaja, za katerega se prijavljate. Če je v delovnem razpisu posebej navedeno, da so pisarniške dolžnosti del dela, potem morate z vsemi sredstvi vašo življenjepis in prijavo vključiti v oddelek za "klerikalne spretnosti". V tem razdelku navedite programske aplikacije, ki jih poznate; če ste napredni uporabnik, vključite to v svoj opis. Če imate v teh aplikacijah usposabljanje ali certifikacijo, lahko to vključite tudi v opis svojih spretnosti ali v drug del svojega življenjepisa za usposabljanje in certificiranje. Poleg tega, če imate veliko število let izkušenj z uporabo nekaterih aplikacij, navedite tudi to.
Na primer, vaš življenjepis lahko navaja: "Microsoft Word - 10 let izkušenj, vključno z močno strokovnostjo, ki ustvarja kompleksna poročila, sestavljanje korespondence in uporabo funkcij za združevanje pošte za učinkovito ravnanje z množičnim pošiljanjem. Microsoft Excel - 8 let izkušenj, vključno s 3 leti z uporabo funkcij, kot so ustvarjanje multi-referenčnih formul, vrtilnih tabel in VLOOKUP. "
Če se prijavljate na delovno mesto, kjer niste del administrativne ekipe, ali če se ne prijavljate za pisarniško delo, razmislite o opisu tehnoloških spretnosti na način, ki se vam ne zdi, da ste računovodja, ki išče tajniško službo položaj. Na primer, če je napotitev na delovno mesto za računovodjo, ki pozna aplikacije za programsko opremo in produktivnost, v svojem življenjepisu ne navedite "Clerical Skills". Vključite kratek opis svojega znanja s posebnimi aplikacijami, kot so Microsoft Excel, Access in PowerPoint - to so pogosto aplikacije, ki jih morajo zaposleni v poklicnih vlogah udobno uporabljati. Še enkrat, če ste napredni uporabnik Excela ali ste prejeli usposabljanje ali potrdilo v aplikaciji, ki jo uporabljajo računovodje, jo vključite v svoj življenjepis. Glava »Aplikacije za produktivnost« ali nekaj podobnega lahko uporabite tako, da ni videti, da ste bolj osredotočeni na pisarniške vidike želenega posla, ne pa na kvalifikacije, ki jih prinesete na mizo za položaj višje ravni.
Upravni pomočnik Delovna mesta, ki zahtevajo klerikalne spretnosti
Vloge administrativnega pomočnika zahtevajo pisarniške veščine, čeprav delovno mesto ne sme izrecno navajati "Tu so duhovne veščine, ki jih potrebujete za delovanje v tej vlogi." Navedene delovne naloge so primeri nalog, ki zahtevajo pisarniške veščine. Tukaj je primer razpisa za delovno mesto upravnega pomočnika, ki zahteva pisarniške in pisarniške veščine:
Zavod za javno zdravje ABC išče upravnega pomočnika, ki podpira vodjo laboratorija za javno zdravje in pomaga pri vsakodnevnih dejavnostih laboratorijev za javno zdravje. Ta upravni pomočnik bo na sedmem nadstropju inštituta, da bi pozdravil obiskovalce, študente, profesorje in osebje. Poleg zagotavljanja najvišje ravni storitev za stranke bo ta oseba zagotavljala splošno pisarniško podporo za laboratorijske fakultete in osebje, hkrati pa bo vodji laboratorija za javno zdravje in izvršnemu direktorju inštituta za javno zdravje pomagala z različnimi upravnimi dejavnostmi in povezanimi nalogami.
Izvršni upravni pomočnik bo: dobrodošel, usmerjal in usmerjal obiskovalce; neposredne telefonske klice, sprejemanje sporočil in odgovarjanje na vprašanja o inštitutu za javno zdravje in laboratorijih za javno zdravje; pomoč pri naročanju, sprejemanju, skladiščenju in distribuciji pisarniških, laboratorijskih in učnih pripomočkov; pomaga pri drugih s tem povezanih administrativnih nalogah, kot so fotokopiranje, faksiranje in arhiviranje, če je potrebno; spremljati in obnavljati dnevno pisarniško opremo, vključno s potrebščinami, kot so papir in toner za kopirne stroje in tiskalnike; redno spremljajo sejne sobe, da zagotovijo, da so ustrezno založene s pisarniškimi potrebščinami in predstavitvenimi materiali; vzdrževanje čistoče in varnosti delovnega okolja v centralnem pisarniškem prostoru in drugih javnih prostorih v sedmem nadstropju; slediti varnostnim postopkom za zaposlene in zahtevati spoštovanje varnostnih postopkov za obiskovalce v pisarniških prostorih; dajanje naročil z uporabo postopka nakupa med službami in vzdrževanje obračunavanja naročil in porabe v celotnem sedmem nadstropju; rezervirati sejne dvorane za inštitut za javno zdravje; služijo kot glavna kontaktna točka za fakulteto in osebje laboratorija; vloži zahtevek za vzdrževanje pisarniške opreme in opreme; koordiniranje prevzema in dostave storitev čez noč in ekspresne pošte (npr. FedEx, UPS); in služijo kot primarna točka za stike za fakultete, obiskovalce in študente.
Zaposleni računovodja (neupravna), ki zahtevajo uradniške spretnosti
Prav tako obstajajo še druga stališča, ki niso vloge administrativnega pomočnika, ampak zahtevajo podobne pisarniške veščine, kot je računovodja zaposlenih. Ta vzorčna razporeditev delovnih mest za računovodjo zaposlenih ima več nalog, ki zahtevajo pisarniško znanje. Vendar pa niso posebej navedeni kot pisarniške ali pisarniške veščine. Na primer:
Računovodja zaposlenih v podjetju XYZ Industries bo odgovoren za pripravo vnosov v dnevnik, zaključevanje mesecev in ob koncu leta, usklajevanje bank, vzdrževanje osnovnih sredstev in uskladitev glavne knjige. Poleg tega boste sodelovali v skladnosti, pregledali razporede za postopke poročanja in sodelovali z našimi zunanjimi revizorji za četrtletne preglede in letne revizije. Glavne odgovornosti - pripraviti vnose v dnevnik in usklajevanja računov, vključno z, vendar ne omejeno na, gotovino, predplačane stroške in plačilno listo; izvede zaključek ob koncu meseca, vnose v dnevnik, brez nadzora; ohraniti knjigo osnovnih sredstev, amortizacijo in uskladitev; analizira izkaze poslovnega izida in bilance stanja ter sporoča ugotovitve vodstvu; sodelujejo pri pobudah na celotnem oddelku; pomagati pri zaključnih procesih ob koncu meseca, četrtletju in ob koncu leta, vključno s pripravo mesečnega finančnega zapisa; izvajati, vzdrževati in se držati notranjih kontrol po SOX in računovodskih postopkih, ki zagotavljajo skladnost z GAAP; poroča o finančnih podatkih in ga sporoči na uporaben in razumljiv način; upravljate z najemom in mesečnimi plačilnimi roki.
Zahteve po delovnih mestih vključujejo: dokazane analitične sposobnosti, kot so prepoznavanje težav, zbiranje ustreznih podatkov, pridobivanje veljavnih zaključkov in priporočanje izboljšav in korektivnih ukrepov; izkušnje z obračunavanjem in poznavanjem usklajevanja računov; prednostne izkušnje s terjatvami do kupcev, pa tudi strokovnost z Microsoft Excelom; temeljno znanje o vpisih v dnevnik in izkušnjah s plačilnimi računi; organizacijske, pisne in verbalne komunikacijske spretnosti; in sposobnost za delo v preglednicah in podatkovnih bazah; predanost in potrebna znanja za izpolnjevanje kritičnih poslovnih rokov.
Nikoli ne podcenjujte ustreznosti uradniških izkušenj
Ne glede na to, ali se prijavljate za upravnega pomočnika ali kot odvetnika v sodnem postopku, ne podcenjujte pomena pisarniških veščin ali pisarniških izkušenj. Poznavanje poti v pisarniškem poslovanju in pisarniških veščinah je koristna kvalifikacija za vsako delo. Vaše poznavanje pisarniških procesov in kako jih upravljati je seveda bistveno v upravni vlogi. Če se prijavljate za vlogo, za katero se pričakuje, da boste nadzorovali uradnike, potrebujete vodstvene sposobnosti, vendar je razumevanje pomembnosti pisarniških veščin dragoceno tudi zato, ker lahko usklajujete delovne obremenitve in upravljate delovna pričakovanja drugih, ki vam poročajo. Poleg tega ima v neadministrativni ali neklerični vlogi pisarniško znanje tudi, da ste sposobni za člane ekipe, če upravni pomočnik ali tajnik ni na voljo ali ne delajo na drugih prednostnih nalogah.
