Za lastnike malih podjetij je ustvarjanje politike socialnih medijev učinkovit način za pomoč zaposlenim pri interakciji s strankami, pojasnitev vaših tržnih sporočil in zaščito vaše verodostojnosti na spletu. Oglejmo si, kako ustvariti politiko socialnih medijev.
Kaj je politika socialnih medijev?
Tu je ena definicija:
»Pravilnik o družabnih medijih je niz smernic, ki opisujejo, kako naj zaposleni sodelujejo s strankami na spletu.«
Na splošno večina pravilnikov določa smernice za:
- Spletni dnevniki podjetij
Ne pozabite, da za vsako družabno spletno mesto ni treba ustvariti posameznih pravilnikov. Namesto tega lahko ustvarite dokument glavnega pravilnika in razvijete kratka poglavja za vsako določeno spletno mesto. To olajša upravljanje dokumenta in nadzor nad spremembami.
Priročniki za zaposlene in politika socialnih medijev
Iz enega zornega kota lahko politiko socialnih medijev razvijete kot podmnožico priročnika za zaposlene. To pomeni, da so smernice za interakcijo na spletu, ko se nekdo pridruži podjetju, zajete v tem poglavju v priročniku.
Lahko pa ustvarite samostojen dokument in se po potrebi obrnete na priročnik za zaposlene. S tem se število besed zmanjša, saj lahko na primer v tem dokumentu navedete pravne informacije in politike HR.
Kako začeti
Podobno kot mnoge stvari je tudi prvi korak najtežji del politike socialnih medijev. Kje začnete? Eden od pristopov je pregledati podjetja v vašem sektorju, preučiti njihove politike (mnogi so javni) in jih uporabiti kot gradnike za vaše dokumente.
Ko pregledujete pravilnike, upoštevajte naslednje:
- Tone - Ali je politika formalna ali uporablja bolj sproščen pogovorni stil? Kateri je po vašem mnenju najboljši? Nekateri dokumenti uporabljajo besedne zveze, kot je „Uporabnik…“, ki zveni malo ostro. Poskusite sprejeti ton, ki je profesionalen, koristen in spoštljiv.
- Dolžina - Nekatere politike so zelo kratke, druge pa so zgoščene in se berejo kot pravni dokumenti. Spet si oglejte, kaj vam najbolj ustreza. Ni prav ali narobe.
- Raven informacij - Nekatere politike zagotavljajo splošne smernice, medtem ko druge zagotavljajo podrobnejše informacije, na primer podrobnejše informacije o tem, kako se odzvati na negativni komentar na spletnem dnevniku podjetja.
- Področje uporabe - Ali politike pokrivajo socialne medijske mreže na individualni osnovi ali pa imajo širši pristop? Kateri pristop bi najbolje deloval za vaše podjetje? Katero bi bilo lažje upravljati?
- Uporaba - Ali lahko vidite svoje osebje, ki uporablja te dokumente? Če ne, zakaj? Poiščite primere, ki jih uživate v branju in za katere menite, da bodo dobro delovali za vašo ekipo.
Ustvarjanje osnutka dokumenta
Če vas ideja o pisanju politike socialnih medijev napolni z grozo, potem vzemite srce. Ni tako težko in pokazal vam bom, zakaj. Na enak način, kot ga Rim ni zgradil v enem dnevu, bo ustvarjanje vaših dokumentov o politiki trajalo nekaj časa… ampak boste prišli tja. Trik je, da ga razdelimo na obvladljive naloge - na primer, eno politiko na teden.
Začnimo na primer s pravilnikom za vašo Facebook stran:
- Namen - Opišite namen te politike v enem stavku. Poskrbite, da bo osredotočen in odstranite vse dvoumnosti. Napišite pozitivni ton.
- Cilji - Opišite, kako bo ta pravilnik bralcem (tj. Vašim zaposlenim in oboževalcem Facebooka) pomagal pri interakciji.
- Politika - Napišite kratko politiko, ki opisuje vaša pričakovanja, stališča in dejanja, ki jih lahko sprejmete, če bodo te smernice kršene.
- Stiki - Vključite kontaktne podatke, če bralec potrebuje pojasnilo.
Pomoč ali ovira?
Zakaj toliko ljudi meni, da so politike socialnih medijev slaba stvar? Glavni razlog, zakaj politike ne delujejo (ali imajo slab ugled), je, da zaposlenim otežujejo opravljanje svojega dela. Morda to ni povsem res, toda za mnoge zaposlene te politike občutek kot vdor in še eno pravilo. Kako lahko to zaobidete?
Mislim, da je to beseda politike ki razburja ljudi. Če je temu tako, spremenite ton dokumenta in se nanje nanašajte kot na smernice, navodila in primere, da bi svojim zaposlenim zagotovili več zaupanja pri interakciji na spletu. Potem, ko ste oblikovali politike, organizirajte neformalno delavnico in predstavite dokument. Ne pozabite, da večina zaposlenih želi svoje delo dobro opraviti. Vendar se včasih razočarajo, ko morajo spremeniti način opravljanja vsakodnevnih nalog. Delavnica naj bi zmanjšala njihovo tesnobo in jim dala smer, ki jo potrebujejo.
Ko začnete sejo, opravite naslednje:
- Predpostavke - Odstranite vse domneve ali nesporazume, ki jih lahko imajo o politikah.
- Primeri - Peljite jih skozi vzorčne politike, da bodo razumeli, kako se ta politika nanaša na njihovo vlogo.
- Scenariji - Srečanje naj bo praktično z razpravo o scenarijih, kjer jim bodo politike pomagale.
Scenarijski del delavnice je zelo pomemben. Pokaži primere iz resničnega sveta, kjer lahko družbeni mediji povzročajo težave, kot so:
- Osebje, ki po naključju deli zaupne informacije
- Odzivanje na negativne komentarje in plamenske vojne
- Opombe na spletnih straneh konkurentov
Nato pokažite, kako učinkoviteje upravljati te težave. Vaši zaposleni bodo videli vrednost dokumentov in bodo bolj nagnjeni k njihovi uporabi.
Objavi
Ko dokončate dokumente pravilnika, pošljite dokument PDF vsem zaposlenim. Vprašajte jih, naj ga preberejo previdno in odgovorite, če so opazili vrzeli, napake ali napake. Nato objavite pravilnik na svojem spletnem mestu, blogu in drugih kanalih v družabnih omrežjih. Ne pozabite dodati datuma, številke različice in lastnika dokumenta, da boste lahko spremljali spremembe dokumentov.
Monitor
Razvoj politik je proces izpopolnjevanja. Vsakih šest mesecev pregledajte dokumente in jih po potrebi posodobite. Če ste na primer zagnali spletno mesto za mobilne naprave, lahko v dokument vključite pravila za to. Še pomembneje, poglejte povratne informacije, ki jih dobite od svoje ekipe, in si oglejte, kako se to lahko uporabi za izboljšanje besedila.
Zaključek
Pisanje prvega pravilnika o družabnih medijih je lažje, kot si mislite. Oglejte si ga kot majhen projekt, ki ga boste obravnavali v naslednjih štirih tednih. Ustvarite ekipo z dobrim pisnim znanjem in poznavanjem socialnih medijev, nato pa si prizadevajte za rok.
Če ste že napisali pravilnike za družabne medije, kaj je za vas najtežji del postopka? Ko ustvarite pravilnike, kako jih izvajate?
Slika Dirk Ercken / Shutterstock
14 Komentarji ▼
