Memorandum ali memorandum je dokument, ki se uporablja za komunikacijo znotraj organizacije. Ta vrsta dokumentov običajno sporoča probleme ali obvestila članom organizacije, prepriča druge, da ukrepajo ali prosi za povratne informacije. Zapisi so nujno kratki in jedrnati ter sledijo določeni obliki. Skoraj vsa strokovna področja uporabljajo sporočila za komuniciranje; učenje poklicnega pisanja je pogosto pomembno za poklicni uspeh.
$config[code] not foundPred pisanjem dejanskega dokumenta zabeležite splošno predstavo vaše beležke in ciljne skupine. Obravnava občinstva je zelo pomembna pri pisanju beležk. Na primer, če vprašanje zadeva le majhno skupino ljudi, ne obračajte beležke na celotno organizacijo. Razmislite o jeziku, ki je primeren za celotno občinstvo. Sporočilo lahko drugače sporočite nadrejenim kot podrejenim.
Izpolnite razdelek z glavo. Vsi beležki morajo imeti iste dele. Najprej bo v razdelku »To« vseboval ime sprejemnikov. Na primer: »Za: John Smith« ali »Za: Smith Co. Pod vrstico “To:” vnesite vrstico “Od:” s svojim imenom. Neposredno pod vrstico »Od:« je razdelek »Datum:« z datumom, ko je napisana beležka. Meseci so pogosto skrajšani; Februar postane »februar«. Nazadnje vključite vrstico »Zadeva:« z določenim naslovom, ki bo pokazal, za kaj gre.
Naslednje napišite svoje sporočilo; cilj je le stran. Vaš prvi stavek mora jasno navajati namen in kontekst beležke. Nato, če je primerno, na kratko pojasnite ozadje dogodka, situacije ali okoliščin predmeta. Sledite, razložite, kaj želite ali pričakujete od prejemnikov. Če je beležka nujno daljša od strani, lahko za namene jasnosti vključite kratek povzetek odstavka na koncu sporočila.
Zapri z vljudnim koncem. Bodite prepričani, da se zahvalite prejemnikom za njihov čas pri branju beležke in povabite razpravo ali komentarje o vsebini samega beležke.
Po zaključku vključite vrstico »Priloženo:«, če želite z beležko priložiti dodatne dokumente. Na kratko navedite naslov prilog v tej vrstici, na primer »Priloženo: Nadaljuj«.
Preglejte svoj dopis, da izrežete vse informacije, ki so odveč, in poenostavite besedne stavke. Cilj spomina je kratkost.
Preverite svoje beležke za vprašanja črkovanja in slovnice. Zapisi se običajno štejejo za strokovne dokumente. Neprevidne napake in nepazljivost slovnice se lahko slabo odražajo na pisatelja.
