Sistemi arhiviranja vzpostavijo pisarniške postopke, ki organizirajo informacije v skladu z doslednimi pravili, ki olajšajo iskanje informacij. Sistemi arhiviranja organizirajo dokumente, ki jih drugi posamezniki in organizacije pošljejo podjetju, zapise o notranjih dejavnostih družbe in zapise informacij, ki jih družba pošlje drugim podjetjem in posameznikom.
Mapa Prejeto in V pošiljanju
Pred pošiljanjem so shranjeni odhodni dokumenti. Odhodni dokumenti vključujejo odhodno pošto, fakse ali dokumente za skeniranje in pošiljanje e-poštnih sporočil osebam zunaj organizacije. Mapa Prejeto vsebuje vhodne dokumente, preden se vnesejo ali razdelijo interno. Ti dokumenti vključujejo zapise; dokumenti, ki podrobno opisujejo nov projekt, pobudo ali stranko; in dokumente, ki prihajajo po pošti. Nekateri nabiralniki imajo dva odseka. V enem delu so dokumenti, ki imajo obstoječe datoteke, drugi del pa vsebuje dokumente, ki potrebujejo novo datoteko.
$config[code] not foundDatoteke in kategorije
Datoteke so mape, ki vsebujejo informacije, ki pripadajo skupaj glede na ime, datum, predmet, lokacijo, projekt ali druge podatke. Več datotek je razvrščenih po kategorijah. Pogosto se tem kategorijam dodeli barva, za preprostejše sklicevanje na te kategorije pa se uporabljajo barvno označene mape ali nalepke. Sistemi arhiviranja vzpostavijo logično postavitev posameznih datotek znotraj kategorije. Na primer, zdravniška pisarna ima lahko barvno označene kategorije, ki ustrezajo vsaki črki abecede za priimke bolnika. Drugi sistemi arhiviranja urejajo datoteke po predmetnih, številčnih, geografskih in kronoloških kategorijah in položajih.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingKorespondenca
Vhodna pošta je shranjena v datotekah, ki se nanašajo na informacije v dokumentih. Podjetja dajejo kopije odgovorov na vhodno pošto v isti datoteki kot originalni vhodni dokumenti. Nekatera podjetja žigosajo fotokopije izpolnjenih odgovorov, da jih razlikujejo od odgovorov, ki še niso bili dostavljeni. Prav tako se fotokopije izhodnih dokumentov hranijo v datotekah, ki se nanašajo na informacije o dokumentih in so shranjene v isti datoteki kot vsak odgovor, ki ga je družba prejela na te dokumente.
Notranja distribucija
V mapi »Prejeto« so dokumenti, ki so razdeljeni znotraj organizacije, vključno s pošto za posamezne zaposlene, beležke in druge fizične dokumente, ki jih prejmejo posamezni zaposleni. Notranji dokumenti prejetih sporočil se razdelijo zaposlenim tako, da dokumente postavijo v škatle za zaposlene, včasih pa jih skenirajo ali faksirajo na oddaljene zaposlene.
Ključ za arhiviranje
Če ni obstoječe datoteke, ki logično ustreza novemu dokumentu, se ustvari nova datoteka za shranjevanje. Prav tako se ustvari nova kategorija za nov dokument, če ne obstaja nobena obstoječa kategorija, ki bi ustrezala dokumentu. Datotečne tipke predstavljajo indeks za sistem arhiviranja. Datotečni ključi navajajo in kodificirajo vse kategorije v zbirki podatkov in označujejo, kako so informacije organizirane v vsaki kategoriji. Vsakič, ko se ustvari nova kategorija, se ključ za datoteko posodobi in razdeli ostalim zaposlenim ali prikaže na osrednji referenčni točki.
