V zadnjem stolpcu sem pisal o novem bralniku e-knjig Amazon Kindle in dejal:
$config[code] not found"Vsi smo bili nestrpno čakali, da se bodo uresničile napovedi pisarne brez papirja, vendar se zdi, da je ta obljuba iluzija, ki je bolj izmuzljiva kot kdajkoli prej."
Toda morda je na vidiku pisarna brez papirja. Ja, prisluhnil sem tistim, ki še vedno govorijo, da je brezpapirna pisarna še vedno sanje. Mislim pa, da je ključno, da si prizadevamo za napredek pri odpravljanju papirja, in ne za popolnost pri doseganju tega končnega cilja. Pravi sistem za upravljanje s podatki lahko združi praktičnost papirja s hitrostjo novih informacij in tehnologije.
Kot podjetniki in lastniki malih podjetij želimo odpraviti količino papirja, ki ga uporabljamo, ker preprosto zahteva preveč časa (in denarja) za proizvodnjo, organizacijo in povračilo. S tem bi lahko prihranili veliko denarja in vam pomagali, da bi tudi vi zaslužili več denarja.
Zaradi sedanjega širjenja informacij, informacije moramo dati na razpolago sebi in drugim s hitrostjo današnjega sveta.
Oglejte si, kako se v vašem podjetju obdelujejo papir in datoteke.
Če ste kot jaz, bi bil tako drzen, da bi predlagal, da vas to, kar boste našli, ne bo osrečilo.
Morda imate najbolj organizirano pisarno na svetu, vendar se čas, ki je potreben za sistematizacijo vaše evidence in vzdrževanje te metode organizacije, prevede v resnične dolarske ure, ki se lahko porabijo za raziskave in razvoj ter trženje.
Ali uporabljate „pilote“ sistem vložitve, da stvari ostanejo urejene, da boste točno vedeli, kje je vse? Razmislite o fizičnem neredu, ki ga povzroča, pa tudi o krivdi, ki jo čutite, ker vedno čutite potrebo po tem, da "greste" skozi te hrpe - in vsaj zagotovite, da niste kaj pozabili.
Če papirne datoteke pokopljejo vašo pisarno, je lahko »brez papirja« dobra izbira. Toda kaj točno pomeni, da za vaše podjetje ne gre brez papirja? Vključuje sprejemanje odločitve in ne vrnitev nazaj. Pomeni pridobivanje vseh datotek, skeniranih v računalnik, in usposabljanje osebja za uporabo digitalnih datotek.
Zdaj je mogoče tiste dokumente, ki so jih nekoč pošiljali iz enega sodelavca v drugega ali iz vašega podjetja v odjemalca ali perspektivnega odjemalca, gledati povsod, kjer so potrebni. Vaše podjetje lahko samo prihranite veliko ur in neskončnih dolarjev v produktivnosti in učinkovitosti.
Resnica je, da bo vaša pisarna vedno uporabljala papir. Izraz „brezpapirno“ je previsok standard, ki ga je treba doseči. Nekateri ljudje morajo natisniti stvari, da jih preberejo. Tiskali boste stvari, ki jih boste nosili s seboj in jih prikazovali drugim osebam. Vsaka predstavitev ni prilagojena PowerPointu. Teh tiskalnikov se ne boste znebili.
Vendar pa se boste, ko skenirate datoteke v računalnik in ustvarjate nove datoteke v računalniku, in potrebo, da te datoteke nenehno organizirate, znebite omaric za arhiviranje ali vsaj nekatere od njih.
Tukaj so 4 stvari, ki jih je treba upoštevati pri brezpapirnem:
1. Pri skeniranju datotek je nujno potreben skener za dokumente.
2. Pri shranjevanju datotek je najboljši in najbolj splošno sprejemljiv način PDF ali prenosni dokument. To je stabilna oblika, ki datoteko ohranja tako, kot je videti na papirju. Lahko ga preberete na spletu ali natisnete, zavzame malo prostora in je preprosto ustvariti s programsko opremo, ki jo ponuja Adobe.
3. Če datoteke digitalizirate, boste potrebovali trdi disk, namenjen shranjevanju novega »omarice s podatki«, in dober sistem za varnostno kopiranje podatkov. Tehnični strokovnjaki predlagajo dve prenosni trdi diski. Vsak teden se vrnete nazaj do drugega in varnostno kopijo odnesete na drugo lokacijo, kot je bančni depozit.
4. Če vaših računalnikov nimate v lokalnem omrežju (LAN), jih boste morali priklopiti, da bodo lahko vsi dostopali do datotek. Nastavitev brezžičnega omrežja stane približno 25-50 dolarjev na računalnik, plus $ 75-100 dolarjev za “vozlišče” ali centralni usmerjevalnik za štiri računalnike.
Večina ljudi nima težav pri pregledovanju digitalnih datotek in njihovem vzdrževanju. Kar imate težave z vašimi zaposlenimi, se navadite na nov sistem vodenja evidenc in upravljanja informacij. Spravite vse na krov v smislu datotečnih protokolov. Kako naj bodo imeniki označeni? Kako naj se datoteke imenujejo? Bistveno je, da vsi uporabljajo iste standarde. Odločite se, kaj bodo to, in natisnite kopije za vse. Na voljo je kopija v omrežju podjetja.
Biti brez papirja je stvar izbire: to je zavesten življenjski slog in odločitev glede načina dela. To je tisto, ki lahko popolnoma poviša vašo produktivnost, učinkovitost in učinkovitost ter zmanjša količino odpadkov, ki jih vsak od nas proizvaja.
Ste se odločili, da greste brez papirja?
* * * * *
