Uradno osebje služi kot podpora oddelkom v podjetju. Opravljajo široko paleto nalog in obvladujejo večino dokumentov, ki prihajajo v podjetje. Pisarniško osebje v pisarni odgovarja na telefone in pozdravlja obiskovalce. Obdelujejo dokumente in dokumente na ustreznih mestih.
Front Desk in dajatve na recepciji
Veliko pisarn je opremljenih s receptorji in pomočniki, ki odgovarjajo na telefon in prikazujejo dohodne klice. Morajo vedeti informacije o podjetju, da bi odgovorili na vprašanja, ki prihajajo. Usmerjajo klice in sprejemajo sporočila, ko osebje ni na voljo. Mnoga podjetja prejemajo velike količine telefonskih klicev, receptorji pa morajo biti sposobni pravilno in učinkovito ravnati z njimi. Osebje na recepciji pozdravlja vse obiskovalce, sodelavce in stranke, ki obiščejo podjetje. Prikazujejo in morajo takoj določiti, kateri tip dostopa bo obiskovalec potreboval. Odgovorni so za vzpostavitev stika z varnostjo, ko mora obiskovalec biti pospremljen iz stavbe.Nekateri zaposleni vodijo dnevnike sestankov z informacijami o tem, kdo jih lahko pričakuje ob določenem času in kje jih pošlje.
$config[code] not foundRavnanje s papirjem
Naloge, ki vključujejo papirje, se razlikujejo glede na naravo podjetja. V medicinskih ustanovah je treba ustvariti, posodobiti in arhivirati zapise; pridobiti je treba podatke za zaračunavanje; in dokumentacijo o zavarovalnicah izpolnili in vložili. V pravni pisarni bo morda potrebna priprava dokumentacije za odvetnike; nekateri odvetniki lahko vodijo pisarniško osebje za izvajanje raziskav z uporabo pravnih revij. V izobraževalni ustanovi lahko uradno osebje posodobi evidenco študentov in spremlja urnike razredov. Nekateri zaposleni bodo morda morali posodobiti informacije o plačah in plačati račune. Drugi referenti bodo morda morali v računalnik vnesti račune, naročila in drugo računovodsko dokumentacijo. Vnašanje in skeniranje dokumentov so druge skupne pisarniške funkcije. Uradno osebje obdeluje tudi dohodno in odhodno pošto.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingUsklajevanje in razporejanje
Nekateri pisarniški uslužbenci služijo kot podpora vodstvu podjetja. Ti uslužbenci usklajujejo konferenčne klice in lahko služijo kot nadzorniki za drugo uradno osebje. Za določanje prednostnih nalog lahko pregledujejo dopise, pisma in drugo dohodno korespondenco. Pripravljajo dnevne rede za prihodnja srečanja in prepisujejo vse potrebne informacije s sestankov in konferenčnih klicev. Narekujejo narekovanje pisem in beležk ter organizirajo vse potrebne dokumente v datotekah. Načrtujejo in usklajujejo vse potovalne ureditve za upravljanje in lahko rezervirajo hotele, najem avtomobilov in restavracije.
Pisarniška oprema
Uradno osebje običajno upravlja pisarniške potrebščine v skladišču podjetja. Morda bodo morali naročiti papir, kartuše s črnilom, pisala, svinčnike, spominske ploščice, označevalce, ovojnice, pisma in druge potrebščine, potrebne za vodenje podjetja. Pokličejo vzdrževalna podjetja, da po potrebi preverijo telefakse in tiskalnike. Nakup nove pisarniške opreme in namestitve je praviloma odgovornost nekoga v pisarni.
Informacije o plačah 2016 za sekretarje in upravne pomočnike
Po podatkih ameriškega urada za statistiko dela so sekretari in upravni pomočniki leta 2016 prejeli povprečno letno plačo 38.730 $. Sekretarji in administrativni pomočniki so na nižji ravni zaslužili 25 odstotkov plače v višini 30.500 dolarjev, kar pomeni, da je 75 odstotkov zaslužilo več kot ta znesek. 75-odstotna plača je 48.680 dolarjev, kar pomeni 25 odstotkov več. V letu 2016 je bilo v ZDA kot sekretarjev in administrativnih pomočnikov zaposlenih 3.990.400 oseb.
