Vodenje zapisnikov med vašimi varnostnimi sestanki je zelo pomembno. Poleg tega, da vam pomaga slediti zgodovini vašega podjetja, se lahko zapisnik uporabi tudi na sodišču, če se proti vašemu podjetju sproži kakršna koli tožba. Spodaj so navedeni koraki za ustvarjanje minut.
Odločite se, ali boste zapisovali svoj grob osnutek zapisnika s pisalom in papirjem ali na prenosnem računalniku. Konec koncev bo dobro imeti vsaj dve kopiji zapisnika, če ena kopija manjka ali je pomotoma izbrisana.
$config[code] not foundZabeležite datum, kraj in člane, ki so prisotni za vsako sejo.
Na zapisnik priložite kopijo dnevnega reda. Če nimate kopije dnevnega reda, si zapišite načrtovani dnevni red sestanka.
Upoštevajte vse glasove, varnostne pomisleke, ugovore in prihodnje načrte. Če imate kakršna koli vprašanja o tem, kaj bi morda želeli vključiti ali kaj je v redu prezreti, vprašajte svojega nadzornika.
Po sestanku ponovno napišite in popravite svoje zapiske ter čisto vnesite ali natisnite čisto kopijo zapisnika.
Shranite minute na varno mesto. Dobro je, da shranite izvirne zapiske in kopije končnega osnutka zapisnika. Poskrbite, da imate varnostne kopije vseh digitalnih kopij minut.
