Kako napisati informativni dopis

Ena od odgovornosti uslužbencev, ki delajo na različnih ravneh vlade, je pisanje informativnih sporočil za oblikovalce politik, ki jih uporabljajo za izobraževanje o vprašanjih in jih usmerjajo pri oblikovanju protokolov, postopkov in zakonov. Kratka predstavitev je kratek povzetek vprašanja ali primera, ki bralcu ponuja poziv k ukrepanju. Uspešen dopis bralca prepriča, da ukrepa tako, da zagotovi konkretne dokaze, ki jih je lahko razumeti in ovrednotiti.

$config[code] not found

Začnite beležko s pisanjem "To:" in "From:" Vstavite ime pošiljatelja in prejemnika po dvopičjih. V naslednji vrstici vnesite datum, ko ste napisali beležko. Dokončajte ta del tako, da napišete "Subject:", ki mu sledi tema, na katero se sklicuje memo.

Podajte dejanje, ki ga želite brati v prvem stavku ali odstavku beležke.

Ohranite pozornost bralca s kratkimi, jedrnatimi odstavki, ki ne trajajo več kot 5 stavkov. Pri navajanju razlogov za ukrepanje navedite vse razloge v ločenem odstavku.

Uporabite empirične dokaze, da bralca prepričate o potrebi po predlaganem poteku ukrepanja. Navedite na primer statistične podatke o stanovanjih z nizkimi dohodki, ko iščete spremembo v določeni politiki določanja območij. Izogibajte se posploševanju, ki ga ne morete podpreti z dejstvi.

Opišite alternativne načine ukrepov ali politik, ki opisujejo prednosti in slabosti vsakega.

Izogibajte se nepotrebnim besedam ali formalnim izrazom, na primer "kot na naši razpravi", in tehničnem žargonu, ko navajate dejstva in številke. Uporabite preprost, neposreden jezik, ki ga lahko razume vsak bralec.

Uporabite aktivni glas, v nasprotju s pasivnim, v celotnem spominu, da spodbudite akcijo. Če dobro poznate prejemnika beležke, uporabite zaimke prve osebe, kot sta »I« in »mi«, ker je večja verjetnost, da bodo ljudje kaj storili za tiste, za katere menijo, da jih osebno poznajo. Takšne osebne povezave še bolj poudarite z uporabo kontrakcij, kot je »jaz«.

Ponovno poudarite potrebo po ukrepanju na koncu dopisa. Ne pozabite navesti, ali obstaja rok za ukrepanje, ki ga je treba izpolniti.