Tradicionalno arhiviranje papirja je bilo v veliki meri nadomeščeno ali podprto z shranjevanjem datotek v računalniških podatkovnih bazah. Obstajajo prednosti in slabosti tradicionalne prijave. Čeprav so papirne datoteke na dosegu roke in lahko dostopne, zavzamejo tudi veliko prostora in odpadnega papirja. Odločitev o tem, ali je tradicionalna zbirka podatkov prava za vas, je odvisna od vašega poslovanja. Pravna podjetja in podjetja, ki imajo zdravstvene kartoteke, lahko ugotovijo, da se njihove datoteke spremenijo ali rastejo tako hitro, da je tradicionalno arhiviranje papirja edini način, da sledite vsakodnevnim razvojem.
$config[code] not foundEnostaven dostop
Tradicionalna organizacija datotek je lahko dostopna. Datoteke so fizično na osrednji lokaciji. Če ne najdete nečesa, lahko porabite toliko časa, kolikor je potrebno, skozi vsako datoteko, dokler ne najdete točno tistega, kar iščete. Sposobnost ogleda, dotikanja in branja datotek, kadar koli je to potrebno, vam lahko pomaga razmisliti o tem, kako inovirati svoje poslovanje.
Lahko razumeti
Tradicionalne zbirke podatkov so običajno preproste za razumevanje. Datoteke je mogoče razvrstiti na več načinov, vključno po abecedi, po temah ali nizih veščin, številčno, po datumu, po lokaciji ali po pomembnosti. Tudi če na začetku ne razumete uporabljenega zbirnega sistema, ga lahko ugotovite tako, da pregledate datoteke in upoštevate njihove dejavnike.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingZastarel
Po drugi strani pa so bile tradicionalne papirne datoteke zamenjane v številnih organizacijah z računalniškim arhiviranjem. Več podjetij skenira in prenese svoje datoteke v pisarniške računalnike. S to metodo lahko delavci najdejo datoteke in jih takoj naložijo s programsko opremo za iskanje podatkovne baze, s čimer prihranijo čas in povečajo produktivnost.
Težko zaščititi
Tradicionalno organizirane datoteke je težko zaščititi. Požari ali druge naravne nesreče lahko uničijo datoteke, kar lahko povzroči izgubo poslovanja. Varnostno kopiranje tradicionalnih datotek je dolgotrajno in traja več ur kopiranja, označevanja in ponovne prijave.
Pomanjkanje prostora in učinkovitosti
Tradicionalna organizacija datotek se lahko izogne. Število datotek za organiziranje raste z vašim podjetjem; v podatkovni zbirki je lahko bolečina, da bi našli prostor za vse te dokumente. Prav tako lahko postane izziv učinkovito vložitev predmetov.
