Zakon o državljanskih pravicah iz leta 1964 zahteva, da se prošnje za zaposlitev hranijo vsaj eno leto. Če veste, da je prosilec starejši od 40 let, mora njegova prošnja potekati dve leti, v skladu z Zakonom o starostni diskriminaciji pri zaposlovanju. Državni zakoni bi lahko zahtevali celo daljše obdobje, da bi imeli na voljo podatke o kandidatih za zaposlitev. Zaradi državnih in zveznih predpisov je pomemben del poslovanja natančen sistem vodenja evidenc in arhiviranja kandidatov za zaposlitev. Morda boste morali pri teh prosilcih ponovno preveriti, če zaposleni, ki ste ga najeli, ne uspe.
$config[code] not foundUporabite programsko opremo za elektronsko upravljanje za ustvarjanje in shranjevanje aplikacij za delo. Več spletnih programov omogoča uporabnikom, da oblikujejo takšne elektronske obrazce kot prijave za zaposlitev. Ti obrazci za zaposlitev se pošiljajo in shranjujejo elektronsko in omogočajo brezpapirno shranjevanje. Ker večina aplikacij prispe po e-pošti, je to preprost način za shranjevanje gradiva v datoteke, ki ne zavzemajo fizičnega prostora. Z uporabo elektronskega delovnega toka, ki je shranjen v sistemu za upravljanje dokumentov v vašem podjetju, je potrebna varnost, zato nepooblaščeno osebje ne bo poskušalo datotek za zaposlitev. Nastavite računalnik tako, da vam samodejno pošlje opozorila, da vas opomni, kdaj naj se datoteke izbrišejo ali pregledajo.
Datoteke za osebje v aplikaciji za delo nastavite v papirnate mape. Načrtujte učinkovit sistem arhiviranja z uporabo barvnih map, shranjenih v predalih, policah ali omarah za datoteke. Natisnite življenjepise in prijave za zaposlitev, ki ste jih prejeli po elektronski pošti, in jih vložite z osebno izpolnjenimi vlogami ali po pošti. Vlagatelji se lahko vložijo po imenu ali številki socialnega zavarovanja v delih, ki jih določi vrsta zaposlitve. Na primer, prodajna opravila bi bila navedena v mapi z naslovom »Prodaja«, prosilci pa bi bili uvrščeni v vrstni red po priimku ali številčno z identifikacijskimi številkami. Datoteke zavarujte v zaklenjeni omari ali sobi.
Voditi evidenco vsaj štiri leta, če vas prosilec za delo toži za diskriminacijo. Komisija za enake možnosti zaposlovanja običajno zahteva, da zahtevate vsaj eno leto, vendar če se soočate s pravnimi postopki, EEOC priporoča, da se prošnje za zaposlitev ohranijo vsaj štiri leta. Če vaših aplikacij ne shranjujete pravilno, lahko EEOC zaračuna diskriminatorne najemne prakse ali kršitve evidenc.
Uničite prošnje za zaposlitev po končanem zakonskem obdobju. Vzpostavite sistem s opomniki za to. Obrnite se na IT oddelek, da pravilno odstranite vaše elektronske datoteke in odstranite vse aplikacije za papir. To je pomembno, ker datoteke s prijavami za zaposlitev vsebujejo osebne podatke, kot so številke socialne varnosti in podatki o zaposlitvi, ki morajo biti strogo zaupni.
