Način, kako se začne pismo, narekuje njegov ton. Formalna pisma se razlikujejo od osebnih, saj se uporabljajo predvsem v poklicnem kontekstu. Namen uradnega pisma je lahko drugačen, toda vedno je zaželeno, da se vi kot pisatelj zavedate sebe in prejemnika pisma. Obstaja vrsta konvencij, ki se nanašajo tako na jezik kot na obliko, ki te informacije posredujejo.
$config[code] not foundPomislite, kaj želite povedati. Jasno in jedrnato izražanje kaže osebi, ki prejme pismo, da ste prepričani o tem, kar govorite. Prav tako dokazuje, da ste premišljeni glede časovnih omejitev, ki jih bo verjetno imel. Napišite osnutek pisma, poudarite tisto, za kar menite, da so najpomembnejše informacije, in ga izrazite na najpreprostejši in najbolj neposreden način.
Vklopite računalnik in odprite program za urejanje besedil. Vpišite v pisavi Times New Roman velikosti 12 in uporabite razmik med vrsticami. Besedilo poravnajte na desno, tako da lahko v zgornjem desnem kotu strani vnesete svoje kontaktne podatke: ime na eni vrstici in naslov na treh vrsticah. Nato dodajte morebitne dodatne kontaktne podatke, na primer telefonsko številko ali e-poštni naslov, pri čemer poskrbite, da bo vsakemu posameznemu kontaktu dodal svojo vrstico v besedilu. Pustite razmik ene vrstice in nato napišite datum.
Pustite razmik med dvema ali tremi vrsticami in besedilo na levi strani. Začnite pismo z "Draga" in nato osebo naslov: Ms., gospa, gospod ali dr. In nato njihovo ime, sledi vejico. Če ne veste, kdo bo prejel pismo, lahko uporabite "Spoštovani gospod ali gospa," ali "Komu se lahko nanaša." Dvakrat pritisnite tipko Enter na tipkovnici in pustite presledek pred besedilom, kar pomeni, da je pismo bolj berljivo.
Pojdite naravnost do točke. Če ste spoznali osebo, s katero naslovite pismo, je običajna praksa, da jo obvestite, kje je; "Draga gospa X, spoznali smo se na konvenciji krtače v Tuscaloosi." V nasprotnem primeru je najbolje, da se neposredno obrnete na informacije, ki jih želite posredovati ali da ste odgovorili. Tu se sklicujete na svoj začetni osnutek: naročite vsebino svojega pisma glede pomembnosti informacij, ki jih imate, tj. Najprej postavite najnujnejšo skrb in postavite preostale pomisleke po prednostnem vrstnem redu. Konvencije o formalnosti, opisane zgoraj, omogočajo bralcu, da pozna vrsto pisma, ki ga prejme, tako da ni potrebe po dolgi preambuli.
Nasvet
Predstavljajte si, da prejemate pismo, ki ga pišete. Katere stvari bi vas obvestile, da je pismo formalno?
Uporaba pisma daje črki več gravitas in lahko prihrani čas za lahkotno urejanje.
Opozorilo
Ko sledite konvencijam za začetek uradnega pisma, ne dovolite, da vaš jezik postane neformalen, saj bo to za bralca nejasno.
