Žongliranje z več različnimi projekti in delo v smeri številnih rokov je lahko zastrašujoče. Dobro upravljanje časa in organizacijske sposobnosti so ključnega pomena, če želite uspešno upravljati prednostne naloge, hkrati pa omejiti ozka grla in stres. Čas morate delati za vas, če ga ne želite zapraviti. Spremljajte več projektov, ne glede na vašo industrijo, z uporabo nekaj preprostih, vsestranskih tehnik.
$config[code] not foundOdpravite okoljske dejavnike, ki pogosto povzročijo izgubo časa. Spletna stran Učinkovito Time Management Nasveti ugotavlja, da so trije skupni, vendar rešljivi časovno zapravljanje okoljskih dejavnikov so e-poštna obvestila, igranje telefonskih oznak in vodenje grdo delovno območje. Ko upravljate več projektov, izklopite obvestila po e-pošti. Namesto tega preverite e-poštna sporočila ob določenih časih, kot na primer vsaki dve uri. S tem se izognemo izgubi koncentracije in zagotovimo, da ostaneš na vrhu vsega, kar je pomembno. Izogibajte se zapuščanju neštetih neinformativnih sporočil »prosim, pokličite me nazaj« na telefonih za odgovor. Namesto tega pustite daljša sporočila, ki pojasnjujejo točno to, kar potrebujete. To daje osebi več, da gredo naprej in sprošča več časa za vas, da upravljate svoje druge projekte. Neurejene mize pomenijo čas, ki bi ga lahko porabili za upravljanje vaših prednostnih nalog. Tudi, ko ste zaposleni, pridite v navado, da imate dodeljeno mesto za vse in se izogibajte temu, da bi se junk kopičil okoli vas.
Prednostite projekte in roke. Takoj ko pride nov projekt, upoštevajte rok in glavne zahteve. Razmislite, kje se novi projekt ujema z drugimi, na katerih že delate. Morda boste morali takoj preusmeriti vašo pozornost na to. Ali pa boste morda morali sočasno delati na več projektih. Naredite redne sezname za sledenje, kaj je potrebno in kdaj. Če imate osnovni pisni pregled vsega, kar je potrebno, bo lažje ugotoviti, kaj je treba najprej narediti in učinkovito določiti prednostne naloge. Vzemite si čas, da pogosto ponovno ocenite svoje prednostne naloge, saj se lahko spremenijo. Bodite pripravljeni na prilagodljivost, da se boste lahko prilagodili spreminjajočim se okoliščinam.
Vsak projekt razdelite na naloge, ki jih je mogoče upravljati. To bo omejilo občutek preobremenjenosti s preveč dela. Morda boste ugotovili, da imajo različni projekti podobne komponente. V tem primeru je smiselno združiti te podobne naloge. Na primer, če želite poiskati slike iz baze podatkov za več kot en projekt, naredite oboje hkrati in prihranite čas, da se kasneje vrnete v bazo podatkov.
Preklopite projekte. Če imate veliko prednostnih nalog, s katerimi se ukvarjate, in se znajdete »zataknjeni« ali razočarani, poskusite preusmeriti pozornost na drug projekt. S tem, ko daje možganom počitek od tega, s čimer se spopada in se spoprijema z nečim drugim, po možnosti z uporabo različnih veščin, boste takoj zmanjšali raven stresa. Pogled na izvirni projekt z »svežim očem« pozneje vas bo prav tako spodbudil, da si ustvarite nove rešitve, o katerih prej ne bi pomislili v vašem frustriranem stanju duha.
Vzemite kratke počitke. Čeprav se vam zdi, da postajajo vse bolj uspešni, se ne boste odločili za uspešno upravljanje več projektov in dolgoročne roke. Če ste »na roli«, potem je verjetno najbolje, da se odpravite in izkoristite to do naslednje naravne premore vaše produktivnosti. Vstanite in se raztezajte redno ter vadite tehnike zmanjševanja stresa, kot je vadba z globokim dihanjem, če se počutite preobremenjeni.
