Čas je eden od najbolj dragocenih sredstev za lastnike podjetij. Ampak s tako veliko časa zapravljaš naloge na vašem seznamu opravil, morate prevzeti nadzor nad svojim delom ali pa bo prevzel nadzor nad vami. Na srečo lahko tehnologija pomaga.
$config[code] not foundTukaj je 10 skupnih nalog za zapravljanje časa za avtomatizacijo, da sprostite čas:
Razvrščanje e-poštnih sporočil
Preden se lotite odgovarjanja na e-poštna sporočila, jih lahko organizirate. Ena izmed najboljših učinkov, ki jih lahko naredite, je uporaba funkcij etikete, oznak in / ali map v vašem e-poštnem programu. Tako se lahko najprej lotite pomembnih e-poštnih sporočil in manj pomembnih (ali morda nikoli). Prav tako vam pomaga pri „pošiljanju“ e-poštnih sporočil za učinkovitost.
Nekatera sporočila lahko na primer zahtevajo takojšen odziv, drugi pa lahko čakajo. Ali pa se boste morda želeli osredotočiti na e-poštna sporočila, povezana z določenim projektom naenkrat. Te situacije so idealne za označene mape.
E-poštne platforme, kot je Gmail, lahko samodejno razvrščajo e-pošto v mape v skladu s pravili, ki jih določite. Tedenska glasila lahko na primer gredo v eno mapo. E-poštna sporočila od strank se lahko pošljejo v prednostno mapo ali označijo kot »pomembna«.
Odgovor na e-pošto
Ko je čas, da se odzovete na e-pošto, obstaja verjetnost, da bodo nekateri odgovori enaki ali vsaj podobni. Na primer, lahko pošljete podobne odgovore na poizvedbe potencialnih strank ali splošne javnosti.
V teh primerih lahko prihranite veliko časa z uporabo pripravljenih odgovorov v Gmailovih ali e-poštnih predlogah v Outlooku.
Objavljanje v družabne medije
Pomembno je, da se osebno vključite v družabne medije - in tega ne smete preskočiti. To pa ne pomeni, da morate narediti vsako stvar ročno.
Ko objavljate splošne posodobitve, povezave ali podobno vsebino, lahko aplikacije za razporejanje, kot so medpomnilnik in hootsuite, pomagajo pri varčevanju s časovnim razporejanjem objav v tednu. Namesto, da greste naprej in nazaj med spletnimi mesti in aplikacijami, upravljate vse z ene nadzorne plošče.
Blogging platforme, kot so WordPress in e-trgovanjem straneh, kot Etsy ponujajo tudi možnosti za samodejno objavljanje novih povezav ali izdelkov na social media straneh.
Nazadnje, če želite spremljati vsebino tretjih oseb za svoje spremljevalce, storitev, kot je $ 99 socialnih virov in objavlja vsebino v svojih računih za družbo, po vaših navodilih. To vas bo osvobodilo dela na socialni strategiji in ne na izvedbenih podrobnostih.
Razporejanje sestankov
Ste že kdaj šli naprej in nazaj, da bi načrtovali sestanke z več zaposlenimi ljudmi - ki se trudijo najti datum in čas, ki deluje vsi koledarje? To je lahko frustrirajuće.
Če načrtujete veliko sestankov, lahko vsako leto preživite ure na tej izgubi časa. Namesto tega, zakaj ne bi izvajali spletne aplikacije za razporejanje, kot je ScheduleOnce?
Na aplikacijo preprosto povežete obstoječi koledar. Dobra aplikacija za časovno načrtovanje se bo povezala s priljubljenimi koledarji, kot sta koledarji Outlook in Google. Nato povabite tretje osebe, da se povežejo s spletom in si ogledajo, kaj je na voljo v vašem urniku, ter izberite datum in čas, ki je primeren za njih.
Nekateri pametni ljudje celo vsebujejo povezavo do svojega spletnega koledarja v svojih e-poštnih podpisih - kar pomeni še en korak iz procesa.
Izogibali se boste zapravljanju časa in primerjali e-poštna sporočila. Razporejanje sestankov ni bilo nikoli tako preprosto kot pri aplikaciji za razporejanje.
Pošiljanje periodičnih računov
Če naročnikom ali strankam zaračunavate isti znesek vsak mesec, lahko to preprosto avtomatizirate. Nekatere računovodske programske opreme, kot je Xero, lahko nastavite tako, da redno izdajate redne račune. Nekateri sistemi pošiljajo tudi opomnike, če račun ni plačan pravočasno.
Ali morda imate stranke na ponavljajočih se načinih zaračunavanja kreditnih kartic, kot je na primer za naročnine. V tem primeru uporabite nekaj takega, kot je Freshbooks ali PayPal, da bremenite kartico stranke vsak mesec.
Mnoga mala podjetja žal obžalujejo pošiljanje in spremljanje računov. Avtomatizacija prihrani čas, seveda. Prav tako je manj verjetno, da bo ta pomembna naloga padla skozi razpoke.
Avtomatiziranje poročil o prometu spletnih mest
Eden najboljših načinov za učenje, kako privabiti več prometa na spletni strani, je boljše razumevanje obstoječega prometa. Morate vedeti, kaj danes deluje - in kaj ne. Z drugimi besedami, morate imeti dober ročaj o tem, kaj obiskovalci iščejo, kako so prišli do vašega spletnega mesta, in kaj delajo, ko pridejo tja. Pomembno je, da to občasno pregledate, da izmerite napredek.
Vendar pa je za prebiranje ogromnih količin podatkov iz storitve Google Analytics potreben čas. In morda boste odlašali.
Namesto tega vzemite čas - enkrat - za pripravo poročil o ključnih statističnih podatkih. Nato jih pošljite po e-pošti in / ali drugim v vaši skupini enkrat tedensko. Lahko jih pošljete kot PDF ali kot preglednico CSV.
Ta ponavljajoča se poročila o prometu storitve Google Analytics bodo dolgoročno prihranila ogromen čas. Namesto da bi obiskali nadzorno ploščo storitve Google Analytics in ročno preiskali podatke (če se spomnite!), Boste vsak teden dobili poročilo, ki ga lahko hitro pregledate ali pokrijete na sestankih skupin.
Upravljanje komunikacij s podporo strankam
Mala podjetja se nagibajo k doseganju točke, ko ravnanje s strankami zaradi rednih e-poštnih sporočil postane nezanesljivo. Na koncu kopirate in prilepite informacije iz e-poštnih sporočil v druge sisteme programske opreme, kot je sistem za vnos naročil ali baza podatkov stikov.
Še huje, pomembne komunikacije se zakopljejo v poštni predal enega zaposlenega. Drugi v podjetju nimajo vidnosti, razen če se spomnite, da ročno pošljete sodelavce, da bi jih obdržali v zanki.
Programska oprema za pomoč uporabnikom, kot je Groove, je lahko rešilno sredstvo. Sistemi za pomoč uporabnikom ali sistemi za izdajanje vozovnic omogočajo komunikacijo s strankami v eno osrednje mesto in samodejno obveščajo vse ustrezne člane skupine.
Nato pojdite še bolje - uporabite orodje, kot je Zapier, da vključite komunikacijo s podporo strankam z drugimi sistemi, ki jih uporabljate. Uporabite Zapier za pošiljanje sporočila vaši računovodski programski opremi (npr. Za posodobitev podatkov o stiku s strankami). Ali pa ga pošljite v svoj sistem vodenja projekta (na primer, če je potrebno posebno vzdrževanje računa).
S povezovanjem z drugimi sistemi se boste izognili podvojenim vnosom podatkov ali še hujšim posledicam zmede in napak.
Avtomatiziranje sledenja marketingu Emails
Programi za avtomatizacijo trženja, kot je Infusionsoft, lahko majhnim ekipam pomagajo pridobiti vzvod. Za vsako stopnjo lahko nastavite oglaševalske akcije z vrsto komunikacij.
Recimo, da na vašo spletno stran pride možnost in izpolni obrazec za prenos brezplačnega bele knjige. Lahko pošljete vrsto nadaljnjih komunikacij, ki bodo gojile to vodilo - brez vsakokratnega ročnega zagona e-pošte. To je vzvod!
Izpolnjevanje spletnih obrazcev
Kadar koli se želite prijaviti za novo spletno platformo, storitev, glasilo ali karkoli, kar zahteva registracijo, verjetno izpolnite obrazec.Izpolnitev ene oblike tukaj ali tam ni velika stvar. Toda skupaj dodajo eno od časa zapravljanja nalog v vašem življenju.
Programi, kot je Roboform, lahko samodejno zapolnijo te obrazce. Ne boste morali večkrat vnašati istih podatkov.
Varnostno kopiranje podatkov
Vaši podatki so eno najpomembnejših sredstev, ki jih ima vaše podjetje. Zato so redne varnostne kopije tako pomembne. Toda ljudje pozabijo ali preprosto ne vzamejo časa, da redno opravljajo to nalogo.
Storitve v oblaku, kot sta Carbonite in Dropbox, ponujajo rešitve, ki bodo samodejno varnostno kopirale datoteke v oblak.
S storitvijo Google Drive in Microsoft OneDrive lahko določite, da se vsi dokumenti samodejno shranijo v oblak. Prav tako lahko nastavite samodejne varnostne kopije lokalno prek sistema Windows ali Apple Time Machine.
Avtomatizirajte teh 10 opravil s časovnim izgube in nato še 10 za avtomatizacijo. Nekaj minut, ki so se sprostile tu in tam, se lahko konča s časom. To so ure, ki jih lahko uporabite, da se vrnete in uživate v življenju.
Utrujen na delu Photo via Shutterstock
5 Komentarji ▼
