Višji sekretarji so običajno zaposleni v pisarnah in opravljajo ključne upravne naloge, da zagotovijo učinkovito delovanje vsakodnevnih poslovnih procesov. Višji sekretar lahko dela pod enim ali več menedžerji in od njega se pričakuje, da vodi natančno evidenco o vseh ključnih korespondencah znotraj podjetja. Višji sekretarji so zaposleni v različnih podjetjih v javnem in zasebnem sektorju.
Vloga podpore
Glavna naloga višjega sekretarja je, da svojim nadzornikom sprostijo čas z opravljanjem ključnih upravnih nalog. Višji sekretarji imajo ključno vlogo pri zagotavljanju pravilne in pravočasne dostave sporočil zahtevanim strankam. Višji sekretar praviloma narekuje opombe višjega vodstva, vnaša opombe v obliki pisma ali poročila in informacije posreduje predvidenim prejemnikom, kot je navedeno na spletni strani okrožja Champaign. Višji sekretar bi moral zato trdno razumeti slovnična pravila in ločila ter biti usposobljen za uporabo osnovnih aplikacij pisarniške programske opreme za posredovanje statističnih podatkov ali uporabo predlog za pisma. Od višjega sekretarja se pričakuje, da bo vodil natančen urnik za imenovanje svojega nadzornika in potrdil dogovore za poslovna srečanja z vsemi pričakovanimi udeleženci. Lahko je tudi zadolžena za organizacijo potovanj in rezervacijo nastanitvenih prostorov za konference zunaj kraja nastanitve.
Vloga komunikacij
Višji sekretar bo včasih pozvan, da uskladi in nadzoruje ključne delovne naloge, ki jih opravi uradnik, da se zagotovi njihovo učinkovito in pravočasno izvajanje. Od višjih sekretarjev se pričakuje tudi usposabljanje novega osebja in preusposabljanje obstoječega osebja, ko se prilagodijo kakršne koli spremembe običajne poslovne prakse. Višji sekretar lahko opravlja tudi telefonske klice iz notranjih in zunanjih virov, posreduje sporočila med oddelki in klice na zaslonu, ki jih sprejmejo upravljavci za zagotovitev, da so vse ustrezne informacije zabeležene. Na recepciji je lahko zadolžena tudi za poizvedovanje obiskovalcev, kot je opisano na spletni strani Total Jobs.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingDodatne dajatve
Višji sekretar lahko vodi tudi zapisnike na sestankih in je običajno zadolžen za natančno izpolnjevanje korespondence iz notranjih in zunanjih virov. Višji sekretar je odgovoren tudi za spremljanje ključnih pisarniških potrebščin in novih naročil za njihovo dopolnitev. Prav tako lahko pomaga pri pripravi in obdelavi proračunskih predračunov in prodajnih računov ter pogosto pomaga pri upravljanju izplačil plač. Višji sekretarji pogosto izvajajo raziskave in ustvarjajo poročila o ravneh uspešnosti poslovanja, številu prodaje in nakupnih stroških, kot je opisano na spletni strani okrožja Monterey.
