Upravljanje evidenc omogoča podjetjem, da obdržijo in povečajo vrednost informacij, tako da jih pravilno shranijo, zaščitijo in zagotovijo, da je v prihodnosti na voljo in dostopna. Vodja evidenc ima pomembno vlogo pri zagotavljanju, da so informacije kot sredstvo v podjetju varne in dobro upravljane. Kandidati potrebujejo univerzitetno diplomo v knjižnični in arhivski upravi ali na tesno sorodnem področju. Delo zahteva tudi kritično razmišljanje, spretnosti reševanja problemov in sposobnost aktivnega spremljanja in usklajevanja velikih količin informacij.
$config[code] not foundOblikovanje in izvajanje sistemov za vodenje evidenc
Podjetja ustvarjajo veliko informacij, povezanih s prodajo, trženjem, človeškimi viri in zalogami. Brez ustreznega sistema upravljanja je prepoznavanje, shranjevanje, kroženje in odstranjevanje zapisov težko in dolgotrajno. Vodje evidenc nadzirajo oblikovanje in izvajanje sistemov za upravljanje tiskanih in elektronskih zapisov, kot je shranjevanje datotek zaposlenih po abecednem vrstnem redu. Upravljavec zapisov lahko oblikuje tudi sistem referenciranja, ki pomaga uporabnikom dostopati do zapisov in zagotavlja, da zaposleni shranijo tiskane zapise v elektronski obliki ali v drugih rezervnih sistemih, preden jih odstranijo.
Nadzor nad izvajanjem politike
Vodja evidenc opredeli in razvrsti zapise glede na njihovo dostopnost in pomembnost za notranje in zunanje interesne skupine. Na primer, delničarji imajo lahko dostop do letnega finančnega poročila podjetja, ne pa tudi podatkov o zaposlenih. V vladni organizaciji upravljavec zagotavlja, da javnost dostopa samo do informacij, ki ne ogrožajo varnosti države ali inovacij. Vodja evidenc tudi opisuje postopke, prek katerih zaposleni objavljajo zapise zunanjim strankam, kot so revizorji, zvezne agencije in delničarji.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingUsposabljanje
Vodja evidenc oblikuje in izvaja programe usposabljanja in ozaveščanja, ki razsvetlijo zaposlene o tem, kako ravnati z zapisi v skladu s politikami in smernicami podjetja. Skrbi, da zaposleni razumejo politike upravljanja zapisov, kot so zaupnost, točnost in verodostojnost. Neupoštevanje določenih pravil ima za posledico posledice, ki jih vodja evidenc pojasni zaposlenim v svojem oddelku. Prav tako je njegova odgovornost, da z usmerjanjem vzame nove zaposlene in opredeli obseg njihovih delovnih mest v oddelku za evidence. Vodja evidenc opredeljuje tudi potrebe v spretnostih zaposlenih, kot je sposobnost uvajanja novih tehnologij pri upravljanju elektronskih zapisov, in organizira rešitve za usposabljanje, ki bodo posodabljale svoje veščine.
Varnost in shranjevanje zapisov
Druga pomembna odgovornost upravitelja dokumentov je zagotoviti varnost in dostopnost evidenc. Upravljavec nadzoruje varno shranjevanje zapisov z izvajanjem varnostnih sistemov. Na primer, lahko načrtuje in izvaja namestitev kamer za spremljanje dejavnosti v knjižnici zapisov. Upravitelj lahko tudi zagotovi, da imajo določeni zaposleni gesla za podatkovno bazo, s čimer se zagotovi, da so dostopne samo pooblaščene osebe.
