V vsakem poslu so vsakdanje dejavnosti. To so naloge, ki zahtevajo veliko časa in energije, vendar jih iskreno bolje obravnava nekdo drug, da se lahko osredotočite na osnovno dejavnost vašega podjetja.
Toda kje lahko najdeš nekoga, ki bi opravljal te naloge? Vnesite virtualni pomočnik!
»Virtualni pomočnik lahko vsakodnevno vzame predmete, ki povzročajo stres, vendar dejansko niso tako težki, in jih naredijo za kulisami, tako da lahko nadaljujete z delom na pomembnejših stvareh,« pojasnjuje Jess Ostroff, direktorica podjetja Calm pri podjetju Don't Panic Management, virtualni agenciji za pomoč, specializirano za celovite storitve upravljanja Facebooka za podjetja.
$config[code] not foundGlede na pomembno vlogo, ki jo igrajo, je bistveno, da izberete pametno, ko najemate virtualnega pomočnika. Spodaj je nekaj skrivnosti za najemanje pravih virtualnih pomočnikov.
Ko najem virtualnih pomočnikov, prepričajte se…
Ohranite jasno komunikacijo
Ključna razlika med najemanjem zaposlenega za polni delovni čas in virtualnim pomočnikom je fizična prisotnost. Za razliko od rednega zaposlenega virtualni pomočnik ne more stopiti v vašo kabino, da bi dobil odgovore. Zaradi tega je komunikacija izjemno pomembna. Zato bi morali poiskati virtualnega pomočnika, ki ves čas ohranja popolno preglednost pri komunikaciji.
Imate izkušnje industrije
Recimo, da ste lastnik malega podjetja B2B in da je vaše ciljno občinstvo resnejša in bolj razvita skupina ljudi in nosilcev odločanja. Bi imeli koristi, če bi najeli novinec brez izkušenj iz industrije? Verjetno ne. Namesto tega bi morali iskati nekoga, ki ima dovolj znanja o industriji, v kateri delate. Oseba z močnimi industrijskimi izkušnjami bo lahko razumela, kaj publika resnično želi.
Prevzemite lastništvo napak
Profesionalni virtualni pomočnik se nikoli ne boji, da bi prevzel odgovornost za napake pri delu. Prav ta kakovost vam olajša delo z njimi. Kot pravi Ostroff, »cenijo svoje delo in svoj prispevek k vašemu uspehu in prevzamejo lastništvo napak ali nesporazumov, da bodo lahko v prihodnosti naredili boljše.« Prevzem lastništva za napake prav tako kaže na odgovornost osebe, ki je odlična kakovost v virtualnem pomočniku.
Imajo preverljive reference
Preprost, a učinkovit način za merjenje spretnosti in lastnosti bodočega virtualnega pomočnika je iskanje referenc in pričevanj preteklih delodajalcev. Poskrbite, da boste pozorno spremljali, kaj imajo njihovi prejšnji delodajalci povedati o svojem delu, osebnosti in veščinah. Na podlagi pričevanj boste lahko našli pravo osebo za delo.
Razumeti, kako deluje Social Media
Če najemate nekoga, ki na primer upravlja vaš račun Facebook, je pomembno, da v celoti razumejo, kako deluje spletno mesto. Poleg celovitega razumevanja funkcionalnosti Facebooka je pomembno, da jasno veste, kaj lahko stori za podjetja. Dobri rezultati bodo koristni pri preučevanju zmožnosti virtualnega pomočnika pri izvajanju opravljenega dela.
Delite predloge
Profesionalni virtualni pomočniki imajo dovolj zaupanja v svoje sposobnosti in izkušnje, da lahko delijo predloge, ki lahko pomagajo pri njihovem delu in koristijo vašemu podjetju. »Prav tako lahko dajo predloge, ko gre za procese in učinkovitost, ki temeljijo na lastnih izkušnjah, ki vam bodo pomagale voditi vaše poslovanje bolj brezhibno,« omenja Ostroff. Koristni prispevki in predlogi vam lahko pomagajo pri doseganju poslovnih ciljev.
Postavljajte vprašanja o delovnem mestu in odgovornosti
Ko bodoči virtualni pomočnik postavi vprašanja o vlogi in odgovornostih za delo, to kaže na njegovo / njeno zanimanje za izpolnitev vaših pričakovanj. Veljavna vprašanja so prav tako koristna za pomoč pri oblikovanju natančno določenih delovnih nalog. »Pomembno je, da poglobite sebe in svoje podjetje, da ugotovite, kaj resnično potrebujete in kaj lahko nekdo drug počne. Potem morate ugotoviti, katero od stvari, ki jih drugi lahko dejansko počnejo, je treba prenesti na VA, «pravi Ostroff.
Opravite dobro v poskusni vožnji
Ne veste, kako se bo izkazalo vaše razmerje z virtualnim pomočnikom? Poskusite poskusni projekt za testiranje voda. »Pomembno je, da začnemo z nalogami ali projekti, ki so majhni in specifični, tako da lahko začnete graditi zaupanje, ne da bi tvegali, da bi kaj večjega šla narobe, če pomočnik ni primeren,« pojasnjuje Ostroff. Če projekt poteka dobro, lahko pomočniku zaupate z večjimi nalogami.
Excel pri upravljanju časa
Glavna kakovost dobrega virtualnega pomočnika, po Ostroffu, je njihova sposobnost, da "vzamejo vsakodnevne predmete, ki povzročajo stres, vendar v resnici niso tako težki.". Z drugimi besedami, vedeti morajo, kako je treba dati prednost različnim delovnim mestom in več nalogam, ne da bi zamudili rok. Prav tako morajo ceniti vaš čas in zagotoviti, da imate dogovor o rokih.
Mrežo z vašo osebnostjo
Glede na to, kako natančno morate delati z vašim virtualnim pomočnikom, je zelo pomembno, da najdete nekoga, katerega osebnost je združljiva z vašo. Na primer, bi se počutili udobno, če bi delali na daljavo z nekom, ki sploh ne govori? Morate imeti jasno razumevanje medosebnih lastnosti, ki jih iščete pri osebi, s katero se ne boste srečali vsak dan.
Spoznajte svojo ciljno občinstvo
Ko se poskušate povezati s svojim občinstvom prek družabnih medijev ali kakšnega drugega pristopa, se morate zanašati na nekoga, ki pozna vaše občinstvo ali pa je vsaj pripravljen izboljšati svoje znanje. Recimo, da je vaše ciljno občinstvo povprečni ameriški najstnik, ki živi v majhnem mestu. Koristili boste, če bi najeli virtualnega pomočnika, ki pozna utrip takšnega občinstva.
Ostanite dosegljivi
Ostati povezan je ključnega pomena, ko delate z virtualnim pomočnikom. Zahvaljujoč internetu, obstaja več načinov za povezovanje z ljudmi, ki sedijo milje stran. Pomembno pa je tudi, da najdete nekoga, ki vam je všeč v delovnem času. Če na primer sedite v Združenih državah, ali bi to pomagalo najeti virtualnega pomočnika v Maleziji, ko morate biti vsakodnevno v stiku?
Imeti posebne spretnosti
Poleg tega, da ima oseba zaželene medosebne veščine, mora imeti tudi določene lastnosti, da opravi delo. Ostroff ima nasvet: »Pomembno je, da določite svoj edinstven nabor spretnosti, se osredotočite na to in prenesete ostalo.« Ideja je, da najdemo pravo ravnotežje pri dodeljevanju delovnih mest in za to morate izbrati osebo z pravi niz spretnosti.
Bodite zainteresirani za razumevanje vašega podjetja
Po besedah Ostroffa „večina virtualnih pomočnikov ne najde razlogov za vlaganje v vaše podjetje. In dobiš tisto, za kar plačaš. “Pravi virtualni pomočnik postane bolj vključen. On ali ona ve, da vam morajo pomagati, da se povežete s svojim občinstvom, da morajo razumeti, kaj je vaše podjetje. Prav to razumevanje jim pomaga spoznati vašo strategijo in prispevati na najučinkovitejši način.
Pokaži nameravano učenje
Morda ne boste vedno morali najeti virtualnega pomočnika z večletnimi izkušnjami. Sorazmerno manj izkušena oseba lahko opravi tudi odlično delo, dokler ima odločenost, da se nauči. Morda boste morali to žensko najprej pripraviti, toda izplačila so večja, če upoštevate njihovo precej nizko ceno.
Poiščite povratne informacije
Virtualni pomočnik, ki je resen glede svojega dela, bo bolj proaktivno iskal povratne informacije, da bi našel področja za izboljšave. Želja po prejemu povratnih informacij je jasen pokazatelj resnosti asistenta v zvezi z delom. Ostroff dodaja: "Prav tako je pomembno, da podaljšamo povratne informacije, tako dobre kot slabe, da se lahko vaš pomočnik nauči in razvije."
Poskrbite za posodobitev
Težko je paziti, kaj počne virtualni pomočnik, ker niste fizično blizu drug drugemu. Toda dober virtualni pomočnik to razume in zato vas občasno posodablja. Dobra virtualna pomočnica bo izmenjala posodobitve in vas obveščala o napredku in pomagala odpraviti napačno komunikacijo.
Podajte podrobno poročilo o projektu
Profesionalni virtualni pomočniki so pozorni na podrobnosti. Priznavajo vlogo podrobnega poročila za spremljanje stanja projekta, napredka in področij, ki jih je treba izboljšati. Podrobno poročilo o projektu vam prav tako pomaga vedeti, kaj izstopite iz posla, kar je koristno pri spremljanju donosnosti naložbe.
Predvidite svoje potrebe
Profesionalni virtualni pomočnik potrebuje čas, da razume vaše podjetje in njegove potrebe. Sčasoma virtualni pomočnik začne predvidevati vaše poslovne zahteve in lahko sprejema utemeljene odločitve. Kot pravi Ostroff: »Najboljši virtualni pomočniki so tisti, ki po določenem času lahko predvidevajo vaše potrebe in pridejo do njih, preden boste celo razmišljali o njih.«
Slika za pomočnika preko Shutterstocka
Več v: Stvari, ki jih niste poznali 8 Komentarji ▼
