Če ste eden izmed milijonov zaposlenih, ki v povprečju porabijo 21 odstotkov svojega časa za srečanja, veste, da zahtevajo veliko časa in pogosto izničijo vaš dnevni seznam opravil.Morda jih ne boste mogli preklicati (čeprav nekatera podjetja želijo dan brez srečanja), vendar jih lahko naredite bolj produktivne. Tukaj je, kako voditi sestanek, ki vaših sodelavcev ne bo spal ali izgubljal časa.
$config[code] not foundNastavite dnevni red
Zveni preprosto, kajne? Ampak, če nimate seznama posebnih postavk, obstaja velika verjetnost, da se bo sestanek umaknil iz teme in pogovori se bodo vrnili k vsem, od rezultatov iger do majhnih pritožb. Prevzemite nadzor s pošiljanjem dnevnega reda udeležencem pred časom. Prosite vse, da pridejo pripravljeni za obravnavo vključenih elementov, in tudi ponudite priložnost za udeležence, da dodajo zadnjo točko dnevnega reda, če menijo, da je to ključnega pomena za razpravo.
Prosite vse, da prispevajo
Poleg določitve dnevnega reda in prosi vse, da so pripravljeni, naredite dodaten korak in dejansko vsakomur dodelite posebne naloge. To bi lahko bilo tako preprosto, kot da bi vsi preživeli eno minuto na začetku in predstavili ključne dosežke svojega dela / ekipe za zadnji teden ali mesec. Za sestanke, ki obravnavajo tekoče projekte, se morajo vsi pripraviti na razpravo o ugotovitvah ali ponudbah popravkov. Na primer, nekoč sem delal v podjetju, kjer so zaposleni naredili nered v kuhinji, in noben opomnik od HR ni rešil problema. Vodstvo je sklicalo sestanek za razpravo o rešitvah. Vsem nam je bilo povedano, da pridejo z vsaj dvema idejama. Tako smo lahko spregovorili s konkretnimi idejami in se odločili, da bomo sledili dvema najboljšima. Kot dodaten bonus smo nalogo opravili v 45 minutah namesto ob polni uri, ki je bila dodeljena.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingPustite prenosnike na mizi
Razen če vodite sestanek in dajete super predstavitev (ne drugega PowerPoint-a, prosim), odstranite prenosni računalnik. Strokovnjaki podrobno opisujejo, kako strmenje v naše zaslone ovira interakcijo in empatijo, kar otežuje doseganje soglasja. Poleg tega odvračanje pozornosti zapravlja čas in omogoča, da se ta srečanja zdržijo dlje, kot je potrebno. Če želite zapisovati, uporabljati pero in papir, so študije ugotovile, da ljudje, ki zapisujejo stvari po starinski poti, vsekakor obdržijo več informacij.
Seznam udeležencev naj bo kratek
V zgodnjih fazah načrtovanja ne potrebujete celotnega prispevka. Čeprav ne želite izpustiti ljudi, ki so kritični do procesa, ne potrebujete niti 50 ljudi. Odločite se za kritične zainteresirane strani za vsako srečanje. Če je to dolgoročni projekt, se bodo ti deležniki premaknili s projektom, vendar si pred pošiljanjem povabila zastavite naslednja vprašanja: Ali je oseba strokovnjak za področje, ali sprejemajo proračunske ali finančne odločitve in ali so potrebni v tej fazi procesa? Ne pozabite, da samo zato, ker nekdo ni del sestanka, ne pomeni, da jih ne bi smeli posodabljati. Dodelite določenim ljudem, da si izmenjujejo informacije zunaj jedrne skupine, da zagotovite, da se skupine ne počutijo tako, kot da jih pustijo v temi.
