Srečanja so temelj poslovanja - spodbujajo odločitve in ukrepe. Najbolj produktivni sestanki upravljajo z akcijskimi točkami, ne da bi vzeli čas stran od drugih pomembnih tem dnevnega reda. Če se ukrepi ne upravljajo pravilno, lahko izgubite dragocen čas in razpravljate o nalogah, ki se ne zaključijo, ne dosežejo zastavljenih ciljev ali ne prinesejo vrednosti organizaciji. Učinkovito upravljanje elementov akcije do zaprtja se začne z natančnim zajetjem v zapisniku sestanka.
$config[code] not foundDefiniranje
Opredelitev nalog jasno, ne da bi bilo prostora za napačno razlago. Ponovno navedite ukrep, saj se dokumentira, da se bodo udeleženci sestanka strinjali in razumeli, kaj se pričakuje. Dodelite dejanje nekomu, ki je prisoten na sestanku, in naj to osebo ustno prizna odgovornost. Slabo izražena točka ukrepanja, ki je bila dodeljena nekomu, ki ni bil prisoten, ko je bilo vprašanje sproženo, bi lahko ostala odprta za nedoločen čas.
Snemanje
Uporabite standardizirano obliko za snemanje sestankov z oddelkom, ki je posebej določen za seznam elementov dejanja. Ohranjanje dosledne oblike pomaga zagotoviti, da so vprašanja ustrezno zajeta in omogočajo učinkovito nadaljnje ukrepanje. Zabeležite, kaj morate storiti, kdo je odgovoren za to, da se to zgodi, datum, ko je bila zadeva sprožena ali je bila dodeljena, ter datum, ko se pričakuje, da bo ukrep zaključen. Za vsako nalogo naj se dodeli primarni lastnik in rezervna oseba - varnostna kopija lahko služi kot sodelavec primarnemu lastniku in podpira nalogo, če jo pokliče.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingDistribucija
Ne čakajte predolgo, da razdelite zapisnike sestankov. Če nekdo med sestankom sprejema elektronske zapiske, se lahko zapisnik pripravi za razdelitev takoj, ko se sestanek zaključi ali kmalu zatem. Dolgotrajne zamude lahko povzročijo, da udeleženci izgubijo občutek neposrednosti. Novejše akcijske naloge lahko prevzamejo večjo prednost kot tiste, ki so bile izdane med vašim srečanjem.
Sledenje
Uporabite seznam elementov dejanj za sledenje dodelitvam na podlagi ugotovljenih datumov zapadlosti. Če je bil sestanek del redno načrtovane serije, začnite naslednje srečanje s pregledom odprtih ukrepov. Vnaprej obvestite udeležence, da lahko pripravijo vse potrebne predstavitvene materiale za poročanje o napredku. Če je bil sestanek enkraten ali samostojen, je sledenje lastnikom dejanj posamično ali na novem srečanju osredotočeno izključno na sledenje akcijam do zaključka.
Vidnost
Če so zamujeni roki ali prijavljeni ukrepi ne izpolnjujejo pričakovanj, morajo biti ta dejstva vidna članom skupine. Prerazporediti seznam postavk ukrepov, vključno s pisnimi pripombami, ki jasno pojasnjujejo, kaj je povzročilo zamudo, zakaj se je ukrep štel za nezadosten, in kaj je treba storiti, da se vrne na pravo pot. Če potrebujete pomoč pri upravljanju, da odstranite ovire, razporedite čas z ustreznimi člani upravljavske skupine, da boste na kratko povzeli težavo in priporočeno rešitev skupine.
Zaključek
Ko je dejanje končano, posodobite seznam elementov dejanja, tako da določite datum zaprtja težave. Prerazporedite seznam članom skupine, da bodo lahko videli, kateri ukrepi so bili zaprti in kdaj. Ko vsi vidijo zaprte predmete, jih odstranite s seznama. Zaprte predmete je mogoče arhivirati ali izbrisati, odvisno od potreb skupine ali pričakovanja vodstva.
