Osebje uradne administracije nudi pomoč uradnikom. Vodijo evidenco in arhivske sisteme in so pogosto odgovorni za vnos podatkov.Lahko vzdržujejo zbirko podatkov o strankah ali inventarju in izdelujejo korespondenco za pošiljanje ter preberejo in posredujejo pošto ustreznemu oddelku. Splošni cilj vsakega skrbnika pisarne je olajšati delo njihovega nadzornika.
Upravljanje baz podatkov
Od uslužbencev uradne administracije običajno ni pričakovati, da bo zgradila bazo podatkov, ampak bo morala vnesti podrobnosti in bo lahko v trenutku obvestila priklicala zapise, ki izpolnjujejo določena merila. Pripraviti morajo tudi poročila na podlagi podatkov v podatkovni bazi. Ta poročila se običajno posredujejo višjim uslužbencem ali so predstavljena na konferenci.
Priprava korespondence
Korespondenca je lahko posamezno pismo ali glasilo, namenjeno vsem strankam. Osebje uradne administracije mora pripraviti beležke in obvestila ter jih poslati vsem zaposlenim. Od uslužbencev uradne administracije se pričakuje, da se ukvarja s poizvedbami po e-pošti in bodisi odgovor posreduje na ustrezen oddelek.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingUpravljanje urnika
Rezervacije za sestanke, načrtovanje konferenc in obveščanje osebja o voznih redih so običajno pomenile zapisovanje vseh sestankov v centralnem dnevniku in pošiljanje tedenskih ali dnevnih posodobitev osebju. Zdaj je večina razporejanja opravljena elektronsko s programi za upravljanje podatkov, kot so Outlook, iCal ali Eudora. Tako lahko uslužbenec uradne uprave posodobi in objavi več koledarjev elektronsko. To omogoča drugim članom osebja, da sočasno preverijo koledarje in po potrebi prilagodijo.
Telefoni za odgovor
Osebje uradne administracije odgovarja na telefone in se ukvarja s strankami ali jih prenese v oddelek, ki je bolj primeren za odgovor na njihova vprašanja. Prav tako je dolžnost osebja uradne uprave, da posname podrobna sporočila skupaj s kakršnimi koli kontaktnimi podatki klicatelja.
