Veliko poslovnih srečanj je bistvenega pomena za komunikacijo in upravljanje, kot navaja članek o „poslovnih žogah“. Vendar pa ljudje grozejo srečanja, za katere menijo, da so neučinkovita, neorganizirana in zapravljajo čas. Preden pošljete naslednje povabilo na sestanek, uporabite kontrolni seznam za sestanek, da ga pripravite. Ta vrsta orodja pomaga racionalizirati cilje sestanka in identificirati potrebne udeležence in ukrepe.
$config[code] not foundKontrolni seznam pred srečanjem
Najuspešnejši načrtovalci sestankov vnaprej načrtujejo vse dejavnosti in sestanke sestankov, preden pošljejo vabila. Predhodne aktivnosti vključujejo izbiro ustreznega dneva in časa za sestanek, rezervacijo lokacije srečanja (kot je konferenčna dvorana, dvorana za dogodke ali zasebna restavracijska soba) in odločanje, kdo mora biti na sestanku. Številna srečanja se izognejo tako, da preprosto nimajo bistvenih nosilcev odločanja za mizo ali da imajo preveč neumnih udeležencev, ki vse odvrnejo od glavne teme. Drugi bistveni elementi kontrolnega seznama pred sestankom so dnevni red sestankov, časovna obdobja za vsak del ali temo srečanja; vsa predstavitvena orodja, vključno s povezavami za prenosne računalnike, telefonskimi linijami za konferenčne klice in izročki; kosilo ali osvežitev. Večina načrtovalcev sestankov v tem času imenuje tudi zapisovalca sestankov.
Kontrolni seznam sestankov
Ko se sestanek začne, najučinkovitejši vodje sestankov uporabljajo kontrolni seznam, da zagotovijo, da nobena točka dnevnega reda ni zamujena ali pozabljena. Elementi kontrolnega seznama vključujejo poimenovanje udeležencev sestankov, pregled poročil zadnjega sestanka in jasno opredelitev dnevnega reda trenutnega sestanka. Večina dnevnih redov sestankov vključuje opredelitev problema, razmislek o rešitvah, glasovanje o rešitvah in reševanje problema. Mnogi vodje sestankov vsebujejo elemente, kot so »poskrbite, da boste prosili in dobili mnenja vseh udeležencev«, še posebej, če imajo druge vokalne, domiselne udeležence. Pred zaključkom sestanka se pogovorite o naslednjih korakih.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingElementi za kontrolni seznam po srečanju
Običajno obstaja več ukrepov po sestanku, kontrolni seznam sestankov pa lahko pomaga zagotoviti, da se nič ne pozabi ali spregleda. Nekateri elementi kontrolnega seznama po srečanju lahko vključujejo tipkanje zapisnikov sestankov, razdeljevanje opomb in nadaljnje spremljanje nadaljnjih korakov. Nekatere postavke v naslednjem koraku lahko vključujejo temeljitejše raziskovanje tem, srečanje z dodatnimi delničarji ali določitev datuma za nadaljnje srečanje. Drugi primeri teh vrst postavk so ustvarjanje delovne skupine, pridobivanje povratnih informacij udeležencev in posredovanje vseh pomembnih odločitev preostalemu podjetju.
