Kariera kot konferenčni načrtovalec vam ponuja priložnost za potovanje na zanimive destinacije, medtem ko delate na najrazličnejših poslovnih dejavnostih. Lahko delate kot interni uslužbenec za korporacijo, neprofitno organizacijo ali družbo za srečanja in dogodke, ali pa kot samostojni svetovalec. Veliko dela načrtovalca konference pride po načrtovanju dogodka; organizacija in pozornost do detajlov sta ključni lastnosti uspešnih strokovnjakov za sestanke.
$config[code] not foundNačrtovanje
Organizatorji konferenc pomagajo razvijati srečanja, tudi če ima stranka podrobne ideje. Na začetnem načrtovalnem sestanku načrtovalec razpravlja o ciljih stranke; ti cilji lahko vključujejo ustvarjanje dobička, ustvarjanje koristi za zaposlitev in ohranjanje članov ali nagrajevanje aktivnih članov ali ključnih strokovnjakov s področja industrije z govornimi režami. Skupina za načrtovanje razpravlja o lokacijah, ki bi lahko privabile največ udeležencev, najboljše datume, temo srečanja, zgodovino preteklih dogodkov, dnevni red in logistične potrebe.
Proračun
Po prvem sestanku načrtovalec konference izdela prvi osnutek proračuna, vključno s podrobnimi projekcijami prihodkov in odhodkov. Ko naročnik odobri proračun, načrtovalec napreduje pri pogajanjih in rezervacijah prizorišča ter prodajalcev in dobaviteljev. Pogajanja o cenah sobe, gostinstvu, avdiovizualnih cenah in drugih stroških so ključna odgovornost načrtovalca konferenc. Sposobnost iskanja najboljših ponudb in zmanjšanja teh stroškov je ključna prodajna točka za številne strokovnjake za sestanke. V nekaterih primerih je načrtovalec pooblaščen za podpisovanje pogodb v imenu stranke; v drugih primerih jih načrtovalec pripravi za pregled in podpis stranke.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingLogistika
Ko so pogodbe sklenjene, načrtovalec upravlja številne podrobnosti, povezane s konferenco. To vključuje trženje, registracijo, izdelavo značk, rezervacijo sob za zvočnike, prodajo oglaševanja, kabine in sponzorstva, urejanje hrane in pijače, ustvarjanje dejavnosti za otroke in zakonce ter organiziranje dogodkov na prostem, kot so turnirji za golf in tenis. To delo zahteva precejšnje spremljanje in sledenje, podrobno delo pa je glavna odgovornost načrtovalca konferenc. Na primer, če pozabite naročiti priponke, lahko poškodujete celotno srečanje.
Izvajanje
V času dogodka je načrtovalec konference pogosto na mestu, ki se zgodaj srečuje z osebjem spletnega mesta. Načrtovalec spremlja nastavitve v sejni sobi, prostor za stojnice, prijavno mizo in jedilne prostore ter zabeleži vse pošiljke do kraja prireditve. Konferenčni načrtovalec mora biti na razpolago ob vseh urah, da se spopadejo s kakršnimi koli težavami, ki se pojavijo. Izkušeni načrtovalci imajo vedno pripravljene rezervne načrte v primeru težav. Če naročnik plačuje hrano in pijačo po številu udeležencev, načrtovalec na vsakem dogodku potrdi številke udeležencev z menedžerjem.
Nadaljuj
Po dogodku načrtovalec pregleda vse, kar se je zgodilo med konferenco in pripravi poročilo po konferenci. Načrtovalec pregleda in odobri vse pogodbe, pregleda udeležence in sestavi rezultate ter pošlje račune za vse kabine, oglaševanje, sponzorstva ali registracijo, ki še niso zbrane. Pomembno je, da se načrtovalec srečuje s strankami in razpravlja o njihovi oceni dogodka.
