Pomočnik ekipe pomaga prenesti delovno obremenitev z opravljanjem upravnih dolžnosti, da člane pisarne osvobodi drugih nalog. Takoj pomagajo pri tekočih projektih, tako da se lahko bolj izkušeni člani osredotočijo na načine za izboljšanje projekta, odpravljanje težav ali obravnavo zahtev strank. Dodatna administrativna pomoč je bistvena za pravočasno izpolnitev rokov in dokončanje projektov. Asistenti delajo pod neposrednim nadzorom vodij ekip.
$config[code] not foundUpravne dajatve
Timski pomočniki pomagajo pri upravnih nalogah, ki zahtevajo malo nadzora. Urejajo sestanke s strankami in strankam zagotavljajo pravočasno prejemanje dokumentov in terjatev. Organizirajo interne timske sestanke in pripravljajo načrt poti za zagotovitev, da so vsi zaposleni na isti strani. Druge odgovornosti vključujejo: razvrščanje e-poštnih sporočil po pomembnosti, opozarjanje članov ekipe na prihajajoče roke, izdelavo kopij, opravljanje nalog, pripravo dokumentov in organiziranje elektronskih datotek. Hitrost, učinkovite komunikacijske spretnosti in pozornost do detajlov so najbolj zahtevne zaposlitve.
Podatki in rezultati
Delovne skupine pogosto potrebujejo dodatno administrativno podporo za pomoč pri vodenju evidenc, upravljanju podatkov in rezultatih projekta. Pomočniki ekipe vodijo zapiske med sestanki in sestavijo te opombe v zapiske o projektu. Zbirajo in vnašajo podatke v elektronske datoteke, tako da imajo člani skupine zapise, ki podpirajo analize in rezultate projekta. Asistenti pripravijo rezultate projekta tako, da dodajo številke strani, privlačne ovitke, sezname izrazov in vsebino za pisna poročila. Računalniške spretnosti, spretnosti za vnos podatkov in moč lektoriranja pomagajo kandidatom izstopiti kot kvalificirani kandidati za delo.
Prehrana in potovalne ureditve
Projektni asistenti usklajujejo pisarniška kosila in večerje s člani ekipe. Naročajo in sprejemajo obroke za zaposlene, ki delajo dolge ure, da izpolnijo roke. Organizirajo potovanja, vključno z leti, prenočišči in najemnimi avtomobili. Z raziskovanjem itinerarij konference in obveščanjem članov skupine o podrobnostih seminarja osvobajajo več časa za izkušene člane, da se osredotočijo na obsežne in zamudne projekte.
Finančne odgovornosti
Zagotavljanje, da ekipa ostane v svojem proračunu, je ključna odgovornost za delo. Pomočniki ekipe vodijo evidenco o stroških projekta in nakupu računov, te številke pa evidentirajo v računovodskih programih in preglednicah. Ne sprejemajo odločitev o nakupu, ampak vodje ekip obvestijo, ko so proračuni videti, kot da bi lahko šli rdeče. Pomočniki naročajo zaloge in izdelke, ko se zaloge zmanjšajo. Proračun in osnovno razumevanje računovodstva pomagata projektnim pomočnikom pri vzdrževanju predlaganih finančnih ciljev.
