Skoraj dve tretjini ali 64 odstotkov malih podjetij ne morejo spremljati, koliko stanejo njihove tiskalne naprave, niti ne morejo slediti njihovi uporabi. In če ne morete slediti tem osnovnim statistikam v vašem podjetju, ne boste vedeli, koliko se zapravlja.
Kako optimizirati vaš proračun za IT s pametnejšim poročilom o upravljanju dokumentov (PDF) in raziskavo o stanju upravljanja dokumentov SMB podjetja Xerox (NYSE: XRX) zagotavlja dragocene vpoglede in rešitve za tiskanje v digitalnem svetu.
$config[code] not foundPrednosti spremljanja vašega tiskalnika
Anketa
Raziskava je bila izvedena v ZDA, Franciji, Nemčiji in Združenem kraljestvu, kjer je sodelovalo več kot 1.000 malih in srednje velikih podjetij. Cilj je bil ugotoviti, kako ta podjetja upravljajo tiskanje in dokumente. Razčlenitev uporabe tiskalnika predstavlja tisto, kar se dogaja v malih podjetjih. Med anketiranimi podjetji je 56 odstotkov poročalo o zaračunavanju in računih kot papirno intenzivnem procesu v organizaciji, 53 odstotkov jih je navedlo, da je poslovno in finančno poročanje podobno intenzivnim papirjem, 51 odstotkov pa jih je navedlo, da kadrovske oblike in datoteke zaposlenih prenašajo njihovi tiskalniki v velikem številu.
Sedeminšestdeset odstotkov se je pritožilo, da so zaposleni pri tiskanju elektronske pošte dodali precejšen del njihove tiskalniške uporabe, isti odstotek pa je trdil, da so bili pravni podpisi velik odliv na papirju in tiskalnikih. Nekaj več kot 40 odstotkov podjetij je poročalo o odobritvah nakupa, trženjskih materialih in ponudbah strank, ki so zavzeli dobro količino papirja in sredstev za tiskanje.
Za majhna medicinska, pravna, arhitekturna in oblikovalska podjetja so lahko rezultati tiskanja precej višji kot je pokazala raziskava. Pogosto pa ta podjetja nimajo ponudnika upravljanih storitev tiskanja, ki bi poskrbel za to delovno intenzivno nalogo.
Še ena jasna statistika iz ankete je bila količina časa, porabljenega s procesi, ki so vključeni v tiskanje? Čakanje na opravila na tiskalniku, zmanjka zalog ali odhod v prodajalne za tiskanje dokumentov segajo precej časa. Stroški seveda ne bodo vidni, vendar je tam.
Xerox pravi, da je v ZDA čas čakanja na dokument v podjetju s centralnim tiskalnikom v skupni rabi približno tri minute za vsakega zaposlenega. Vsako leto na zaposlenega pride do 13 ur. Torej tudi majhno podjetje z 10 zaposlenimi lahko doživi 130 ur zapravljenega časa.
Poročilo
Poročilo »Kako optimizirati vaš proračun za IT z pametnejšim upravljanjem dokumentov« vsebuje rešitve, ki jih mala podjetja lahko uporabijo, da bi se izognili težavam, ki jih prinaša raziskava.
Prvi je najti partnerja za upravljane storitve tiskanja, ki jim bo pomagal učinkoviteje upravljati uporabo tiskalnika. V pošti na uradnem blogu Xerox je vodja trženja Xerox Channel Lisa Graham zapisala, da morajo podjetja postati bolj proaktivna pri ocenjevanju uporabe tiskalnikov. »Ocene tiskanja lahko hitro prepoznajo prihranke pri stroških in izboljšajo učinkovitost,« pojasnjuje Graham.
Vse od zapuščenih dokumentov na pladnjih tiskalnikov do nakupa potrošnega materiala, nepotrebnega tiskanja barv in drugih neučinkovitosti.
Z digitalizacijo, ki preoblikuje skoraj vsak del vašega podjetja, lahko zaupanja vredne Upravljane storitve tiskanja ali drug partner vključijo digitalizacijo, potek dela, mobilno tiskanje, tehnologijo v oblaku in varnost.
Kot ločeno, a sorodno vprašanje pa poročilo navaja, da je bilo 90 odstotkov podjetij kršenih zaradi nezaščitenega tiskanja.
Zaključek
Na koncu poročila Xerox priporoča podjetjem vseh velikosti, da najdejo pravega partnerja za upravljane storitve tiskanja, vendar to morda ni mogoče za mala podjetja. Poročilo zagotavlja dragocene informacije za tiste, ki si ne morejo privoščiti najemanja takšnih storitev.
Z izbiro najnovejših tiskalnikov z rešitvami za sledenje in spremljanje, z uporabo najboljših praks z dobrim upravljanjem in izobraževanjem svoje delovne sile lahko učinkovito rešujete težave, povezane z neregulirano uporabo tiskalnikov. Nekatere rešitve vključujejo standardizacijske nastavitve, tako da so vse kopije v črni in beli barvi, ki se povezujejo z oblaki in mobilnimi delovnimi tokovi, avtomatizirajo delovne postopke in usklajujejo nabavo.
Slika: Xerox
Več v: Pripomočki 1
