Vloga administrativnih pomočnikov je podpora strokovnemu osebju, da lahko učinkovito opravljajo svoje naloge. Ne glede na to, ali so v vladnih, poslovnih ali neprofitnih organizacijah, skrbniki vodijo pisarno, da skrbijo za bistvene stvari, kot so dokumentacija in računalniški zapisi. Običajno opravljajo tudi nekatere upravne naloge, vendar so specifične naloge odvisne od ravni delovnega mesta in vrste pisarne.
$config[code] not foundVsakodnevne odgovornosti
Administrativni asistenti opravljajo naloge, kot so organiziranje sestankov, razporejanje sestankov, vodenje uradnega koledarja, sprejemanje telefonskih klicev in urejanje korespondence. Vzdržujejo pisarniške datoteke in zbirke podatkov ter ustvarjajo računalniške preglednice in predstavitve. Pogosto njihove odgovornosti vključujejo tudi nabavo zalog in upravljanje z oskrbovalnim prostorom.
Njihove naloge za stranke vključujejo prejemnike pisarn in vidijo, da dobijo pomoč, ki jo potrebujejo.
Dodatne dajatve
Drugo delo upravnih pomočnikov je pogosto odvisno od posamezne industrije. V pravnih pisarnah skrbniki pomagajo pri pripravi pravnih dokumentov, v zdravstvenih pisarnah pa obračunavajo zavarovalnice. V šolskih pisarnah so med njimi tudi vodenje študentskih evidenc in komuniciranje s starši.
Stopnja in naziv delovnega mesta določata, koliko odgovornosti je upravni pomočnik. Administratorji na začetni ravni se osredotočajo na klerikalne funkcije in osnovne računalniške naloge, toda višji administratorji z naprednimi računalniškimi veščinami običajno prevzamejo upravne naloge, vključno z nadzorom uradnikov in usposabljanjem novih najemnikov. Upravni pomočniki vodstvenih delavcev lahko opravljajo tudi raziskave, pišejo poročila, vodijo zapisnike na sestankih, nadzorujejo druge upravljavce in organizirajo potovanja.
Znanje in spretnosti
Organizacijske sposobnosti so bistvene ker je glavna naloga administratorja, da vzdržuje uradne zapise in spremlja sestanke in sestanke. Skrbniki morajo biti sposobni tudi v angleščini ustno in pisno komunicirati in izvajati internetne raziskave. Delo zahteva znanje s pisarniško opremo, vključno z računalniki, fotokopirnimi stroji, telefonskimi sistemi, faksi in opremo za videokonference.
Glede na položaj in industrijo, administratorji potrebujejo znanje z različnimi računalniškimi programi, kot so e-pošta, računovodstvo, podatkovna zbirka, preglednica in programska oprema za obdelavo besedil.
Kvalificiranje za delo
Upravni asistenti potrebujejo najmanj diplomo srednje šole, ki vključuje pouk v pisarniški praksi in računalniški programski opremi. Dodatno usposabljanje v angleščini in računalniških spretnostih je koristno, in mnogi administratorji so opravili nekatere tehnične šole ali kolegij razrede ali so sodelavci stopnjo. Delodajalci običajno usposabljajo nove zaposlene v svojih pisarniških postopkih in besedišče določenega podjetja - na primer, pravni besednjak.
Administratorji lahko pridobijo prostovoljno potrdilo Mednarodnega združenja strokovnjakov za upravo. Za pridobitev certifikata je potrebno dve do štiri leta izkušenj, odvisno od administrativnega izobraževanja, kandidati pa morajo opraviti tudi izpit.
