Pravkar ste pristali na novi stranki. Zdi se, da se dobro ujemate z njimi. Uživali ste v delu na zgodnjih projektih, ki so vam jih poslali. Na kratko, stvari so obetavne. To je dokler ne pride čas za izstavitev računa vaši stranki.
Izdajanje računov je dolgočasna, formalna in frustrirajuča naloga, ki je nujno potrebna. Konec koncev, če brez računov ne dobite plačila. In ko ne dobite plačila, se vaše podjetje podreja.
$config[code] not foundŠe slabše? Kako lahko zahtevate plačilo, ne da bi prišli čez kot hladno ali naporno? To še posebej velja pri zaračunavanju novega odjemalca, ki ni seznanjen z vašimi navadami pri obračunavanju in osebnostjo.
Kako izdati račun strankam
Lahko začnete s temi 10 nasveti za izdajanje računov, ki ne zagotavljajo le hitrejših plačil, temveč se tudi izogibate razjezitvi nove stranke.
1. Poskrbite, da bo preprosta, ko račun svoje stranke
Čeprav želite, da se prikažejo čim bolj profesionalno, ni potrebe, da bi bilo izdajanje računov bolj zapleteno, kot je že.
Na primer, ker večina ljudi ni seznanjena z žargonom plačila, kot je »neto 30« ali »ob prejemu«, uporabite preprost jezik, ki postane točen. Namesto tega pisanje »net 30« uporablja »30 dni« ali »v roku 30 dni«. Enostavno, vnaprej in ga ni mogoče napačno razumeti. Odpravi vsako zmedo in ne povzroči, da bi se stranka počutila, kot da si prizadeva, da bi jih izvlekel iz spletnega slovarja in da ne bi potegnil volne čez oči.
Bonus TIP: Plačilne pogoje lahko preprosto ohranite tako, da novo stranko vprašate, kakšno je njihovo obračunsko obdobje, tako da ste oba na isti strani. Na primer, če je na prvem v mesecu, potem jim morate poslati račun.
2. Vključite vse pomembne informacije
Račun mora vedno vsebovati naslednje podatke:
- Tvoje ime
- Vaš davčni ID
- Vaš naslov (fizični in e-poštni naslov)
- Vaša telefonska številka
- Številka računa
- Razčlenitev storitev ali izdelkov po posameznih postavkah
- Skupni znesek
- Rok
Vključitev teh informacij bo odpravila vsa vprašanja ali pomisleke, ki jih ima stranka v zvezi z računom. Če imajo poizvedbo, lahko zlahka vzpostavijo stik z vami, odkar ste posredovali vse vaše kontaktne podatke.
3. Ponudite prilagodljive možnosti plačila
Vaše stranke naj bodo zadovoljne in povečajte hitrost plačil, tako da jim omogočite plačilo računa z želenim načinom plačila.
Večina platform za izdajanje računov ponuja široko paleto možnosti plačila pri plačilu računa, kot so kreditne kartice, elektronski prenos sredstev (EFT), avtomatizirana klirinška hiša (ACH) ali kripturami, kot je bitcoin.
4. Pošljite samodejne opomnike in posodobitve
Ne čakajte, da bo plačilo preteklo, da boste lahko vzpostavili stik z vašimi strankami. Uporaba programske opreme za fakturiranje v oblaku omogoča pošiljanje samodejnih in prijaznih opomnikov in posodobitev plačil, kadar se račun približuje datumu zapadlosti.
Na ta način lahko stranka ostane na vrhu stanja svojega računa, ne da bi bila kaznovana z zamudo pri plačilu. To spodbuja pravočasna plačila, prav tako zmanjšuje nerodnost spremljanja.
Še bolje, če bo to v teku projekt, lahko nastavite ponavljajoča se plačila s stranko, tako da nihče od vas ne pozabi računa.
5. Prilagodite vsak račun odjemalca
Osebno ne morem stati generičnih sporočil. Ne gre samo za neosebno, ampak tudi za neverjetno preprosto spregledati. Če se tako počutim, si zamislite, kako se vaša stranka počuti, ko odprejo ta nežni, hladni račun, ki ima malo podrobnosti.
Zaradi pošiljanja prilagojenih računov, ki vključujejo ime stranke, kontaktne podatke, zahtevane podatke o plačilu, kot so številka naročilnice (PO), identifikacijska številka delodajalca (EIN) in razčlenitev storitev, se počutite kot VIP, ker ste si vzeli čas za prilagoditev računa.
Vendar pa lahko vedno nadaljujete in dodate malo več personalizacije, tako da vključite ročno napisano “hvala” ali vključite povezavo do vsebine, ki bi jo stranka lahko našla dragoceno za lastno vrsto poslovanja. Če na primer omenijo, da jih zanima bitcoin, jim pošljite uvodni članek, ki pojasnjuje to kripto valuto.
6. Ponudite spodbude
To je preprost in učinkovit način, da motivirate stranko, da pravočasno plača račun. Poleg tega so posebni. Tudi če je popust v višini samo 2% od skupnega zneska računa dovolj, da stranko motivira za plačilo.
Poleg popusta lahko svojo stranko spodbudite tudi:
- Popust za prihodnje delo.
- Kredit za shranjevanje
- Ponudba darilnega certifikata partnerskim izdelkom ali storitvam.
- Promocijski swag.
7. Naredite njihovo počutje
Na to strategijo smo že večkrat omenili, če pa želite, da so vaše stranke zadovoljne, potem se počutite dragocene.
To vključuje vse od:
- Če so pred kratkim imeli promocijo ali rojstni dan, to potrdite v razdelku sporočila na računu.
- Dajte jim osebno pozornost.
- Vedno govorite »prosim« in »hvala« na računih.
- Poslušajte njihove povratne informacije ali predloge.
- Navedite trenutne ponudbe.
8. Ne presenečajte svojih strank
Če se zavedate, da bo delo zahtevalo več časa, truda ali materialov, naj o tem obvestijo čim prej. Vsaka sprememba statusa zaposlitve običajno pomeni, da se bo povečal strošek projekta. Želite biti na voljo za takojšnjo razpravo o tej spremembi z vašo stranko, tako da se pri odpiranju računa ne bodo slepili.
V tej razpravi bodite čim podrobnejši in preglednejši, da preprečite presenečenje. Če je stranka v redu s temi spremembami, se prepričajte, da ste jo dobili pisno. Nekatere stranke se lahko počutijo malo užaljene, ker morajo pisati nekaj.
Včasih, če napišete informacijo in se morate samo odločiti za novo oceno, je za vas lažje. Ne glede na to, ali napišete račun, ali pa to storite, vključite prvotne stroške in nato stroške zunaj obsega.
9. Bodite Crystal Clear
Vse vnaprej razložite s stranko in bodite čim bolj podrobni v računih. Če na primer ne vključite vidnega roka plačila ali želenega načina plačila, ne morete pričakovati, da bo stranka plačala račun takoj, ko ga bo prejela. Navsezadnje ne vedo, kdaj se pričakuje plačilo ali kako ga plačajo.
Biti kristalno čist preprečuje nesporazume in ohranja hitro plačilni proces.
10. Nikoli ne izgubite svoje ravnotežje
Kaj, če ste upoštevali zgoraj navedene nasvete, vendar je stranka zamudila rok? Morali boste preganjati to plačilo. Vendar pa to storite, ne da bi se razjezili - ali »odvratni«.
Dokler ne poznate okoliščin, lahko obstaja preprosta razlaga, zakaj je plačilo zapadlo. Ali je bil račun nenamerno napačen ali je stranka imela nujno družinsko situacijo? Tega mostu ne zapišite pri odjemalcu, ker samodejno predpostavljate, da so nepremagljivi.
Tudi z avtomatizacijo bomo stranke opozarjali, kdaj se plačilo približuje, in nato "ping" stranko do plačila računa.
Če to ne deluje, stopite v stik s stranko, tako da jih pokličete ali pošljete po e-pošti in jih vprašate, če je kaj narobe. Če so nova stranka in se ne odzivajo, morda ne razumejo vaših načinov poslovanja. Še vedno ne skočite na sklepe.
Če ste stranka, ste vedno imeli takšne težave - taktike se bodo morda morale spremeniti. Če vam dolgujejo velik znesek ali ste več mesecev za njim, boste morda morali dobiti nekaj pravnih nasvetov. Včasih morate račun poslati v zbirke. Ampak, to je zadnji napor.
Medtem ko je preganjanje poznih plačil frustrirajuče, nikoli ne izgubite svoje drže. Nikoli ne uporabljajte grozečega ali agresivnega jezika.
Dajte vaši stranki možnost, da se pojasni, da je trdna, neposredna in vnaprej o morebitnih zamudah pri plačilu ali posledicah zamude roka od začetka.
Ponovno izdano z dovoljenjem. Original tukaj.
Slika: Due.com
Več v: Komentar vsebine kanala izdajatelja ▼
