Bivanje organizirano je bistvenega pomena pri zagotavljanju tekočega delovanja pisarne. Kot izvršni pomočnik si pogosto prizadevate, da bi bila pisarna učinkovita in če niste pripravljeni, lahko stvari postanejo grozljive. Od vas se zahteva, da opravljate naloge dnevno, tedensko in mesečno. Brez organizacije je lahko zmedeno in pozabite na pomembne roke.
Območje opravljanja
Namestite del mize kot "opravilo" namesto lepljivih opomb in papirja povsod. Postavite predmete v škatlo ali mapo na mizo in jo redno preverjajte ves dan. Ko so naloge dokončane, odstranite elemente iz mize v "opravljeno mapo" ali v polje za vložitev. Na začetku vsakega dne sestavite popoln seznam nalog za dan in ga vstavite v mapo »opravila«. Opravite naloge po zaključku. Dodajte naloge, ko pridejo k vam in na koncu dneva se prepričajte, da je vse dokončano.
$config[code] not foundNastavite dneve
Določite dneve za tedenske naloge. “Lahko uredite svoj teden, tako da boste do neke mere vedeli, kaj boste počeli,” pravi Victoria Moran iz revije OfficePRO Magazine. Na primer, izberite sredo kot prazen dan in hranite papirje, ki jih je treba razrezati v škatli, dokler ne pride čas. Ali pa se ujemajo v gotovini ob petkih. To lahko deluje tudi z dnevnimi aktivnostmi. Moran predlaga vrnitev glasu in e-pošte ob določenih urah na dan. (REF1) Tako vam ne bo treba ustaviti tega, kar pogosto delate čez dan.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingBarvno kodiranje
Uporaba barvnega kodiranja vam lahko pomaga organizirati, kaj je treba storiti in kdaj. »Vedno pomislite, kakšne naloge opravljate in kako pogosto jih izvajate,« pravi Judith Allen iz Admin Secrets. (REF2) Koda, ki tedensko opravi eno barvo, kot je rdeča; dajte dnevne naloge modre, mesečne naloge rumene in tako naprej. Postavite naloge v mape z oznakami, nato vzemite koledar in označite, kaj je treba storiti z barvnim kvadratom za njim. V elektronskih koledarjih vnesite besede v barvah opravil, če ne morete ustvariti škatle.
Odgovornost delnic
Izmenjava odgovornosti je bistven del organiziranosti. Morda se vam zdi težko, ker ste oseba, na katero je prenesena večina nalog, vendar je to mogoče storiti. Včasih je pravočasnost vaše naloge odvisna od dejanj vaših nadzornikov in sodelavcev. Če ste zadolženi za izravnavo knjig, dajte svojim sodelavcem rok, do katerega naj se obrnejo. Prav tako naj jim odjavijo vsak ček, ki ga vzamejo iz knjige. Če šef odhaja na potovanje, naj mu napiše ali poda kontrolni seznam o tem, kaj je treba narediti. Nato mu dajte kopijo seznama in se prepričajte, da ste oba na isti strani. Prav tako dajte sodelavcem posebne mape, da vse denarne prejemke pretvorite v eno mapo. Tako ne boste morali nikogar loviti, ko je čas za uskladitev predala.
