Za mnoge, klic na sestanek ni dobrodošel dogodek. Na številnih delovnih mestih delavci preživljajo veliko časa na sestankih, ki preveč pogosto učinkovito ne dosegajo ničesar. Namesto, da dovolite sestanku, ki ga vodite, da se zlijete z ostalimi brezvrednimi - in morda celo bolečimi - sestanki, ki so jih udeleženci morda že doživeli, jih postavite ločeno tako, da učinkovito načrtujete in vodite vaše srečanje.
$config[code] not foundZastavi si cilje. Vsi sestanki morajo imeti svoj namen. Pred sestankom se odločite, kaj želite doseči pri tem. Ko sestavljate svoj cilj, napišite strnjeno in lahko razumljivo izjavo, kot je »Izbira oglaševalske akcije za četrto četrtletje«.
Pripravite dnevni red. Navedite vse teme, ki jih želite razpravljati na sestanku, v vrstnem redu, v katerem jih želite razpravljati. Dodajte še več jasnosti svojemu načrtu tako, da postavite ocenjeno količino časa ob vsaki točki za razpravo, s čimer boste zagotovili, da niste vključili preveč elementov.
Delite svoj cilj in dnevni red pred srečanjem po elektronski pošti. Z delitvijo cilja srečanja in dnevnega reda s tistimi, ki se bodo udeležili pred prihodom, jim dovolite, da se mentalno pripravijo na srečanje in jim dajo priložnost, da se pripravijo s papirjem ali drugimi materiali, ki ustrezajo načrtovanemu. temo.
Vzpostavite vloge. Izberite posameznika, ki bo služil kot tajnica, in ga prosite, naj zapiske beleži med potekom sestanka. Dodelite drugemu udeležencu seje, da deluje kot časopis. Ta posameznik bo pazil na uro in pomagal zagotoviti, da boste upoštevali načrtovano časovno dodelitev za vsako točko dnevnega reda. Razglasite se za moderatorja sestanka in prevzamete nalogo, da pravočasno in učinkovito premikate točke na dnevnem redu.
Ponovno prevzamite nadzor nad sestankom, če vam bo zdrsnilo. Še posebej, če ima udeleženec na vašem srečanju težnjo, da vodi srečanja v zmoto, je ključnega pomena, da uveljavite svojo moč kot vodja sestanka in da seja nadaljujete. Da bi to storili učinkovito, vljudno spomnite posameznika, ki poskuša ugrabiti sestanek o razlogih za sestanek, in ga prosite, da kasneje shrani svoje skrbi za razpravo.
Dodelite naloge. Ko se premikate skozi razpravo in odločate o stvareh, ki jih potrebujete, jih dodelite na kraju samem. Prav tako določite rok za dokončanje vsake naloge, izboljšanje možnosti, da se naloga dejansko opravi. Prosite posameznika, ki sprejme zapisnik sestanka, da zapiše te naloge.
Srečanje zaključite pravočasno. Če dovolite sestanku, da bo šel mimo predvidene končne točke, boste verjetno ugotovili, da mnogi od udeležencev mentalno preverjajo sedenje. Če dosežete, da je čas, ki ste mu ga dodelili, še nedokončani, jih predložite na kasnejši datum zaradi spoštovanja tistih, ki so dali svoj čas za udeležbo na sestanku.
Delite minute po sestanku. E-poštne zapisnike sestankov skupaj z zahvalo udeležencem za njihovo sodelovanje in predanost s 24-urnim koncem srečanja. Če ste med sestankom dodelili veliko nalog, vključite udeležencem vljudno opozorilo, naj sledijo dodeljenim elementom.
