Lahko naredite neverjetne stvari v poslu, ko imate prava orodja, tako tehnološka kot družbena. To še posebej velja za upravljanje projektov podjetja.
Z nekaj odličnimi orodji v vašem arzenalu, kot so tista, ki sledijo, bi morali biti sposobni obravnavati vse vaše potrebe upravljanja projektov.
Imate vseh sedem?
Programska oprema za upravljanje projektov
Zaradi sodobne tehnologije je programska oprema za upravljanje projektov postala enostavnejša za uporabo kot kdajkoli prej. Najboljši programi vam omogočajo, da ohranite vse sodelavce na isti strani, z interaktivnimi časovnicami, sledenjem podatkov, časovnim žigosanjem, izdatki za vsako delovno mesto, zbiranjem vsebine in zmožnostmi delegiranja.
$config[code] not foundTom Treanor, direktor marketinga pri Wrike, podjetju za upravljanje projektov, pravi: »Potrebujete možnost projektnega vodenja, ki omogoča preprosto ustvarjanje nalog, vključevanje članov ekipe preko preprostega označevanja in povezovanje z e-pošto in platformami za izmenjavo datotek. Uporaba odlične programske opreme za upravljanje projektov je eden od ključev za uspešno doseganje poslovnih ciljev. «
Skupne platforme
Vsak projekt potrebuje dostop do zmožnosti skupne rabe datotek, da bi bili ustrezni člani ekipe vedno na voljo. To omogoča dostop do datotek od vodje projekta do članov skupine in pomaga zmanjšati težave pri projektih in neučinkovito upravljanje časa.
Najboljši programi za souporabo bodo imeli naslednje lastnosti:
- Online in je dostopen kjerkoli s povezavo z internetom
- Enostavne funkcije urejanja
- Sposobnost, da projekt pripnete nalogi
- Izmenjava zmogljivosti med sodelavci
- Varnostne funkcije, ki ščitijo in varnostno kopirajo vaše delo
- Integracija s programsko opremo za upravljanje projektov
Med najpogosteje uporabljenimi platformami za skupno rabo so Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive in Communifire.
Analiza projekta
Da boste lahko delovali čim bolj gladko, potrebujete orodje za analizo projekta, ki bo zbiral podatke iz programske opreme za upravljanje projektov. Takšni podatki bodo izboljšali vašo učinkovitost in obdelavo.
Najboljše možnosti za upravljanje projektov bodo imele programsko opremo, ki jo programirate, vendar lahko najdete tudi ločene alternative, ki zbirajo podatke za vas. Poročilo, ki izhaja iz tega, vam bo pokazalo čas in denar, porabljen za vsak projekt, število vključenih ljudi, količino potrebnega komuniciranja in vse druge informacije, ki jih morate poznati, da bi racionalizirali procese in izboljšali vašo donosnost.
Komunikacijskih standardov
Preden začnete projekt s sodelavci, morate določiti svoje komunikacijske standarde. Večina podjetij uporablja elektronsko pošto za celotno komunikacijo, vendar to ne bo delovalo za vsako podjetje in vsak projekt.
Naj vaši sodelavci poznajo prave kanale, skozi katere morajo preiti, ko morajo zastaviti vprašanje, sodelovati na sestankih skupin, razpravljati o kreativnih idejah in sodelovati s sošolci.
Na primer, morda želite, da se vsa preprosta vprašanja in interakcije med skupinami izvajajo v funkciji komentarjev programske opreme za upravljanje projekta; in vsi sestanki ekip bodo potekali v skupnem video klepetu, kot je Google Hangout.
Opredelitev teh standardov na začetku bo zmanjšala zapravljen čas in napačno komunikacijo ter vam pomagala zagotoviti učinkovitejše delo.
Predloge
Večina vaših projektov bo verjetno spadala v iste kategorije. Če ste na primer specializirani za SEO, boste najverjetneje delali s kampanjami PPC, družbenimi signali in vsebino spletnega mesta.
Da bi projekti potekali bolj gladko, lahko razvijete predloge za vsako od teh kategorij. Na začetku lahko traja malo več časa, vendar pa bo vredno, če bodo različni vidiki vsakega projekta potekali učinkoviteje, delo, ki ga opravljajo člani vaše ekipe, pa zahteva manj revizije.
Delegirana odgovornost
Skupno prekletstvo vodij projektov je želja, da vse naredimo sami, ker verjamete, da boste to lahko naredili prav. Običajno preprosto ni mogoče storiti vsega samega sebe in prevzemanje prevelikega števila bo povzročilo le slabo kakovost dela, ko boste tekmovali za dokončanje pravočasno.
Projekt, ki je pravilno razdeljen med posamezne člane skupine, je projekt, ki bo verjetno uspel. Ne pozabite, da delegiranje naloge pomeni, da zaupate drugim članom skupine, da pravilno opravijo delo, in to zaupanje morate pokazati s preverjanjem le občasno in brez mikromaniranja vsakega elementa posla.
Delegiranje odgovornosti in zaupanje članom vaše ekipe, da opravijo nalogo, ne bo samo olajšalo vaše delovne obremenitve, temveč tudi izboljšalo uspešnost zaposlenih v času.
Določeno vodenje
Uspeh večine projektov je odvisen od določenega vodje, ki ima lastnosti strokovnjaka. Če nimate jasnega vodje, bo to povzročilo zmedo in upočasnilo postopek, saj člani vaše ekipe izločajo med odločanjem, ker nihče ni bil določen za sprejemanje končnih odločitev.
Trden vodja lahko uresniči najboljše zamisli članov vaše ekipe in poda zadnjo besedo o projektnih odločitvah. Vodja skupine mora tudi:
- Zagovarjajte vizijo,
- Dobro komunicirajte,
- Komunicirati odprto in pošteno z vsemi sodelavci,
- Izžarevajte navdušenje nad projektom,
- Delegat brez mikroupravljanja,
- Razstavite zaupanje in močne sposobnosti odločanja,
- Vedeti, kako rešiti težave, ko se pojavijo,
- Ponudite povratne informacije in pohvale, ko jih zaslužite,
- Poslušajte prispevke drugih in spodbujajte ustvarjalnost in ideje.
Pristojni vodja je eno najpomembnejših orodij v pasu projektnega vodenja. Z določenim voditeljem, ki je pripravljen delati z vsemi vašimi sodelavci, uspešno vodenje projektov ni le mogoče, temveč je verjetno.
Vodja projekta Photo preko Shutterstocka
7 Komentarji ▼
