Na današnji dan elektronskega urada je možno, da se koncept arhiviranja dokumentov obravnava samoumevno. Razvijanje učinkovitih politik za vložitev pisarn lahko pomaga ohraniti dostopnost pomembnih dokumentov in enostavno iskanje aktivnih dokumentov. Ne glede na to, koliko dokumentacije se izvaja na računalnikih, bo vedno prisoten določen znesek, ki ga je treba natisniti in vnesti ročno. Nadaljujte s pisarnami v pisarni in lahko vodite bolj učinkovito pisarno.
$config[code] not foundOdgovornost
Ne glede na to, kako podrobna je lahko vloga v pisarni, mora biti nekdo odgovoren za vsakodnevno izvajanje politike, da bi bila učinkovita. Delegiranje pooblastil za vložitev se lahko razlikuje glede na obseg informacij, ki jih je treba vložiti, kompleksnost zbirke podatkov in pogostost pridobivanja informacij, ki jih je treba ponovno vložiti.
Z dobro politiko vložitve mora vložiti le odgovorna oseba. Če kdo drug odstrani dokument, mora obstajati pravilo, da se dokument vloži v košarico "v", ki jo vloži odgovorna stranka. Če je za vložitev odgovorna več oseb, morate v vsaki mapi ustvariti sistem, kjer mora zadnja oseba, ki je nekaj vložila, podpisati svoje začetnice. Za ohranitev dobrega sistema arhiviranja morajo biti odgovorni ljudje odgovorni.
Barvno kodiranje
Po mnenju PowerHomeBiz.com je eden od načinov za urejanje datotek barvno kodiranje. Barvne kode lahko barvate z barvnimi nalepkami na kartici ali pa si kupite datoteke z različnimi barvami, ki jih lahko uporabljate v omarah.
Ko se ločite po barvi, je morda bolj učinkovito uporabljati sistem barvnega kodiranja za bolj obsežne naslove in nato drugačen sistem za podnaslove. Na primer, vse finančne dokumente je mogoče dati v zelene datoteke, vendar bi imeli dokumenti, ki se nanašajo na davčne informacije, svoj sistem. Poskusite z barvnim kodiranjem vašega sistema barvnega kodiranja. Zelene mape se lahko uporabijo za finančne dokumente, vendar se lahko na informacije, povezane z davki, dodajo rdeče nalepke.
Video dneva
Prinesel vam je Sapling, ki vam ga je prinesel SaplingAktivno in arhiviranje
Vaše najpogosteje uporabljene datoteke bodo tiste, ki jih je treba obravnavati kot aktivne, in tiste, ki jih ne boste redno pošiljali, jih lahko arhivirate. Aktivni datotečni sistem je dinamičen in pušča prostor za širitev in dodajanje. Ko se šteje, da dokument presega svojo aktivno fazo, se premakne v arhiviranje. Aktivne datoteke naj bodo na voljo tistim, ki jih bodo potrebovale, in vsakodnevno organizirajte aktivne datoteke.
